Hướng dẫn chuyển đổi từ KPI sang OKR hiệu quả cho doanh nghiệp

Những khác biệt giữa KPI và OKR

OKR – Objective & Key Result mang nhiều nét tương đồng với KPI. Tuy nhiên, bản chất của OKR khi áp dụng lại mang tới nhiều lợi ích hơn nếu so sánh với quy trình kiểm soát truyền thống trước kia được áp dụng không thể có được. Cấu trúc bao gồm có O – Objective (Mục tiêu) và KRs – Key results ( Kết quả then chốt giúp đạt được mục tiêu đã đặt ra).

Quản trị doanh nghiệp dựa trên OKR không đơn giản là quá trình giao việc dưới dạng một chiều từ trên xuống dưới mà đó là việc tương tá chai chiều giữa lãnh đạo và nhân viên với nhau. Sự tương tác qua lại đi tới thống nhất chung, cùng xây dựng mục tiêu và hướng tới việc hoàn thành được mục tiêu đó, tất cả sẽ thông qua những kết quả then chốt một cách cụ thể.

Thông qua việc đặt mục tiêu thì nhà quản trị sẽ có sự chủ động trong việc khai thác tối đa được tiềm năng mà đội ngũ nhân sự của mình có. Không những vậy, phương pháp này còn giúp mỗi nhân viên luôn luôn làm việc có mục tiêu, có động lực để thay đổi và phát triển hơn. Vì vậy, nhà lãnh đạo sẽ dùng OKR để lên được mục tiêu theo tháng, theo quý, theo năm và đảm bảo khả năng truyền cảm hứng cho người thực hiện.

Khi đã đưa ra được mục tiêu thì lúc này việc kiểm soát, đo lường từng bước sẽ được tiến hành. Nó giúp việc tiến từng bước tới quá trình đạt được kết quả then chốt được hoàn thành. Mỗi kết quả then chốt khi được thực hiện sẽ giúp doanh nghiệp tiến gần hơn tới mục tiêu quan trọng, mục tiêu lớn nhất ban đầu đã đặt ra.

Trong khi đó thì KPI – Key Performance Indicator chỉ là chỉ số được thể hiện giúp đánh giá chính xác được thực trạng tiến hành công việc, là công cụ được dùng để đo lường, đánh giá về hiệu quả công việc. Nó được biểu thị qua số liệu, qua tỉ lệ và chỉ tiêu định lượng giúp việc phản ánh được kết quả hoạt động của từng tổ chức, hay của một bộ phận chức năng, của một cá nhân,… được tiến hành dễ dàng.

Ứng dụng KPI có thể ở nhiều cấp độ khác nhau giúp đưa ra được đánh giá về mức độ thành công, khả năng hoàn thành công việc dựa vào mục tiêu đã đặt ra trước đó. Đối với những KPI ở cấp độ cao sẽ hướng tập trung vào chỉ số, mục tiêu chung mà toàn bộ doanh nghiệp đang hướng tới. Trong khi đó, ở chiều ngược lại thì KPI ở cấp độ thấp sẽ hướng tới hệ thống quy trình, cá nhân, phòng ban,… giúp tăng hiệu suất công việc.

Từ những phân tích kể trên có thể thấy được khác biệt lớn nhất của KPI và OKR nằm ở bản chất. Nếu như KPI là một phương pháp đo lường thì OKR được sử dụng hoàn toàn không phải vậy. Bởi thế, đối với các doanh nghiệp đang sử dụng KPI cần chuyển sang OKR thông thường thời điểm đeầu họ sẽ chỉ xem xét KPI như một mục tiêu cụ thể. Đồng thời, quá trình chuyển đổi giữa hai mô hình cần bỏ nhiều thời gian, công sức mới thực hiện được.

Xem thêm: OKR là gì? Mọi điều bạn cần biết để làm quen với Quản trị theo mục tiêu và Kết quả then chốt

Các bước chuyển đổi từ KPI sang OKR

Thực hiện chuyển đổi từ mô hình KPI sang mô hình OKR cần được thực hiện theo đúng quy trình, với đầy đủ các bước mới đem lại hiệu quả lý tưởng. Trong đó các bước chính cần thực hiện chính là:

Đặt ra mục tiêu

Một mục tiêu trong OKR hoàn toàn không phải là một phương pháp sử dụng để đo lường. Bởi thế, chúng ta không thể tiến hành copy hoàn toàn giống với những mục tiêu đặt ra ở KPI. Điều này cần được tìm hiểu, phân tích kỹ lưỡng và chi tiết mới giúp mỗi quyết định được đưa ra là đúng đắn, việc đặt mục tiêu được tiến hành thuận lợi.

Xem xét một cách rõ ràng về phương pháp KPI đồng thời đưa toàn bộ chúng vào vị trí nhóm các mục tiêu có tính truyền cảm hứng. Quá trình chuyền đổi sang OKR mới dần được thực hiện để đem lại hiệu quả cao như yêu cầu

Tạo kết quả then chốt với KPI

Chuyển đổi sang ORK cần quan tâm tới kết quả then chốt của KPI

Ở bước này việc để KPI vào mô hình dưới dạng kết quả then chốt cần được thực hiện sau khi mục tiêu đã được thiết lập đầy đủ. Đảm bảo chắc chắn rằng có không quá 3 KPI trong một mục tiêu cụ thể nhằm tránh nguy cơ quá tải có thể xuất hiện.

Lời khuyên được đưa ra bởi các chuyên gia chính là trong từng mô hình OKR cần lưu ý không nên quá vượt quá 10 kết quả then chốt. Con số này càng giảm đồng nghĩa với mục tiêu càng dễ hiểu, dễ triển khai và hoàn thành.

Xác định chính xác kết quả then chốt

Để xác định một cách chuẩn xác kết quả then chốt khi chuyển đổi sang OKR chúng ta nên áp dụng mô hình SMART để đánh giá được từng mục tiêu khi thiết lập. Đối với những kết quả then chốt sau khi đã được xác định chi tiết, được đo lường cụ thể với khả năng đạt được, có thời hạn và có liên hệ rõ ràng. Chúng ta cần thực hiện đưa ra các câu hỏi:

• S – Tính cụ thể: các kết quả then chốt đã được xác định cụ thể, đảm bảo dễ hiểu cho từng thành viên hay không?
• M – Có thể đo lường: mức độ thành công hay thất bại của các kết quả then chốt có thể đo lường được không?
• A – Tính khả thi: kết quả then chốt được đặt ra liệu có tính khả thi, có thể đạt được trên thực tế hay không?
• R – Tính liên quan: những kết quả then chơt được đặt ra có liên quan, có thực sự quan trọng với mục tiêu cuối cùng?
• T – Có thời hạn: đã tiến hành đặt thời hạn hoàn thành mục tiêu hay chưa?

Trả lời được toàn bộ các câu hỏi giúp việc xác định chính xác, toàn diện và hiệu quả về kết quả then chốt được thực hiện. Điều này là hết sức cần thiết bởi nó ảnh hưởng trực tiếp tới quá trình chuyển đổi từ mô hình KPI sang OKR.

Xem thêm: So sánh mô hình OKR Mô hình S.M.A.R.T

Dùng công cụ giám sát triển khai thích hợp

Việc triển khai mô hình OKR là không hề đơn giản và dễ dàng. Nếu xét dựa trên khía cạnh con người thì không phải doanh nghiệp nào cũng có được nhân lực giỏi, có kỉ luật, văn hóa làm việc cũng như sự cam kết rõ ràng. Mỗi công ty hoạt động có định hướng, có những đặc điểm và tiềm lực khác biệt. Điều này ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình triển khai mô hình OKR.

Chuyển đổi từ KPI sang OKR cần có công cụ giám sát hiệu quả và phù hợp

Nếu xét trên phương diện phương pháp thì khó khăn từ cách thức tiến hành đặt mục tiêu, hay tới quá trình thực hiện mục tiêu là hết sức rõ ràng. Tuân thủ được đúng nguyên tắc của OKR là vô cùng khó khăn. Đảm bảo truyền cảm hứng, phải đo lường được là những khái niệm hết sức mơ hồ. Song doanh nghiệp lại không được phép thử và thất bại, không thể chờ thời gian vài tháng, thậm chí là vài quý để học hỏi được một cách áp dụng OKR phù hợp.

Bởi thế mà có khá nhiều doanh nghiệp thường kết hợp một cách hài hòa, khéo léo giữa hai mô hình KPI và OKR. Lúc đó, việc cân nhắc sử dụng một công cụ hỗ trợ xây dựng, theo dõi và đánh giá kết quả của từng mục tiêu được để ra sẽ được tiến hành thuận lợi, khoa học và thống nhất. Với nhiều phần mềm, nhiều công cụ được phát triển thì tham khảo, đánh giá chi tiết, lựa chọn dựa trên nhu cầu thực tế của doanh nghiệp cần được đảm bảo.

Mô hình quản trị OKR được áp dụng phổ biến, trở thành hình thức được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Việc chuyển đổi từ KPI sang OKR chưa bao giờ là điều dễ dàng, không thể thực hiện một sớm một chiều và cần có thông tin, kiến thức chuyên môn đầy đủ mới giúp quá trình thực hiện diễn ra thuận lợi. Tham khảo thông tin của chúng tôi để có được những tin tức hữu ích để áp dụng nhanh chóng, hiệu quả cho doanh nghiệp khi có nhu cầu