Top 10 phần mềm làm việc nhóm – quản lý dự án doanh nghiệp chuyên nghiệp

Trong môi trường công sở, để kiểm soát dự án của một tập thể luôn là một bài toán khá đau đầu, khó khăn cho các nhà quản lý. Tuy nhiên giữa thời đại công nghệ lên ngôi , thị trường kinh doanh ngày càng khốc liệt,các phần mềm công nghệ ra đời là trợ thủ, “ cánh tay” đắc lực cho các nhà quản trị doanh nghiệp hiện đại. Ngày nay hầu như mọi vấn đề đều đã có thể được giải quyết thông qua công nghệ. Việc của bạn dù ở bất cứ đây chỉ cần có kết nối với máy tính thì đã có thể kiểm soát , vận hành hệ thống tiến độ của dự án. Nếu như trước đây bạn phải tốn một khoản mớ bộn tiền cho các phần mềm quản lý trong nhóm thì giờ đây đó không còn là vấn đề nan giải. Trên thị trường có khá nhiều cái tên nổi bật đáng kể nhưng thực chất để doanh nghiệp lựa chọn được một giải pháp hữu hiệu và phù hợp thì cần phải cân nhắc nhiều yếu tố. Trong bài viết dưới đây sẽ tổng hợp giúp bạn top 10 phần mềm làm việc nhóm – quản lý dự án trong công ty vô cùng hữu ích.

Top 10 phần mềm làm việc nhóm – quản lý dự án

1. Mona PMS – Phần mềm làm việc nhóm của Việt Nam

Mona PMS – Phần mềm làm việc nhóm của Việt Nam

Là một sản phẩm “chủ nhà” được phát triển tại Việt Nam với đầy đủ các tính năng cộng tác, lập kế hoạch, báo cáo tiến độ ,hoàn toàn “kẻ tám người nửa cân “ với các giải pháp dự án quốc tế. Phần mềm làm việc nhóm Mona PMS cho phép quản lý linh hoạt với các giao diện : Quản lý theo dạng danh sách ,Quản lý Kanban (trello), ), Quản lý theo gantt chart, Quản lý theo dạng bảng.Tuy đơn giản nhưng phần mềm này lại rất quan trọng đối với doanh nghiệp . Vì dù một team Developer, Marketing hoặc Sales thì đều có những cách thức quản lý khác nhau, và do đó phần mềm quản lý cần phải có sự linh hoạt.

Bên cạnh không thiếu những tính năng cơ bản như tạo việc, giao việc,lên lịch, đánh dấu ưu tiên,chat và bình luận ,…điểm khác biệt  là có tích hợp sẵn với Base Messenger giúp người dùng có thể trao đổi những việc cần thiết mà không cần sử dụng ứng dụng khác.Các loại báo cáo trong phần mềm cũng rất đa dạng gồm : báo cáo theo dự án, theo phòng ban hoặc theo workload của từng nhân sự, giúp nhà quản lý nhanh chóng nắm bắt thông tin hoặc xử lý vấn đề kịp thời khi có phát sinh ngoài ý.

Thông tin liên hệ

• Website: https://mona.software/
• Hotline: 1900 636 648
• Email: info@themona.global
• Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P.7, Q.Tân Bình, TP.HCM

2. Bitrix24 – Công cụ quản lý làm việc nhóm hiệu quả

Nói đến các công cụ quản lý và làm việc theo nhóm thì chắc chắn bạn không thể bỏ qua Bitrix24 – một trong những công cụ được đánh giá là tốt nhất theo khảo sát. Phần mềm Giao diện thân thiện dễ dàng cho người dùng , cung cấp các tính năng cần thiết . Bitrix24 còn được so sánh như một mạng xã hội thu nhỏ vì được tích hợp thêm tính năng “ Chat and Calls” được khách hàng hưởng ứng sử dụng.

Vì lẽ đó , mà Bitrix nổi lên như một hiện tượng trong trong hằng hà các công cụ quản lý dựa trên nền tảng của những ứng dụng ngày nay như Facebook, Whatsapp, Skype,…Bên cạnh đó, nhà cung cấp cũng rất biết “chiều” tâm lý người dùng khi cho ra đời mọi phiên bản cho website ,windows và cả Android. Tuy nhiên để sử dụng các tính năng tối ưu đầy đủ thì bạn nên lựa chọn sử dụng phiên bản web.

Là một công cụ cho công việc nhóm, Bitrix còn cho phép người dùng quản lý tiến độ sát sao của dự án cũng như thành viên giữa các phòng ban thật dễ dàng thông qua các bước tạo phòng ban , thêm thành viên vào phòng ban có sẵn như IT Department, Marketing Department,…Điều này đồng nghĩa là chỉ với một lần nhập dữ liệu , bạn sẽ nhanh chóng tìm được đúng người khi cần phân công giao nhiệm vụ, mà không cần cố gắng “nhìn tận nơi, bắt tận mặt” từng thành viên.

3. Trello – Phần mềm làm việc nhóm, dự án thông dụng

Trello có thể gọi là công cụ “teen” duy nhất dành cho những người yêu thích sự năng động , có thể thoải mái thay đổi màu sắc , thậm chí là cả hình ảnh đại diện để tránh sự nhàm chán trong công việc . Nhờ đó mà công việc luôn nhiệt huyết và tập thể trở nên sinh động gắn kết hơn. Đối với những ai thích sáng tạo và đổi mới thì Trello quả thật là một lựa chọn cực kỳ hoàn hảo.Không giống như Bitrix24, tuy Trello không cập nhật tính năng cho phép các thành viên trao đổi nhau nhưng mặt khác Trello vẫn có những đặc điểm nổi bật riêng thu hút sự chú ý của người dùng.

Bạn có thể đặt dưới chế độ riêng tư đối với những dự án cá nhân, tránh sự tham gia của các thành viên khác hoặc bạn có thể dựa vào màu sắc trên các label để xác định tầm quan trọng và cấp bách của từng dự án thay vì chọn Prioty như thông thường. Ngòa ra ,chức năng Filter trong Trello đã được nâng cấp hơn với nhiều lựa chọn như lọc theoAssignee, Due Date… Trello hiện nay cũng đã hỗ trợ download ứng dụng trên điện thoại như iPhone, iPad, Android, cho nên bạn không phải lo ngại dù đi công tác hay ở đâu bạn vẫn có thể theo dõi tiến độ công việc của nhóm

4. Asana

Nếu như nhóm bạn thuộc dạng khá nhỏ có tổng số thành viên từ 15 người trở xuống thì đây là một cụ hoàn toàn phù hợp. Giao diện thiết kế đơn giản, giúp người dùng dù không thành thạo công nghệ vẫn có thể nhanh chóng làm quen với các chức năng. Khác biệt so với các công cụ, Asana cho phép người dùng linh động  chuyển đổi từ Task qua Project chỉ cần một cú nhấp chuột, nghĩa là đối với một số trường hợp khẩn cấp, bạn có thể thay đổi đang là một nhiệm vụ thúc đẩy nhanh trở nên quan trọng và xây dựng thành một dự án. Vì thế bạn sẽ tiết kiệm tối đa thời gian và công sức ngồi gõ lại từng thông tin.

Hơn hết làm việc với Calendar còn giúp bạn giám sát tiến độ, quá trình công việc một cách dễ dàng hơn. Asana cung cấp ứng dụng trên iPhone, iPad và Android với những tiện ích khoa học thay đổi về mọi mặt. Người dùng có thể sắp xếp trình tự các dự án ,chú thích , đính kèm file, comment… để tạo nên sự tương tác, liên kết giữa các thành viên và đảm bảo dự án luôn được update thông tin  thường xuyên.

5. Producteev

Producteev là ứng dụng phù hợp cho những ai còn khá bỡ ngỡ với các công cụ công nghệ. Không mang nhiều hình thức như những công cụ khác, Producteev chủ yếu phát triển một chức năng duy nhất đó là kiểm soát quá trình thực hiện công việc, không mở rộng những tính năng trao đổi , trò chuyện giữa các thành viên , nếu người dùng có thắc mắc gì liên quan đến dự án thì buộc phải comment vào dự án.

Có lẽ vì thế mà khiến cho giao diện Producteev trông khá nhạt nhẽo. nhưng mặt khác nó cũng có cái hay,người dùng có thể tập trung 100% cho quá trình công việc , tránh phân tâm về những vấn đề khác. Tương tự với Asana, bạn có thể tiến hành kiểm tra tổng quan tất cả công việc cần thực hiện trong tuần, tháng, năm tại mục Calendar và xem lại những hoạt động cũ tại mục Activity. Bên cạnh đó, Producteev cũng sẽ gửi thông báo nhắc nhở bạn mỗi khi có nhiệm vụ gấp cần thực hiện ngay Một điểm cộng nữa của Producteev  là tính năng cho phép xuất danh sách các nhiệm vụ, dự án ra file Excel giúp thuận lợi cho việc quản lý.

Có thể gọi đây là tính năng hiếm xảy ra ở những công cụ khác. Thứ tự quan trọng công việc trong Producteev được thể hiện qua mục đánh dấu sao, mặt hạn chế ở chỗ người dùng không phân loại đánh giá công việc theo từng cấp độ như Low, Medium, High…

6. MindMeister

Tuy bản đồ tư duy (Mind Maps) khá phổ biến và thịnh hành nhưng hầu như trong một tập thể làm việc nhóm lại rất ít khi sử dụng vào việc quản lý công việc hay dự án.Nhưng nếu nhóm bạn đnag quan tâm tìm kiếm theo phương pháp này thì không phải đắn đó khi MindMeister chính là lựa chọn tuyệt vời.Đây là công cụ hướng cho người dùng dịch vụ  cách thức phát triển bản đồ tư duy trực tuyến cũng như  đã cho ra đời phiên bản dành cho ứng dụng di động.

Tính năng tối ưu nhất của MindMeister chính là có thể tạo ra các sơ đồ tư duy,liên kết , “thời gian thực” cho phép các thành viên nắm rõ quy trình dự án và phát triển năng lực sáng tạo. Điểm hạn chế của MindMeister hiện nay đối với phiên bản miễn phí chỉ cho phép người dùng có thể thiết kế ra 3 sơ đồ tư duy hay tư duy trực quan.

7. FreshDesk – phần mềm làm việc nhóm trả phí

FreshDesk có thể nói là một bản sao của Zendesk – phần mềm theo dạng dịch vụ chuyên dùng quản lý các công việc phụ trợ của nhóm.Câu hỏi thường thắc mắc ở đây là tại sao chúng ta lại dùng phiên bản này mà không “nguyên gốc” của nói là Zendesk ? Có lẽ câu trả lời đơn giản cho câu hỏi này đó chính là Zendesk không cung cấp bất kỳ phiên bản miễn phí nào. Trong khi FreshDeck có một phiên bả miễn phí đặc biệt dành cho việc quản lý những nhóm nhỏ không quá 3 thành viên kết nối.

Chúng ta có thể sử dụng phiên bản này mà không phải mất bất kì một khoản chi phí nào. Và một ưu điểm nữa khiến chúng ta hậu thuẫn FreshDesk hơn chính là phần mềm này không chỉ cung cấp các giải pháp quản lý nhóm mà còn được tích hợp thêm những kỹ năng chuyên môn, diễn đàn giải đáp và hỗ trợ người dùng một cách tận tình và chu đáo nhất.

8. Wrike

Bên cạnh phần mềm Asana nói trên, Wrike cũng là một đáp án cho quản lý dự án mạnh mẽ. Nếu như Asana giúp bạn làm việc không cần email, thì Wrike không chỉ thay thế email mà còn hầu hết những công cụ khác. Theo nhận xét của Business News Daily, Wrike được bình chọn là giải pháp hàng đầu cho quảng lý dự án miễn phí. Đây là một lựa chọn tối ưu bậc nhất cho các team nhỏ hoặc các startup chưa có kinh phí. Những ưu điểm nổi trội của Wrike có thể kể đến như bao gồm đầy đủ các tính năng như tạo việc , giao việc ,comment, khả năng liên kết nhiệm vụ với nhiều dự án,…

Ngoài ra công việc sẽ được thúc đẩy tiến triển nhanh hơn với tính năng chỉnh sửa trực tuyết ( Live Editing ) với đính kèm tài liệu, tạo công việc trực tiếp qua email chỉ băng một cú click chuột. Bên cạnh đó công cụ này còn giúp bạn quản lý thời gian từng việt rất sát sao, các chế độ xem dự án theo dạng biểu đồ Gantt, theo Workload giúp nhà quản lý tối ưu nguồn nhân lực một cách hiệu quả. Mặt khác , Wrike có thể xuất biểu đồ báo cáo thời gian thực , tùy chỉnh theo yêu cầu,với bộc lọc dữ liệu theo trạng thái , có ngày bắt đầu công việc và ngày kết thúc hay theo tên từng thành viên.

Tuy nhiên ở một số quyền nâng cao như tạo , sửa chỉnh Workflow, quyền xem lịch làm việc của người khác thì chỉ có ở phiên bản trả phí.

9. Microsoft Project

Microsoft Project là phần mềm quản lý danh mục dự án được khai triển bởi Microsoft. Phần mềm này hỗ trợ sát sao xuyên suốt quá trình dự án, từ bước đầu lập kế hoạch, phân công, theo dõi tiến độ, quản lý ngân sách và đánh giá công việc. Microsoft Project có khả năng hiển thị tổng quan nhiều dự án trên cùng một nền tảng. Người quản lý sẽ có cái nhìn bao quát tình hình các dự án, nhờ đó mà đưa ra quyết định điều chỉnh đúng đắn hợp lý, kịp thời, dựa trên tình hình thực tế như dự án nào cần đẩy nhanh tiến độ, dự án nào cần bổ sung thêm nhân lực,…

Bạn sẽ có thể bắt kịp ngay thích ứng với các tình huống bất ngờ, tiến hành chỉnh sửa công việc giữa chừng mà không lo làm gián đoạn quy trình thực hiện. Microsoft Project còn giúp bạn và nhân viên cộng tác hiệu quả với nhau, cho phép thành viên cập nhật trạng thái công việc thường xuyên trong dự án, chia sẻ tệp tài liệu và giao tiếp trực tuyến trên phần mềm.

10 – Jira

Jira là ứng dụng dùng để theo dõi tiến độ và dễ dàng quản lý các vấn đề xảy ra trong dự án.Với công cụ này, bạn có thể dễ dàng tùy chỉnh quy trình làm việc, cộng tác của team dự án.Jira hỗ trợ câc tính năng quản lý tác vụ, lỗi/ sai sót, để nhanh chóng đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Quy trình thực hiện tác vụ làm việc dựa theo yêu cầu của từng dự án .

Mỗi người dùng được cấp một không gian dashboard riêng, giúp xem mọi thông tin cá nhân. Hệ thống báo cáo thống kê tương thích với nhiều loại biểu đồ khác nhau, thích hợp cho tùy từng loại dự án và người dùng riêng biệt. Chức năng phân quyền cụ thể chi tiết, gồm có phân quyền trong dự án, phân quyền cho từng nhiệm vụ, giúp team bạn bảo vệ được thông tin mật mã độc quyền của mình. Jira còn dễ dàng tích hợp được với nhiều hệ thống như Email, Excel,…

Trên đây là những phần mềm làm việc nhóm – quản lý dự án hoàn hảo trong công ty hỗ trợ tối ưu cho những nhà quản lý nói chúng và những nhà hoạch định chiến lược phát triển nói riêng. Công ty phần mềm Mona Software hy vọng bài viết này sẽ có thể giúp các bạn đưa ra được lựa chọn  phù hợp nhất với công việc và doanh nghiệp của mình . Chúc các bạn thành công !