Trở lại
Khái niệm về phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là gì?
ERP ( viết tắt của cụm từ “Enterprise Resource Planning”) có nghĩa là hoạch định nguồn lực của doanh nghiệp – như chúng ta đã giải thích ở tiêu đề.
Phần mềm ERP có thể được hiểu một cách đơn giản là một mô hình công nghệ tất cả trong một all-in-one, tích hợp nhiều ứng dụng khác nhau thành các module nằm trong một gói phần mềm duy nhất. Và phần mềm này sẽ có chức năng tự động hoá từ A-Z các hoạt động liên quan đến tài nguyên của doanh nghiệp.
Mục đích của ERP là gì?
ERP được tạo ra như một hệ thống dữ liệu tự động hợp nhất và có tính xuyên suốt qua các phòng ban và các khâu hoạt động, chẳng hạn như quản lý mua hàng, quản lý sản xuất, quản lý nhân sự,…
Một hệ thống phần mềm quản lý ERP bao gồm những gì?
Thông thường, bên trong một hệ thống ERP đầy đủ sẽ bao gồm các phân hệ gồm:
- Kế toán tài chính (Finance)
- Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
- Quản lý mua hàng (Purchase Control)
- Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
- Hệ thống quản lý dự án (Project Management)
- Quản lý nhân sự (Human Resource Management)
- Quản lý dịch vụ (Service Management)
- Hệ thống quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
- Báo cáo thuế (Tax Reports)
- Báo cáo quản trị (Management Reporting)
Ngoài ra, theo sự phát triển của công nghệ và nhu cầu sử dụng từ thị trường, một số phần mềm ERP hiện đại còn được tích hợp thêm các giải pháp liên kết các module cố định, với các thiết bị hỗ trợ phổ biến như điện thoại di động, thiết bị quét mã vạch, máy tính cầm tay,…
Tính đặc trưng của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Đôi khi, chúng ta sẽ gặp một chút khó khăn để có thể phân biệt ERP với các giải pháp quản trị doanh nghiệp khác, do chúng đều được tạo ra với cùng một mục đích tối ưu hoá nhu cầu quản trị doanh nghiệp của người dùng.
Cần lưu ý rằng, phần mềm ERP sẽ có 4 đặc điểm chính như sau:
ERP là một hệ thống quản trị sản xuất kinh doanh hợp nhất
Mỗi thành viên doanh nghiệp, từ cấp quản lý cho đến nhân viên, mọi công đoạn, phòng ban và các chức năng đều xâu chuỗi thành một quá trình sản xuất – kinh doanh có trình tự và trật tự.
Xem thêm: Lựa chọn phần mềm quản trị doanh nghiệp: Giải pháp toàn diện hay Phần mềm chuyên biệt hóa?
ERP là một phần mềm hỗ trợ thuần tuý
Nhiều người nhầm lẫn về vấn đề này. Thực tế, ERP là một hệ thống phần mềm hỗ trợ. Nó không phải một dây chuyền sản xuất tự động có khả năng thay thế sức người.
ERP là một hệ thống quản lý hoạt động có quy tắc và kế hoạch rõ ràng
Cụ thể hơn là các nhân viên, với những nhiệm vụ cụ thể đã được xác định từ trước sẽ được quản lý cùng với các quy định, tạo ra hệ thống nhất quán, chặt chẽ. Các kế hoạch sản xuất, kinh doanh cũng được yêu cầu lập ra theo định kỳ tuần, tháng, năm.
ERP là một hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong doanh nghiệp
Mọi doanh nghiệp đều cần sự kết nối giữa các phòng ban. Và ERP chính là giải pháp để làm điều này. Nó được sử dụng để làm việc, trao đổi, cộng tác qua lại chứ không phải thiết lập với mục đích mỗi phòng ban một cái, hay dùng để hoạt động khép kín, riêng lẻ.
Đối với các doanh nghiệp, ERP mang lại điều gì?
Khi doanh nghiệp của bạn sử dụng ERP để hệ thống hoá quy trình làm việc, bạn sẽ có một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Đó cũng chính là tiền đề đầu tiên cho việc “data mining” – hay được hiểu là phân tích các dữ liệu theo nhiều góc nhìn khác nhau, nhằm trợ giúp đưa ra những quyết định khách quan trong cải tổ hoặc kinh doanh, tránh những phức tạp hay phát sinh ngoài ý muốn.
Mặt khác, một số lợi ích to lớn của ERP đối với doanh nghiệp có thể kể đến như:
Hỗ trợ kiểm soát thông tin tài chính
Thông thường, thông tin tài chính sẽ phải tập hợp các số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau. Vậy nên, chắc chắn dữ liệu này luôn có độ chênh lệch nhất định.
Khi áp dụng giải pháp quản lý doanh nghiệp ERP, mọi thứ liên quan đến tài chính được tổng hợp lại ở một nơi. Sẽ chỉ có duy nhất một phiên bản xuyên suốt tất cả các phòng ban, cơ sở.
Hãy nhớ rằng, tính xuyên suốt sẽ dẫn đến rằng: Khi một con số được thay đổi, tất cả thông tin liên quan đều được tự động tính toán và hiển thị lại cho trùng khớp, và thông tin người chỉnh sửa lẫn thời gian chỉnh sửa cũng đều công khai minh bạch, giúp hạn chế các vấn đề tiêu cực trong tài chính doanh nghiệp.
Cũng là là nhờ vào sự hỗ trợ của phần mềm quản lý mà các doanh nghiệp lớn, có quy mô phức tạp không cần phải chờ đợi đến cuối tháng hay cuối quý mới có thể tổng hợp số liệu một cách rườm rà và mất thời gian. Bất cứ khi nào cần có một bảng báo cáo tài chính chính xác và kịp thời cho ban lãnh đạo, thì rất đơn giản, chỉ cần nhìn vào những con số sau cùng được hiển thị trên dữ liệu ERP.
ERP giúp tăng tốc độ dòng công việc
Doanh nghiệp càng lớn, đồng nghĩa quy trình làm việc càng nhiều bước, nhiều khâu, hình thành một mạng lưới phức tạp.
Như vậy, tốc độ dòng công việc phụ thuộc vào hai yếu tố chính:
- Một là liệu có xác định được đúng nơi cần chuyển dữ liệu đến không
- Hai là trong quá trình chuyển giao đó có gặp phải chướng ngại vật gì.
Rõ ràng, việc chuyển chứng từ bằng giấy tới tay một nhân viên xác định sẽ không thể nào sánh bằng tốc độ gửi đi của các chứng từ điện tử.
Một ví dụ khác trong việc vận chuyển hàng hóa từ kho bãi tới các cơ sở kinh doanh, một khi quyết định được đồng bộ lên hệ thống ERP, rõ ràng lệnh này sẽ tới được tay người thủ kho rất nhanh chóng. Cuối cùng, bằng cách giải quyết các “nút cổ chai” và rút gọn khoảng cách địa lý, phần mềm ERP được chứng mình có thể giúp tăng tốc độ dòng công việc trong doanh nghiệp đến mức đáng kể.
Hạn chế sai sót phát sinh do nhiều người cùng nhập một dữ liệu
Trên thực tế là có rất nhiều doanh nghiệp gặp rắc rối bởi nhầm lẫn khi các dữ liệu truyền qua nhiều bộ phận làm việc khác nhau.
Chẳng hạn, con số viết tay “14” thùng hàng rất dễ nhầm thành “19”, trong khi đó lỗi gõ Word biến khách hàng ” Phạm Quỳnh” thành khách hàng “Phạm Quyên”.
Nghe thì có vẻ nhỏ, nhưng những sai lầm như vậy sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ tới tiến độ làm việc của cả quy trình, làm xấu đi uy tín và hình ảnh doanh nghiệp, suy giảm tính minh bạch, trầm trọng hơn nữa, nó còn là một trong những nguyên nhân lớn gây mất đoàn kết nội bộ nhân viên.
Với việc đầu tư một phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, dữ liệu chỉ cần được nhập một lần duy nhất bởi người đầu tiên, sau đó, nó sẽ được lưu trữ nguyên vẹn trên hệ thống. Bất cứ nhân viên nào khác trong doanh nghiệp đều sẽ có thể tiếp cận tới dữ liệu gốc này, hạn chế việc sản sinh ra nhiều bản copy “tam sao thất bản”.
ERP giúp dễ dàng kiểm soát quá trình làm việc của nhân viên
Việc sở hữu một cơ sở dữ liệu tập trung và sắp xếp thành dòng cố định các quy trình nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng áp dụng các cơ chế kiểm soát nội bộ hơn.
Chức năng Audit track (tìm vết) của hầu hết các phần mềm ERP cho phép người quản lý nhanh chóng tìm ra nguồn gốc của những bút toán cần kiểm tra cũng như những nhân viên có liên quan đến bút toán đó.
Không chỉ vậy, việc giám sát từng khâu làm việc của nhân viên cũng được tối ưu hơn hẳn. Các nhà quản lý chỉ cần ở một nơi, mở giao diện hợp nhất của ERP ra là có thể nắm trong tay tất cả quy trình và kết quả làm việc của toàn bộ nhân viên, từ những con số nhỏ nhất, ví dụ như trong buổi sáng nay nhân viên đó đã bán các sản phẩm nào và đem về doanh thu bao nhiêu.
Việc phân công công việc cũng trở nên dễ dàng, minh bạch và trực quan hơn. Một số phần mềm ERP được thiết lập tính năng tự động phân tích cơ sở dữ liệu để gán nhân viên vào nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh của họ, như vậy, nhà quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
ERP giúp tạo ra mạng xã hội nội bộ trong doanh nghiệp
Phần mềm ERP thường sẽ được tích hợp tính năng liên lạc nội bộ giữa các người dùng trong cùng 1 hệ thống nhưng một mạng xã hội nội bộ thực thụ. Các nhân viên có thể thực hiện lệnh chat riêng tư, hoặc cập nhật trạng thái cá nhân của mình.
Một số hạn chế của phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP
Mặc dù không thể phủ nhận những lợi ích của phần mềm này đối với quản trị doanh nghiệp. Song, như vấn đề đã được đặt ra ở đầu bài, vẫn có rất nhiều ý kiến cho rằng giải pháp ERP thực tế đã trở nên quá lỗi thời trong kỷ nguyên 4.0 – khi công nghệ đang cải tiến liên tục và hướng đến sự nhỏ gọn, cũng như tối ưu sự chuyên biệt hoá cho từng bộ phận. Sau đây là những luận điểm có thể khiến bạn suy ngẫm lại về nhu cầu sử dụng phần mềm ERP:
Chi phí sử dụng lớn nhưng chưa hẳn đã đáp ứng đúng nhu cầu của doanh nghiệp
Giá thị trường của ERP
Nếu việc liền mạch bộ máy doanh nghiệp là một ưu điểm của ERP, thì với một số mô hình doanh nghiệp khác, đây chính là khuyết điểm to lớn nhất. Phần mềm quản lý ERP không cho phép tách lẻ từng ứng dụng phục vụ những công đoạn làm việc khác nhau của doanh nghiệp, mà thay vào đó là cố định chúng trong một gói tổng hợp với chi phí rất lớn (tối thiểu là 30.000$ – dựa trên báo giá của các nhà cung cấp).
Chi phí cao nhưng vẫn thừa trước – thiếu sau
Tuy nhiên, có một điều rõ ràng là nhà cung cấp đang muốn nhồi nhét quá nhiều thứ, trong khi đa số doanh nghiệp lại không cần thiết sử dụng tất cả các phân hệ trong đó, khiến cho việc mua cả gói ERP mà không dùng hết là một sự đầu tư lãng phí nghiêm trọng. Đó là chưa kể tới những ứng dụng thừa đó không thể xoá đi mà vẫn tồn tại cồng kềnh ở đó.
Lại có một số doanh nghiệp cần dùng thêm các phần mềm đặc thù khác để đảm bảo hoạt động trơn tru. Khi đó, vấn đề lớn nhất được đặt ra là làm sao để ERP tích hợp tốt với các giải pháp bên ngoài này, từ việc đồng bộ trao đổi dữ liệu cho đến thay đổi quy trình làm việc sao cho tương thích với nhau nhất. Tất nhiên, việc này không hề dễ dàng, vì ERP gần như được lập trình một cách cố định và hạn chế thay đổi.
Như vậy, có thể kết luận rằng về cấu trúc phần mềm, ERP dường như bị cồng kềnh và cứng nhắc so với đa số doanh nghiệp. Lại thêm mức chi phí sử dụng quá đắt đỏ, vậy nên có lẽ doanh nghiệp cần thực sự thận trọng và tính toán lại khá nhiều khi quyết định sử dụng ERP hay không.
Phần mềm ERP đòi hỏi tốc độ triển khai chậm chạp, mất nhiều công sức
Không đơn giản là áp dụng vào, việc triển khai một giải pháp công nghệ phụ thuộc rất nhiều vào tốc độ làm việc của phía nhà cung cấp phần mềm kết hợp với tốc độ làm quen với phương thức làm việc mới của tập thể doanh nghiệp.
Chỉ đáng tiếc là với phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, cả hai yếu tố này đều tiêu tốn rất nhiều thời gian và công sức.
Trước hết, chúng ta hãy bàn về việc tích hợp đầy đủ hệ thống cồng kềnh của ERP vào doanh nghiệp. Công đoạn này đòi hỏi doanh nghiệp phải trang bị máy chủ trung tâm dữ liệu và cơ sở hạ tầng mạng tới tất cả mọi “ngóc ngách” nhỏ nhất của doanh nghiệp.
Mặt khác, vấn đề bảo mật, yêu cầu sao lưu và khôi phục dữ liệu cũng bị buộc phải tính toán kỹ lưỡng lại để đảm bảo ổn định vận hành cho toàn bộ hệ thống.
Đó là chưa kể đến việc nhân viên trong doanh nghiệp sẽ sử dụng ERP như thế nào, có thật sự khai thác tốt được những giá trị mà nó mang lại? Có nhiều ý kiến trái chiều, trong đó nổi bật lên là sự lo ngại về việc phải ngay lập tức thay đổi cách vận hành của cả một bộ máy doanh nghiệp.
ERP gây gia tăng rủi ro trong quá trình sản xuất, kinh doanh
Việc đơn giản hoá dòng dữ liệu trên một hệ thống duy nhất nghe thì có vẻ sẽ rất thuận lợi, nhưng đó là khi và chỉ khi ERP hoạt động trơn tru.
Còn trên thực tế, thì chỉ cần phát sinh một vấn đề nhỏ trong các khâu bất kỳ, mọi công đoạn làm việc sẽ bị tắc nghẽn, kéo theo hệ lụy nghiêm trọng là sự đình trệ của toàn bộ quy trình phía sau.
Chúng ta cũng phải hiểu rằng việc triển khai ERP không chỉ ảnh hưởng đến một phần nhất định của doanh nghiệp mà là tất cả các bộ phận, hoạt động bởi nó móc xích với nhau thành một mạng lưới. Nhà quản trị doanh nghiệp không được phép liều mình với ERP, bởi tính rủi ro quá cao, và cái giá phải trả nếu giải pháp này không phù hợp lại quá lớn: doanh nghiệp có thể bị “chết” trong suốt quãng thời gian dài.
ERP rất khó nâng cấp khi doanh nghiệp cần thay đổi
Các nhà cung cấp giải pháp ERP buộc phải đáp ứng yêu cầu của nhiều nhóm với các nhu cầu, quy trình và mục tiêu rất khác nhau. Kết quả là, việc này không hề khả thi.
Hầu hết các giải pháp ERP đều chỉ có thế mạnh trong một lĩnh vực cố định và ít sự thay đổi, chẳng hạn như tài chính – và yếu hơn nhiều ở những phân hệ khác.
Cũng phải nói đến một vấn đề nữa là doanh nghiệp luôn luôn mong muốn được cải tiến , cập nhật công nghệ để thức thời và nắm quyền chủ động hơn trong kỷ nguyên 4.0. Một bức tranh được phác hoạ ở đây chính là giải pháp ERP đang gặp phải bất lợi lúc này, khi mà nếu muốn thay đổi dù chỉ một tính năng, thì doanh nghiệp cũng sẽ phải tạm ngưng hoạt động và đưa cả hệ thống ERP cồng kềnh ra để lập trình lại.
Trong khi có, ở thời điểm hiện tại, các nhà cung cấp phần mềm chuyên biệt lại đang không ngừng cải tiến và đưa ra phiên bản nâng cấp miễn phí cho khách hàng đang sử dụng. Họ cũng sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ 24/7, chứ không phải như với ERP – doanh nghiệp mua một hệ thống về và phải loay hoay vật lộn, cuối cùng tự tìm cách xoay sở với nó.
Có nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP?
Vì sao nên?
Để đưa đến quyết định có áp dụng một công cụ mới như ERP vào doanh nghiệp hay không, chắc chắn công ty phải dựa vào nhu cầu của mình trước. Như đã phân tích về điểm mạnh và yếu của phần mềm này, nếu bạn cần cải tiến từ A-Z quy trình làm việc của doanh nghiệp và tập trung nhấn mạnh vào một lĩnh vực nhất định, ERP là một lựa chọn hoàn toàn phù hợp.
Bạn có thể tìm hiểu nhu cầu của mình và tìm xem đâu là phần mềm ERP nổi trội về phòng ban tài chính – kế toán, đâu là phần mềm có module quản lý đơn hàng chuyên sâu,… để đưa ra quyết định. Cũng cần lưu ý rằng với đa số các phần mềm ERP, khi một module được tập trung phát triển thì phần còn lại chỉ dừng ở mức độ cơ bản.
Vì sao không nên?
Còn trong trường hợp bạn chỉ có nhu cầu quản lý một số bộ phận/phòng ban nhất định, bạn vẫn có thể chọn mua các phần mềm chuyên biệt rồi tích hợp chúng vào nền tảng có sẵn của doanh nghiệp thay vì phải thay đổi từ A-Z một hệ thống cồng kềnh. Giải pháp này cũng tiết kiệm chi phí và hiệu quả hơn.
Nhân tiện nói đến chi phí, để có thể bắt đầu áp dụng một công cụ hỗ trợ, bạn cần hoạch định rõ ràng chi phí triển khai và chi phí cơ hội. Hãy so sánh chúng với lợi ích doanh nghiệp có thể nhận về.
Chi phí triển khai
Liệu bỏ ra $30.000-$42.000 cho một phần mềm quản lý ERP ở Việt Nam có phải là một giải pháp phù hợp? Doanh thu của bạn có đủ sức để đáp ứng khoảng chi phí khổng lồ này?
Chi phí cơ hội
Chi phí cơ hội cũng là một rủi ro tiềm ẩn. Bởi lẽ ERP là một hệ thống phần mềm khổng lồ xuyên suốt từ A-Z của quy trình vận hành doanh nghiệp, nên một khi đã quyết định sử dụng ERP, doanh nghiệp cũng buộc phải đánh cược. Nếu có bất kỳ sai sót nào xảy ra, cả chuỗi vận hành sẽ bị tê liệt, thậm chí là sụp đổ. Việc gây dựng lại doanh nghiệp từ đầu không phải nhà quản trị nào cũng sẵn sàng thực hiện.
Sau khi đã quyết định có hay không triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, bạn hãy xét tới tính năng và chất lượng của các giải pháp ERP mà nhà sản xuất cung cấp cuối cùng đưa ra kết luận cho mình. Quy trình cân nhắc là nên xem xét tình hình thực tế của doanh nghiệp, sau đó đến khả năng đáp ứng của phần mềm, chứ không phải ngược lại.
Mô hình quản lý bằng ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Vậy, khi nào bạn nên lựa chọn giải pháp quản lý bằng ERP cho doanh nghiệp của mình? Hãy check 3 tình huống sau đây để có thể cân nhắc giải pháp hiệu quả nhất trong tình hình thực tế của mình.
- Nếu bạn là doanh nghiệp đang gặp vấn đề trong việc thường xuyên xảy ra sai sót trong quá trình nhập / xuất và chuyển dữ liệu. Chẳng hạn như chênh lệch số lượng hàng hoá tồn kho, nhầm lẫn giao hàng cho khách, chồng chéo quá nhiều thông tin hoá đơn,… hoặc ngày càng nhiều khách hàng thân thiết than phiền về chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, Bạn có thể sử dụng ERP để rà soát lại hệ thống và quy trình làm việc của doanh nghiệp để phát hiện vấn đề và tìm cách khắc phục.
- Doanh nghiệp của bạn đã và đang bắt đầu có sự tăng trưởng mạnh về khối lượng giao dịch kinh doanh, đang có dự định mở rộng quy mô theo hướng bền vững và tránh nhiều rủi ro phát sinh, bạn có thể sử dụng ERP để bộ máy vận hành đi vào hệ thống và quy củ trật tự hơn.
- Nếu doanh nghiệp hiện tại của bạn đang phải làm việc với một bộ máy quản lý truyền thống bàn giấy quá cồng kềnh, kém hiệu quả và đang có nhu cầu thực hiện tái cấu trúc tổng thể thì ERP cũng là giải pháp không tồi.
Doanh nghiệp cần gì để có thể đầu tư cho một bộ máy ERP?
Tất nhiên là nguồn kinh phí lớn để phục vụ triển khai phần mềm và vẫn duy trì trả lương cho công nhân viên đều đặn.
Mặt khác, sự đồng lòng ủng hộ của nhân viên hoặc một chiến lược truyền thông nội bộ hiệu quả cũng là điều mà doanh nghiệp cần đáp ứng để không gây ra sự xào xáo.
Kinh nghiệm triển khai ứng dụng quản lý doanh nghiệp ERP
Triển khai theo từng giai đoạn
Vấn đề chủ yếu trong việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP là các thành viên, từ cấp nhân viên cho tới nhà quản trị, họ đều cần thời gian để làm quen với ERP và những sự thay đổi trong cách làm việc đi kèm với việc áp dụng ERP. Bởi lẽ đó, doanh nghiệp có thể tham khảo quy trình triển khai ERP theo nhiều giai đoạn:
Giai đoạn 1:
Ưu tiên triển khai các phân hệ liên quan đến kế toán tài chính. Các phân hệ này cung cấp các cc năng tương tự như một phần mềm kế toán như hiện nay nhiều doanh nghiệp đã dùng. Vì vậy giai đoạn 1 sẽ tương đối dễ dàng và không mất quá nhiều thời gian.
Giai đoạn 2:
Triển khai các phân hệ liên quan đến hậu cần như quản lý kho, quản lý việc giao nhận hàng,… Các phân hệ này sẽ lập tức tích hợp vào nối tiếp các phân hệ kế toán đã thiết lập ở giai đoạn trên. Sau giai đoạn này hệ thống ERP đã quản lý gần như mọi phòng ban trong doanh nghiệp, chỉ trừ dưới phân xưởng.
Giai đoạn 3:
Đối với các doanh nghiệp trong lĩnh vực sản xuất, giai đoạn này sẽ triển khai các phân hệ liên quan đến quản lý sản xuất. Tùy vào từng hệ thống ERP, việc quản lý sản xuất có thể rất chi tiết đến từng giờ máy và giờ công lao động.
Theo đánh giá chung, giai đoạn 1 và 2 có thể triển khai tại nhiều doanh nghiệp. Còn giai đoạn 3 do đòi hỏi việc sản xuất của doanh nghiệp phải tương đối quy củ và hiện đại nên trở nên khó áp dụng hơn. Có thể doanh nghiệp chỉ chọn áp dụng ERP đến giai đoạn 2 nếu thấy việc quản lý phân xưởng của mình còn quá nhiều yếu tố phi chuẩn.
Cho chạy thử phần mềm
Do việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP sẽ làm thay đổi quy trình, thói quen làm việc của mọi người nên việc đào tạo và chạy thử chương trình là bắt buộc, bởi nó rất quan trọng. Chỉ sau khi mọi người chạy thử chương trình thật trơn tru thì ERP mới có thể đưa vào sử dụng thực được. Không được quá nóng vội trong giai đoạn này.
Bạn có thể chạy thử phần mềm qua 3 giai đoạn sau:
Thử chương trình:
- Người tham gia: Tổ dự án ( Những người giỏi nhất và có trách nhiệm cao nhất trong doanh nghiệp )
- Số liệu: Số liệu thực/ giả định
→ Mục tiêu: Trả lời được câu hỏi phần mềm có thật sự phù hợp không? Cần tìm hiểu thêm những tính năng gì?
Chạy thử lần 1:
- Người tham gia: Tổ dự án, cán bộ nghiệp vụ, nhân viên sử dụng
- Số liệu: Số liệu thực/ giả định
→ Mục tiêu: để nhân viên làm quen và nắm rõ quy trình sử dụng phần mềm
Chạy thử lần 2:
- Người tham gia: Cán bộ nghiệp vụ, nhân viên sử dụng
- Số liệu: Số liệu thực
→ Mục tiêu: Mọi quy trình làm việc đều vận hành trơn tru, nhân viên và cán bộ có thể sử dụng thành thạo phần mềm.
Về các phần mềm chuyên biệt – Giải pháp thay thế ERP
Ở thời điểm hiện tại, khi mà công nghệ đã phát triển hơn, đủ để người sử dụng nhận ra sự lỗi thời của giải pháp quản lý ERP, những phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực trong doanh nghiệp đã nhanh chóng thay thế và dần chiếm lĩnh thị trường.
tại sao triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp
Rất nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới đã lựa chọn sử dụng các phần mềm chuyên biệt cho từng lĩnh vực/ bộ phận khác nhau thay vì sử dụng một hệ thống ERP duy nhất, mà chỉ riêng trong lĩnh vực quản lý công việc và các dự án, chúng ta đã có thể điểm mặt nhiều cái tên nổi tiếng như Asana, Trello,… Chúng tiết kiệm chi phí, nhỏ gọn, tân tiến và linh hoạt hơn ERP nhiều, mặt khác cũng thực tế và hiệu quả hơn khi áp dụng trong vận hành doanh nghiệp.
Thay vì tiêu tốn một nguồn chi phí khổng lồ cho một hệ thống cồng kềnh vừa thừa, vừa thiếu, doanh nghiệp chỉ lựa chọn sử dụng những phần mềm chuyên biệt mà họ thực sự cần. Thiết kế phần mềm quản lý doanh nghiệp để phục vụ một và chỉ một nghiệp vụ nhất định, do đó, chúng sở hữu nhiều tính năng chuyên sâu và hỗ trợ hiệu quả cho mục đích bạn cần. Và tất nhiên, mua một bộ các phần mềm chuyên biệt vẫn rẻ hơn nhiều so với một hệ thống ERP.
Trên đây là những chia sẻ của Mona Software về chủ đề “Có nên triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP hay không. Hy vọng những thông tin trên đã cung cấp cho bạn những giá trị tham khảo hữu ích và cần thiết. Chúc bạn thành công với lựa chọn của mình.
