Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược hiệu quả cho doanh nghiệp

Trong một môi trường không ngừng thay đổi như hiện nay, các nhà quản trị luôn phải nắm bắt và kịp thời thay đổi trong quá trình lập kế hoạch. Bất kỳ một tổ chức nào cũng cần lập kế hoạch cho sự thay đổi đó, nhằm đi tới một mục tiêu chung của mình. Lập kế hoạch chiến lược rõ ràng giúp cho doanh nghiệp nắm rõ hướng đi.

Lập kế hoạch chiến lược là gì?

Lập kế hoạch chiến lược là việc tiến hành các quyết định và hành động mang tính chất cơ bản, với mục đích định hình và hướng dẫn “tổ chức là gì”, “tổ chức làm gì” và “vì sao tổ chức lại làm như thế”. Nhằm lập kế hoạch chiến lược, cần phải tổng hợp các thông tin trong phạm vi rộng, đồng thời tiến hành nghiên cứu nhiều phương án khác nhau, và nhấn mạnh, làm nổi bật ý nghĩa tương lai của những quyết định ở thời điểm hiện tại.

Những nhà quản lý cấp cao sẽ tập trung tham gia vào quá trình lập kế hoạch chiến lược hoặc lập kế hoạch dài hạn, để trả lời được các câu hỏi bao gồm: “Mục đích của tổ chức là gì?”, “Tổ chức cần phải làm gì trong tương lai để giữ được lợi thế cạnh tranh của mình”. Khi đó, những nhà quản lý cấp cao là những người sẽ vạch rõ mục tiêu của tổ chức. Ngoài ra, họ cũng cần lập các kế hoạch dài hạn là những báo cáo tổng hợp về tình hình tài chính, các hoạt động và môi trường xung quanh và những yếu tố tác động.

Xây dựng kế hoạch chiến lược là một quá trình phát triển và phân tích làm rõ sứ mệnh, mục tiêu, các chiến lược tổng quát, và việc phân bổ lại các nguồn lực của doanh nghiệp. Chiến lược được hiểu như là một chuỗi những hoạt động được đặt ra nhằm tiến tới một mục tiêu chung dài hạn. Thời hạn của một chiến lược như vậy không bắt buộc, có thể là hai, ba, hay thậm chí là năm năm. Nhìn chung, thời hạn của chiến lược thường được quyết định dựa vào cơ sở mức độ cam kết tổ chức đó về những nguồn lực của bản thân trong dài hạn. Các cột mốc mục tiêu cũng sẽ có sự thay đổi, chính là cái đích đến mà tổ chức muốn hướng đến.

Trong quá khứ, việc lập quy trình kế hoạch chiến lược thường diễn ra một năm một lần, nhưng sau đó, vì nhiều doanh nghiệp thấy không thực sự cần thiết và thuận tiện nên đã chuyển sang một hệ thống lập kế hoạch liên tục, nhằm bắt kịp nhanh chóng hơn trước những điều kiện luôn thay đổi như hiện nay. Vậy nên, việc lập kế hoạch chiến lược còn giúp cho tổ chức thích ứng và không bỏ lỡ bất kỳ cơ hội nào trong một môi trường không ngừng thay đổi từng ngày từng giờ như hiện nay.

Mục đích của việc lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp 

Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn đặt ra các mục tiêu cụ thể cho doanh nghiệp, biết được doanh nghiệp cần làm gì để đạt được mục tiêu đó, ưu tiên cho những mục tiêu quan trọng trước.

Nhờ có kế hoạch chiến lược mà mọi việc sẽ diễn ra đúng mục tiêu ban đầu, giảm thiểu sự không chắc chắn hay những việc phát sinh trong quá trình thực hiện.

Tối ưu hóa được nguồn lực, khi có kế hoạch, nhà quản trị sẽ biết mình nên phân bổ nguồn lực như thế nào, sử dụng ra sao thì hiệu quả, hợp lý nhất, tránh lãng phí nguồn lực, nâng cao hiệu quả công việc.

Lập kế hoạch chiến lực sẽ giúp bạn có được những mục tiêu và các tiêu chuẩn đánh giá, từ đó dễ dàng đánh giá hiệu quả, tiến độ của công việc, từ đó kịp thời sửa đổi những sai lệch.

Quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp

Xác định sứ mệnh

Sứ mệnh chính là mục tiêu, mục đích mà doanh nghiệp hướng tới, muốn đạt được, đây chính là nguyên nhân lớn nhất để một tổ chức được thành lập và tồn tại. Vậy nên, việc lập kế hoạch chiến lược sẽ bắt đầu bước đầu tiên với việc vạch ra được sứ mệnh thật rõ ràng cho tổ chức. Sứ mệnh của một tổ chức cần phải khái quát nhưng cũng rõ ràng, ngắn gọn và  khái quát được các hoạt động của tổ chức. Tuyên bố này sẽ chỉ hướng cho tổ chức và những chức năng, hoạt động chính của tổ chức nhằm đạt được những cơ hội tốt nhất.

Ngoài ra, tuyên bố này còn hỗ trợ cho những kế hoạch chiến thuật và kế hoạch hoạt động, và các kế hoạch đó cũng hỗ trợ cho những mục tiêu chung của tổ chức. Sứ mệnh cần ngắn gọn và dễ hiểu để cho mọi nhân viên của doanh nghiệp đều dễ dàng ghi nhớ, và áp dụng.Có một sứ mệnh rõ ràng, đúng đắn sẽ góp phần giúp cho nhân viên làm việc có mục tiêu, độc lập nhưng vẫn đảm bảo được tính đoàn kết, tập thể trong công việc để có thể tận dụng được tối đa các tiềm năng của tổ chức. Sứ mệnh có thể đi kèm với một tuyên bố tổng quát về triết lý hay mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xác định tầm nhìn trong tương lai và nắm được những thách thức của lãnh đạo tổ chức.

Phân tích SWOT

Phân tích SWOT là cơ sở cho các phát triển trong tương lai và giúp doanh nghiệp phân tích khoảng cách. So sánh với những tiêu chí chuẩn bên ngoài (các thông lệ tốt nhất) nhằm đánh giá năng lực hiện tại, đồng thời xác định những tiêu chí chuẩn một cách khách quan, có hệ thống nhằm so sánh lượng hóa hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp nào đó, có thể kể đến như hiệu suất, các ảnh hưởng tác động trực tiếp hay gián tiếp đến doanh nghiệp mình,…

Phân tích SWOT giúp cho doanh nghiệp phát hiện ra những thông lệ tốt nhất để thực hiện nhằm cải tiến. So sánh tiêu chí chuẩn với những tổ chức khác để xác định được khoảng cách. Tiến hành phân tích khoảng cách để xác định được tiến độ cần thiết, từ đó giúp tổ chức đạt được trạng thái mong muốn trong tương lai. Với cách phân tích này, tổ chức sẽ dễ dàng thích ứng hơn với những thông lệ tốt nhất để có thể cải thiện hiệu quả hoạt động của tổ chức.

SWOT là những giả thiết và sự kiện làm cơ sở cho một kế hoạch, một mục tiêu. Từ việc phân tích điểm mạnh, điểm yếu như việc đánh giá nội bộ tổ chức.

• Đánh giá những điểm mạnh của doanh nghiệp, khám phá ra điều gì là điểm đặc trưng, nổi bật của tổ chức? Trình độ chuyên môn của đội ngũ công nhân viên? Thị phần của tổ chức? Uy tín của tổ chức có cao hơn so với những doanh nghiệp khác cùng lĩnh vực hay không?
• Đánh giá điểm yếu như: Trang thiết bị có lạc hậu cần nâng cấp không? Công nghệ sử dụng hiện tại như thế nào?
• Phân tích những thách thức cũng như cơ hội như: Các thị trường tiềm năng là những thị trường nào? Thị phần hiện nay mà tổ chức có thể chiếm là bao nhiêu? Đối thủ cạnh tranh mạnh như thế nào? Các nguồn lực hiện nay có đáp ứng đủ nhu cầu không?

Đặt các mốc mục tiêu và mục tiêu

Đặt ra các cột mốc mục tiêu và mục tiêu nhằm thu hẹp khoảng cách giữa năng hiện tại với năng lực mong muốn trong tương lai, và mục tiêu, sứ mệnh của tổ chức. Các mốc mục tiêu và mục tiêu này phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức, và có khả năng tạo ra cơ sở cho những kế hoạch sau này. Một số mục tiêu có thể đặt ra như mục tiêu về hiệu suất hoạt động. Phần lớn những doanh nghiệp sẽ đặt ra những mục tiêu dài hạn cho mình dựa trên nhiều yếu tố bao gồm: hoàn vốn đầu tư, quy mô hoạt động,… Ngoài ra, họ cũng sẽ lập một mức chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được, hay mức giới hạn nhất định. Dựa vào các mục tiêu này, doanh nghiệp sẽ đánh giá mức độ hoàn thành.

Xây dựng chiến lược

Dựa vào tầm nhìn và sứ mệnh của mình, các doanh nghiệp sẽ xây dựng lên những chiến lược. Các chiến lược lại dựa vào những chiến lược chung để tiến hành thực hiện. Xây dựng chiến lược cụ thể và cần thiết cho từng nhiệm vụ hay hành động nhằm tạo ra một kế hoạch cụ thể. Nhưng việc xây dựng chiến lược này cũng cần kiểm tra, đánh giá. Nhưng môi trường bên ngoài không ngừng thay đổi, vậy nên các chiến lược này có thể thay đổi linh hoạt để phù hợp với sự thay đổi đó, nhằm tạo được lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trước những đối thủ.

Theo dõi kế hoạch

Theo dõi môi trường hoạt động một cách bài bản, có hệ thống là một việc rất cần thiết, bởi có theo dõi mới có thể cải thiện quy trình lập kế hoạch chiến lược. Nhưng muốn có một quy trình thủ tục theo dõi, doanh nghiệp cần lập ra những tiêu chuẩn ngắn hạn cho những biến số chủ yếu có thể chứng thực những ước tính trong một khoảng thời gian dài. Cho dù những giá trị ước tính đó có lợi thì vẫn phải có hướng dẫn cụ thể trong thời gian ngắn hạn, phòng trường hợp kế hoạch không theo đúng dự tính ban đầu. Sau đó, doanh nghiệp cần lập những tiêu chí để quyết định khi muốn thay đổi chiến lược. Khi đó, việc thu thập rồi tổng hợp những ý kiến phản hồi là cần thiết, từ kết quả đó để sử dụng cho chu kỳ lập kế hoạch tiếp theo.

Trên đây Mona Software đã chia sẻ quy trình 5 bước lập kế hoạch chiến lược cho doanh nghiệp cụ thể nhất, qua đó, chúc doanh nghiệp của bạn sẽ có được những chiến lược hiệu quả.