Trở lại
Phần mềm quản lý công việc Trello
Trello được biết đến như một trong những phần mềm phổ biến nhất hiện nay. Vậy nên, khi nói đến phần mềm quản lý công việc, thì một trong những cái tên đầu tiên được lựa chọn chính là Trello
Đối tượng sử dụng Trello:
Điều khiến nhiều doanh nghiệp nhỏ ưa thích Trello chính là bởi sự đơn giản, dễ sử dụng. Trello cung cấp các bảng Kanban để tạo và giúp bạn theo dõi tác vụ. Người quản lý có thể tạo thẻ, đồng thời chỉ định các nhiệm vụ, cài đặt thời gian thực hiện công việc cho các thành viên của dự án thông qua các thẻ công việc. Ngoài ra, các thành viên cũng có quyền được thêm ý kiến, bình luận, đính kèm các tệp tin.
Đối với Freelancer, họ thường sử dụng Trello để quản lý các task công việc cá nhân, trong khi các đội nhóm lại sử dụng Trello để cộng tác với nhau một cách thật sự ăn khớp và hiệu quả.
Vậy, Trello sẽ phù hợp với các team từ 3-10 người, với đặc thù công việc theo dạng tuần tự, cần tập trung vào sự đơn giản, khai thác cộng tác hiệu quả, nhanh gọn thay vì chú trọng vào quản trị
Cách Trello giúp quản lý công việc:
Ở Trello, mỗi “thẻ” đại diện cho một nhiệm vụ.
Các thẻ được phân loại thành các danh sách, và mỗi danh sách đại diện cho một tình trạng công việc hoặc tính chất khác biệt.
Các cột được xếp trong một “bảng”, mỗi “bảng” lại là một dự án riêng hoặc một luồng công việc cụ thể.
Trello quản lý công việc dựa trên thẻ ( Card-based ), các bình luận, trao đổi, ghi chú sẽ xảy ra xung quanh “thẻ” này. Trello hoạt động rất tốt nếu bạn tổ chức dự án theo chiều dọc ( theo các giai đoạn khác nhau của dự án ). Bạn có thể di chuyển 1 thẻ công việc từ giai đoạn này sang giai đoạn tiếp theo thật dễ dàng.
Để ví dụ dễ hiểu hơn thì như thế này: Giả sử bạn dùng Trello cho việc quản lý website xuất bản, nơi ý tưởng bài viết từ “Đề xuất ideas” tới “Được chấp thuận”, “Đang chờ phản hồi”, sang “Đã xuất bản” hay “Đã lưu trữ”,… bằng cách này, bạn có thể thêm bất kỳ giai đoạn nào phù hợp vào trong trang xuất bản của bạn.
Để bắt đầu xây dựng kế hoạch quản lý công việc trên Trello, bạn cần:
- Lên 1 list các tác vụ và tùy chỉnh danh sách đó với các bước trong quy trình làm việc của bạn và hiển thị chúng theo trạng thái to-do, doing hoặc done ( Việc cần làm, đang thực hiện, đã hoàn thành,… ) hoặc tách lẻ các công việc theo nghiệp vụ của dự án ( phát triển, thiết kế, phân phối,… )
- Tiếp theo, bạn cần thêm các công việc bằng thao tác gắn nhãn công việc, ngày bắt đầu – ngày kết thúc, checklists công việc cũng như những dòng mô tả, nhận xét sao cho phù hợp, và kéo chúng vào danh sách thích hợp như đã tạo ở bước đầu tiên.
- Cuối cùng, chỉ cần theo dõi tất cả nhận xét đề cập đến bạn và trạng thái công việc từ menu thông báo.
Mặt khác, để có thêm tính năng, bạn có thể tìm trên tùy chọn Power-up của Trello ( Có thể tìm trong menu ứng dụng web ). Nó cho phép bạn xem các công việc trên lịch, thêm tuỳ chọn bỏ phiếu vào công việc, tự động làm mở đi các tác vụ cũ, và nhiều hơn nữa.
Và bạn cũng có thể tạo bảng Trello cho mọi thứ, từ nhiệm vụ cá nhân cho tới các công việc có tính chất giống nhau, để công việc của bạn luôn được sắp xếp và thực hiện phù hợp với nhu cầu của bạn.
Phần mềm quản lý công việc Asana
Asana được đánh giá là phần mềm quản lý công việc, dự án trực tuyến miễn phí tốt nhất để tạo ra một danh sách việc cần làm phục vụ việc quản lý dự án.
Đối tượng sử dụng Asana:
Nếu danh sách công việc cần làm của bạn không quá phức tạp, và bạn chỉ cần thêm 1 vài tính tăng để quản lý các dự án nhóm của mình, thì gói miễn phí trong phần mềm quản lý công việc Asana là một đề xuất hợp lý hoàn toàn có thể đáp ứng nhu cầu của bạn.
Asana cung cấp một công cụ quản lý dự án cho phép bạn phân chia các dự án thành từng giai đoạn và danh sách phụ. Bên cạnh đó, bảng điều khiển ( Dashboards ) giúp theo dõi có bao nhiêu dự án và công việc đã hoàn thành. Bạn có thể thao tác tạo mới, thêm, sắp xếp lại và hoàn thành các công việc giống như cách bạn làm đối với một danh sách các việc cần làm.
Ngoài ra, tính năng cộng tác và tổ chức công việc một cách khoa học cũng thích hợp cho công việc nhóm của bạn, giúp việc phối hợp trở nên nhịp nhàng hơn.
Như vậy, Asana thích hợp sử dụng cho các công ty có hệ thống phức tạp, một người tham gia vào nhiều dự án/ phòng ban khác nhau. Asana không chỉ giúp cho việc công tác trở nên hiệu quả, mà còn giúp người quản lý theo dõi tổng thể công việc ở tất cả các phòng ban và dự án.
Mời bạn xem thêm: Đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc
Cách Asana giúp quản lý công việc:
Khác với Trello, Asana không trực quan hoá luồng công việc. Nó có giao diện trông giống như một danh sách việc phải làm ( to-do-list ) của cả công ty, nơi mà mọi người đều có thể tạo nhiệm vụ và giao việc cho người khác.
Ở Asana, mỗi thành viên có 1 tài khoản riêng và có thể tham gia nhiều “team” khác nhau. Ví dụ, bạn có thể đồng thời ở cả team Chăm sóc khách hàng, Phát triển sản phẩm, Marketing,… và một người hoàn toàn có thể là thành viên của nhiều hơn 1 team.
Trong mỗi team như thế, “project” được tạo ra và giúp xác định các khối công việc chính mà team cần làm. Bên trong các dự án này, bạn có danh sách “nhiệm vụ” và “nhiệm vụ phụ” được phân bổ cho những người khác nhau. Các nhiệm vụ này chia nhỏ công việc trong một dự án, xác định rõ ai đang làm gì và vào ngày nào. Mặt khác, bên trong mỗi công việc, bạn cũng có phần bình luận để giao tiếp với nhau về nhiệm vụ đang diễn ra.
So sánh về giá của Trello và Asana
Một trong những yếu tố quan trọng để cân nhắc khi đưa ra quyết định lựa chọn phần mềm quản lý công việc chính là chi phí.
Điểm chung của Trello và Asana là đều có phiên bản miễn phí cung cấp đầy đủ các tính năng cơ bản để bạn sử dụng. Tuy nhiên, khi nhu cầu sử dụng của bạn cao hơn và nhiều hơn, bạn buộc phải nâng cấp lên các phiên bản trả phí để loại bỏ hầu hết các giới hạn ràng buộc ở phiên bản miễn phí.
Chi phí của Trello
Phiên bản nâng cấp của Trello có giá 9.99$, tương đương với hơn 200.000 đồng/ người dùng/ tháng.
Đối với bản miễn phí, bạn được phép mời thành viên và tạo bảng không giới hạn, song cũng cần lưu ý rằng bạn sẽ không truy xuất được thông tin để lưu giữ offline, chỉ có thể tích hợp được 1 ứng dụng khi dùng bản miễn phí, còn dung lượng tệp đính kèm chỉ cho phép tới 10 MB,…
Chi phí của Asana
Tương tự Trello, Asana cũng cho phép dùng bản miễn phí nhưng chỉ giới hạn với tối đa 15 thành viên, nếu số thành viên lớn hơn thì phải dùng bản nâng cấp có giá 8,33$ tương đương với 190.000 đồng/ người dùng/ tháng.
Với phiên bản này, Asana sẽ mở thêm các tính năng như báo cáo, tùy chỉnh quyền riêng tư cho dự án, tính năng tìm kiếm nâng cao,…
So sánh 2 phần mềm quản lý công việc trello và asana theo ưu nhược điểm
Phần mềm quản lý công việc Trello
Ưu điểm:
- Dễ sử dụng: Giao diện của Trello giống các tờ giấy note trên màn hình. Do đó, bất cứ ai cũng có thể dễ dàng nắm bắt và sử dụng. Mặt khác, các thao tác cũng vô cùng đơn giản.
- Theo dõi trực quan: Dựa trên phương pháp quản lý dự án Kanban, do đó các giai đoạn được phân chia thành các danh sách như to-do list, chỉ cần nhìn giao diện là bạn có thể nắm bắt ngay tiến độ dự án một cách trực quan nhất.
- Khả năng tích hợp lớn ở phiên bản trả phí: Nếu bạn sử dụng gói free, dung lượng file chỉ có 10MB, nhưng nếu bạn sử dụng gói Business, con số sẽ lên đến 250MB.
Nhược điểm:
- Không lý tưởng cho dự án trăm nhiệm vụ: Khi số lượng thẻ bắt đầu gia tăng, Trello trở nên khó sử dụng bởi người dùng mất tầm nhìn vào những gì đã làm, và phải tìm kiếm các thẻ nhiều hơn, thường xuyên hơn.
- Không phân cấp thành viên quản trị: Tất cả các thành viên tham gia 1 dự án Trello đều có quyền chỉnh sửa, giao việc, xóa bỏ phần đã đánh dấu. Sự phân quyền lỏng lẻo này hoàn toàn không phù hợp khi áp dụng với cấp độ doanh nghiệp.
- Môi trường giao tiếp kém: Mặc dù thành viên có thể trao đổi trong thẻ, tuy nhiên Trello thiếu 1 giao diện cho các bình luận chung về toàn bộ dự án. Trello không có tính năng chat, do đó, cần tích hợp thêm 1 công cụ giao tiếp ngoài như Slack chẳng hạn.
- Thiếu báo cáo công việc: Như đã nói, Trello thiếu tính năng thiết yếu với vai trò của người quản lý ( Project/ team manager ), cụ thể là việc báo cáo. Trello không có một giao diện cho phép người quản lý theo dõi ngày công việc đã hoàn thành được bao nhiêu % so với dự kiến, cá nhân nào đam đảm nhiệm tiến độ công việc được giao,…
- Không phù hợp quản lý thời gian: Với giao diện trải theo chiều ngang, Trello gây khó khăn cho người dùng khi quản lý thời gian chính xác của công việc. Các thẻ được thiết kế độc lập, cản trở việc quản lý mối quan hệ giữa các đầu việc.
Phần mềm quản lý công việc Asana
Ưu điểm:
- Giao tiếp tốt: Asana có thể giúp loại bỏ việc dùng email hoặc ứng dụng thứ 3 để giao tiếp, bởi người dùng tự động được nhận thông báo trong hộp thư đến khi một task công việc được giao hoặc thay đổi. Mặt khác, tính năng bình luận ở từng nhiệm vụ cũng thay thế các email trao đổi công việc, cho phép phản hồi nhanh chóng theo thời gian thực, giảm thiểu các cuộc họp tốn thời gian.
- Theo dõi tổng quan dự án: Giao diện được thiết theo dạng danh sách, phân chia công việc theo thứ tự từ lớn tới nhỏ, từ đó người quản lý có thể theo dõi được tổng thể dự án.
- Báo cáo công việc: Với trình báo cáo trực quan, cập nhật real time, nhà quản lý có thể ngay tức khắc đánh giá được hiệu quả của dự án, tuy nhiên tính năng này chỉ có ở phiên bản trả phí.
- Tùy chỉnh quyền riêng tư cho dự án: Ở phiên bản trả phí, Asana có thể tạo dự án tuỳ chỉnh quyền riêng tư, tạo một không gian làm việc an toàn cho những công việc mang tính bảo mật cao.
Nhược điểm:
- Không phù hợp với dự án có tính chất tuần tự: Do Asana được thiết kế với giao diện to do list, thiếu khả năng sắp xếp theo thứ tự nên rất khó ứng dụng khi quản lý loại dự án cần tính chất tuần tự.
- Phiên bản tiếng Việt không được hỗ trợ: Hiện tại Asana chỉ cung cấp 1 phiên bản tiếng Anh, chưa mở rộng sang ngôn ngữ khác.
- Không có biểu đồ Gantt cho quản lý dự án: Với nhiều dự án lớn, nhiều công việc cần phải hoàn thành cùng 1 lúc, trình tự công việc chồng chéo lên nhau, việc trực quan hoá bảng biểu quản lý công việc bằng biểu đồ Gantt là vô cùng cần thiết. Song, với Asana, tính năng này lại không được xây dựng.
Với những điểm mạnh và điểm yếu trên, thật khó để nói Trello hay Asana tối ưu hơn, bởi mỗi công cụ quản lý chỉ phục vụ tốt nhất cho những công việc mang tính đặc thù nhất định. Tuỳ theo tính chất công việc, quy mô dự án, quy mô đội ngũ, bạn có thể sử dụng Trello hoặc Asana kết hợp với một ứng dụng khác để đáp ứng những nhu cầu còn thiếu trong quản lý.
Kết luận
Kể cả sử dụng Trello hay Asana, thì chúng ta có thể thấy, hai phần mềm quản lý công việc này đều có những ưu điểm nhất định cũng như điểm hạn chế của riêng nó. Đối với các doanh nghiệp Việt, việc áp dụng một phần mềm quản trị công việc vẫn còn gây khá nhiều sự dè dặt bởi những yếu tố như linh hoạt trong quản lý, yếu tố về giá thành hay yếu tố về tính nội địa hoá. Với mục đích hướng đến một công cụ tối ưu, chuyên biệt cho quản lý công việc, Mona hy vọng rằng những thông tin mà công ty lập trình Mona Software chia sẻ trong bài viết trên sẽ giúp bạn so sánh 2 phần mềm quản lý công việc trello và asana và có sự lựa chọn phù hợp với nhu cầu của mình.
