Hướng Dẫn Cách Quản Lý Hàng Tồn Kho Hiệu Quả Nhất 2023

Hàng tồn kho là gì?

Lâu nay mọi người đều nghĩ sai về khái niệm hàng tồn kho, đa phần mọi người đều nghĩ rằng hàng tồn kho là những mặt hàng không bán được ra thị trường và nếu có bán được thì bán với giá rẻ.

Tuy nhiên, hàng tồn kho là những mặt hàng được các doanh nghiệp giữ lại để bán ra sau cùng. Các sản phẩm tồn kho được xem như sự liên kết giữa việc bán hàng và sản xuất, đồng thời cũng là một bộ phận của tài sản ngắn hạn, chiếm một tỉ trọng không nhỏ. Nó đóng một vai trò quan trọng trong dây chuyền sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp.

Hiện nay, hàng tồn kho được các doanh nghiệp chia ra thành 3 loại là nguyên liệu thô, bán thành phẩm và thành phẩm. 3 loại này được duy trì sẽ có sự khác biệt từ công ty này cho tới công ty khác, điều này tùy thuộc vào tính chất của từng doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp đều cần phải quản lý hàng tồn kho một cách hiệu quả để giúp tiết kiệm chi phí tối đa cho chính mình.

Tại sao cần phải quản lý hàng tồn kho?

Thực tế, việc quản lý tốt hàng tồn kho mang tới cho doanh nghiệp rất nhiều lợi ích thiết thực. Các lợi ích đó bao gồm như:

Tiết kiệm hàng hóa, nguyên liệu: Những hàng hóa hay nguyên liệu tồn kho lâu ngày, hao mòn, bị hỏng hóc hay hết hạn sử dụng đều cần phải được tiêu hủy. Bởi các sản phẩm đó đã không còn có thể đáp ứng được nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp. Điều này có thể gây ra những tổn thất không nhỏ cho doanh nghiệp. Nhưng nếu như việc quản lý hàng tồn kho được thực hiện một cách liên tục, chặt chẽ, danh sách dự trù sát sao thì sẽ có thể hạn chế được những lãng phí nói trên.

Tiết kiệm chi phí lưu kho: Nếu như việc quản lý hàng tồn kho không tốt, số lượng hàng lớn thì tất nhiên doanh nghiệp sẽ cần phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho và nhiều loại chi phí khác. Vì vậy, các doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra lượng hàng tồn kho, phát hiện lượng hàng tồn kho sớm để có thể đưa ra biện pháp giải phóng nhanh chóng, lưu chuyển hàng hóa kịp thời. Nhờ đó mà tiết kiệm được nhiều chi phí hơn.

Tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu động: Giảm lượng vốn lưu động bằng cách báo cáo lượng hàng tồn kho hàng tuần, hàng ngày, hàng giờ. Giúp cho những người quản lý có thể định hướng được việc nhập hàng hóa chính xác. Qua đó, điều chỉnh lượng hàng hóa lưu động tốt hơn. Nghiệp vụ quản lý sẽ có thể chỉ ra được lượng hàng còn tồn đọng. Nhờ đó, doanh nghiệp sẽ có thể đưa ra chiến lược bán hàng và tiếp thị hiệu quả hơn, đồng thời cũng có thể kích cầu các mặt hàng bằng các chiêu thức khuyến mãi, giảm giá…

Dự trù được lượng vốn lưu động: Điều này mang tới lợi ích thiết thực với những doanh nghiệp có khả năng tài chính không tốt. Quản lý hàng hóa tồn kho theo tuần, theo ngày, theo giờ. Việc này không chỉ giúp cho những người quản lý hàng hóa nhập hàng chính xác hơn mà còn giúp giảm vốn đầu tư và tồn kho xuống mức thấp nhất.

Giảm thiểu việc hết hàng: Các nguyên vật liệu được nhập vào với mức giá thấp nhất nhờ vào việc được giảm giá khi mua với số lượng lớn, giúp giảm vốn đầu tư và tồn kho xuống mức thấp nhất.

Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Mã hóa vật tư, hàng hóa

Đối với các doanh nghiệp, bất cứ một ngành nghề nào dù sản xuất hay thương mại thì việc mã hóa vật tư, hàng hóa cũng luôn đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Đây cũng là mấu chốt để giúp cho việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.

Mã hóa vật tư, hàng hóa giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng hơn, đảm bảo chính xác

Việc mã hóa vật tư, hàng hóa trong doanh nghiệp giúp cho bất cứ ai cũng có thể dễ dàng hiểu và nhận diện được chính xác từ loại hàng hóa. Điều quan trọng là doanh nghiệp sẽ có thể kiểm soát được chính xác lượng hàng tồn kho, mã hóa sẽ giúp tránh được những sai sót và trùng lặp. Có nhiều cách khác nhau để mã hóa vật tư, hàng hóa, tuy nhiên để có thể thiết lập một cách khoa học mọi người cần tuân thủ theo nguyên tắc.

Sắp xếp vật tư, hàng hóa một cách khoa học

Hiện nay, các công ty, doanh nghiệp thường sắp xếp hàng hóa của mình theo vị trí, hiện đây đang được xem là cách hợp lý và thuận tiện nhất.

Mỗi mặt hàng đều cần phải được phân loại và đặt đúng và vị trí trong kho, việc này giúp cho những người quản lý kho có thể dễ dàng kiểm tra và nắm bắt được tình hình hàng hóa, ngay cả việc xuất kho cũng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Quản lý theo vị trí sẽ giúp tránh gặp phải những tình trạng nhầm lẫn, mất cắp hay thất thoát hàng hóa.

Có 2 cách để sắp xếp hàng hóa vào kho như sau:

Sắp xếp linh hoạt: Tức là không cố định hàng hóa ở bất cứ một vị trí nào. Tất cả các vị trí trong kho sẽ được đánh số ký hiệu 1, 2, 3… hoặc A, B, C… và được hiển thị trên sơ đồ kho. Khi hàng hóa được đặt vào một vị trí nhất định, tên của mặt hàng đó cũng sẽ được dán ngay vào vị trí đó trên sơ đồ kho. Ưu điểm của hình thức này là giúp tiết kiệm được diện tích. Tuy nhiên, hình thức này cũng có nhược điểm là mất nhiều thời gian hơn cho việc xếp sơ đồ và hiển thị kho hàng.
Sắp xếp cố định: Nghĩa là hàng hóa sẽ được đặt vào một vị trí nhất định. Ưu điểm của phương pháp này là rõ ràng, có thể tìm thấy hàng hóa một cách nhanh chóng. Nhược điểm là chiếm nhiều diện tích hơn, không phù hợp để sử dụng cho các kho hàng nhỏ và hàng hóa phải lưu thông thường xuyên.

Xác định mức tồn kho tối thiểu và tối đa

Đây là một trong những công việc quan trọng nhất trong việc quản lý hàng tồn kho. Việc xác định được chính xác lượng hàng hóa tồn kho tối thiểu và tối đa giúp cho doanh nghiệp tránh được việc thiếu hụt hay nhập quá nhiều hàng hóa gây ảnh hưởng tới doanh thu. Hơn nữa, việc này cũng giúp giảm tối đa các chi phí tồn kho.

Sử dụng camera quan sát

Đây được xem là điều bắt buộc đối với các kho hàng. Bởi không phải lúc nào chủ doanh nghiệp cũng có thể trực tiếp tới kho hàng để kiểm tra. Do đó, camera là vô cùng quan trọng để giúp quản lý hàng hóa từ xa. Ngoài ra, trong những trường hợp mất cắp, đồ đạc hư hỏng… thì camera sẽ trở nên hữu hiệu hơn bao giờ hết.

Kiểm kê hàng hóa định kỳ

Tần suất kiểm tra định kỳ được đề xuất là từ 3 tháng cho tới 6 tháng/ 1 lần, tùy thuộc vào từng doanh nghiệp. Kho hàng càng lớn thì việc này sẽ càng phải tốn nhiều thời gian và nhân lực hơn. Nếu như có thể, hãy thường xuyên kiểm tra hàng hóa để giúp cho việc quản lý hàng tồn kho trở nên hiệu quả hơn. Hãy kiểm tra hàng hóa theo từng nhóm hàng, từng khu vực. Cụ thể việc kiểm kê hàng sẽ bao gồm:

Xác định lượng hàng hóa đang tồn kho và đối chiếu với sổ sách kế toán có liên quan.
Kiểm tra chất lượng của vật tư, hàng hóa.
Kiểm tra hạn sử dụng để có kế hoạch bán kịp thời hoặc xả hàng nhanh chóng
Kiểm tra nguy cơ tại khi như ẩm mốc, côn trùng hay kệ hàng có chắc chắn không…

Thành lập không gian nhà kho

Mỗi inch trong không gian nhà kho tương đương với 0.0254 nên sẽ quyết định số vốn đầu tư là bao nhiêu. Vậy việc lên kế hoạch chi tiết trên từng m2 giúp cho doanh nghiệp giải quyết được vấn đề không gian trong nhà kho một cách hiệu quả

Xử lý đơn đặt hàng kịp thời, hiệu quả

Xử lý ngay khi có yêu cầu sẽ giúp cho việc quản lý nhà kho trở nên đơn giản và trơn tru hơn. Nhanh chóng thực hiện dịch vụ giao hàng để cập nhật tình hình về số lượng hàng hóa còn lại trong kho một cách kịp thời nhất.

Theo dõi sát sao thời gian quay vòng của hàng hóa

Đây là thủ thuật quản lý tồn kho vô cùng quan trọng. Để giữ cho hàng hóa trong kho luôn ở mức cân bằng. Khi có một đơn đặt hàng nào bạn bắt đầu xem lại kho hàng của mình, xem hàng hóa còn lại bao nhiêu để bắt tay vào chuẩn bị lô hàng. Tự động cập nhật số lượng hàng hóa còn lại trong kho giúp cho doanh nghiệp nắm rõ được tình hình kho hàng và từ đó có sự đánh giá khách quan về tình hình tiêu thụ sản phẩm và đề ra những chiến lược tiêu thụ hàng hóa hết nhanh chóng

Vận chuyển giữa các nhà kho

Chức năng tự động cập nhật về tình hình hàng hóa sản phẩm hiện tại giữa các nhà kho sẽ giúp cho việc vận chuyển trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn

Quy trình từ nhà sản xuất đến người tiêu dùng

Đây là thủ thuật mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp. Nhờ nó mà quản lý kho hàng tiết kiệm được nhiều thời gian cũng như chi phí

Sử dụng phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp của Mona Software

Với những kho hàng có lượng hàng tồn kho nhỏ lẻ thì có thể sử dụng file excel để quản lý kho. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp có nhiều hàng hóa thì bắt buộc phải sử dụng phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp để có thể tính toán tự động hóa và đảm bảo tính chính xác.

Với nhu cầu ngày một nhiều, hiện đã có rất nhiều đơn vị cung cấp phần mềm quản lý kho. Nó có thể hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều công việc như kiểm soát hàng xuất nhập kho, tình trạng hàng, thông tin hàng hóa, quá trình lưu chuyển hàng… Tuy nhiên, để lựa chọn phần mềm nào hợp lý với mình và đảm bảo hiệu quả trong quá trình quản lý thì hệ thống quản lý kho, hàng hóa của công ty thiết kế phần mềm Mona Media chính là sự lựa chọn hoàn hảo dành cho bạn

Quản lý hàng tồn kho là một việc quan trọng, tuy nhiên đây cũng không phải một việc đơn giản. Với những người không có kinh nghiệm sẽ khó có thể tránh được những sai sót. Tham khảo những cách quản lý hiệu quả trên để có thể chọn ra được những hình thức quản lý hiệu quả nhất nhé.