Nên quản lý thông tin khách hàng bằng Excel hay sử dụng phần mềm quản lý?

Nên quản lý thông tin khách hàng bằng excel hay phần mềm? Đây hẳn là vấn đề khiến nhiều nhà quản lý quan tâm. Một bên miễn phí và một bên mất phí, cái nào có lợi hơn, đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng hơn? Một vân đề khá nan giải cho nhiều nhà quản lý. Và ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng phân tích và đưa ra quyết định lựa chọn tốt nhất cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Quản lý thông tin khách hàng bằng Excel đem lại lợi ích gì?

Sử dụng excel hoặc Google Sheet để quản lý khách hàng là lựa chọn khá phổ biến để quản lý khách hàng của nhiều doanh nghiệp. Một công cụ hoàn toàn miễn phí có sẵn trên máy tính của bạn. Dù là loại máy tính nào đều có thể cài đặt Excel hoặc bảng tính Google Sheet một cách dễ dàng. Nhà quản lý và doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí nho nhỏ để vận hành quản lý thông tin khách hàng.

Vì sự đa dụng của bảng tính nên người dùng dễ dàng tùy biến tính năng

Với bảng Excel, bạn có thể dễ dàng thiết kế, sáng tạo ra những bảng kế hoạch, bảng quản lý thông tin khách hàng theo ý thích. Từ số lượng dòng, cột, tô màu sắc gì, kích thước ra sao, hợp nhất hay chia nhỏ lẻ ô,… Tất cả đều có thể điều chỉnh dễ dàng.

Bạn có thể quản lý riêng biệt từng nhóm khách hàng theo từng sheet khác nhau trong cùng file hoặc khác file Excel cực kỳ đơn giản. Đồng thời, bạn có thể tính toán, chỉnh sửa, đặt tên, lưu trữ ở nhiều nơi trên máy tính nhằm giúp bảo mật và tìm kiếm thông tin dễ dàng.

Với bảng Excel, bất kỳ đối tượng nào cũng có thể sử dụng được dễ dàng. Đặc biệt, khi sử dụng bảng tính Google Sheet, người dùng còn có nhiều chức năng hơn cả. Đặc biệt là chức năng lưu trữ tự động mọi thông tin dữ liệu, chia sẻ phân quyền và nhiều chức năng tuyệt vời hơn.

Sử dụng Excel vào quản lý khách hàng có thực sự hiệu quả?

Không phủ nhận những lợi ích tuyệt vời mà Excel đem lại trong quản trị thông tin khách hàng. Một công cụ hỗ trợ quản lý hoàn toàn miễn phí, đơn giản và dễ thao tác. Nhưng kèm theo đó, Excel cũng có những thiếu sót khiến hoạt động quản lý thông tin khách hàng vẫn chưa thực sự đạt được hiệu quả như mong muốn của phần đa người dùng hiện nay.

Tính năng quản lý

Excel khi áp dụng vào quản lý thông tin khách hàng chưa thực sự tiện lợi. Khi mà mỗi nhóm thông tin người dùng bắt buộc phải tự thao tác phân chia cột, hàng, các mục, các sheet, file và tệp nhất định. Càng nhiều thông tin khách hàng khác nhau thì càng nhiều tệp khách hàng khác nhau cần lưu trữ. Điều này gây mất thời gian, tốn dung lượng lưu trữ. Đôi khi lưu sai hoặc nhầm file còn khiến thất lạc thông tin dữ liệu, việc tìm kiếm lại càng vất vả hơn.

Thao tác khi sử dụng

Excel không dễ tiếp cận cho người mới

Để có thể quản lý thông tin khách hàng bằng Excel hiệu quả, bạn cần phải hiểu chuyên sâu về phần mềm này, từ cách sử dụng các tính năng, các hàm tính Excel (nếu cần tính toán). Điều này khiến nhiều người đau đầu, đặc biệt ai học kế toán thì đơn giản, nhưng với những người không có nghiệp vụ kế toán chuyên môn thì cực kỳ gian nan và đau đầu.

Đặc biệt, mọi thông tin quản lý trên Excel đều được nhập thủ công, điều này khiến người sử dụng dễ gặp rủi ro sai sót, nhầm lẫn, dẫn tới tính toán sai hoặc sai thông tin khách hàng. Đây chính là nhược điểm nguy hiểm nhất của Excel mà người dùng đang cực kỳ e ngại.

Chia sẻ, phân quyền thông tin dữ liệu

Những trường hợp file dữ liệu được gửi đi và nhận chỉ ở chế độ “chỉ đọc”, trong khi bạn cần chỉnh sửa lại không được phép. Với Google Sheet có thể cung cấp quyền để bạn thực hiện nhưng một số công thức từ bảng tính Excel tại Google Sheet lại không thể hiển thị được. Đây cũng là bất cập lớn của Excel và bảng tính.

Thậm chí, trường hợp người dùng sử dụng font chữ khi gửi từ máy tính này sang máy tính khác có thể gặp tình trạng lỗi font, không xem được dữ liệu,…

Tính bảo mật

Các thông tin được quản lý bằng Excel có tính bảo mật kém, chỉ cần mở được máy tính là có thể tìm kiếm mọi dữ liệu của bạn. Khi máy tính có vấn đề liên quan tới bộ nhớ, hỏng hóc, mất máy tính,… toàn bộ thông tin dữ liệu bạn lưu trữ trong máy tính có nguy cơ mất, thất thoát, rò rỉ rất cao.

In ấn dữ liệu

Sao lưu của Excel cũng khiến nhà quản lý đau đầu. Người dùng khó khăn trong việc in ấn dữ liệu, biểu mẫu, hợp đồng và kiểm soát các thông tin. Bởi mọi thông tin trong Excel bị phân tán, không được sắp xếp một cách thống nhất và khoa học.

Mời bạn tham khảo thêm: Cách thu thập thông tin khách hàng chất lượng đến từng data

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng – Giải pháp tối ưu thay thế Excel

Dù có thể sử dụng cho việc quản lý thông tin khách hàng, nhưng Excel lại không phải công cụ chuyên biệt và đáp ứng tốt mọi nhu cầu sử dụng. Đòi hỏi phải có một công cụ đặc thù riêng cho hoạt động quản lý thông tin khách hàng. Và đây chính là công việc của các phần mềm quản lý khách hàng (CRM).

Một giải pháp thay thế giúp giải quyết mọi bất cập mà bạn đang gặp phải khi sử dụng bảng tính Excel và Google Sheet để quản lý thông tin khách hàng. Và với phần mềm CRM, bạn sẽ tận dụng tối đa các tính năng, cải thiện hiệu suất và quản lý dữ liệu khách hàng hiệu quả hơn gấp nhiều lần.

Bạn sẽ thấy rõ hơn tính ưu việt của phần mềm CRM so với việc quản lý thông tin khách hàng bằng Excel thông qua bảng so sánh cơ bản dưới đây:

CRM trở thành một lựa chọn thông minh khắc phục toàn bộ những tồn đọng, thiếu sót và hạn chế của Excel khi quản lý khách hàng. Và đây cũng là giải pháp lâu dài dành cho các doanh nghiệp đang có dự định phát triển quy mô, cải thiện chất lượng quản lý và hoạt động kinh doanh.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng

Phần mềm quản lý thông tin khách hàng CRM

Quản lý đồng bộ dữ liệu khách hàng trong 1 màn hình

Mọi thông tin liên quan tới khách hàng đều được lưu trữ tập trung trong phần mềm với đầy đủ các trường từ: họ tên, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, thông tin liên lạc,… trên một màn hình duy nhất. Chỉ 1 cái nhấp chuột có thể xem trọn vẹn về một khách hàng.

Nhờ có phần mềm quản lý, bạn không cần thêm thắt nhiều cột, sheet, kéo mỏi tay để tìm kiếm và theo dõi hết các thông tin liên quan đến khách hàng nữa.

Tương tác với khách hàng dễ dàng hơn

Nhiều file nhiều tệp, thông tin kéo dài khiến bạn khó theo dõi, quản lý khách hàng. Để tương tác bạn sẽ phải chủ động liên lạc và cập nhập thông tin khách hàng thường xuyên. Nhưng với CRM, bạn sẽ “dễ thở” hơn nhiều.

Việc quản lý đồng bộ thông tin khách hàng giúp nhà quản lý, nhân viên bán hàng có thể hiểu rõ về khách hàng, xây dựng chân dung khách hàng chi tiết, rõ ràng hơn. Từ đó, nhà kinh doanh có thể tiếp cận khách hàng phù hợp, đáp ứng đúng nhu cầu khách hàng và tạo thêm nhiều cơ hội chuyển đổi cao.

Mọi thông tin về hoạt động khách hàng, dữ liệu cá nhân đều được theo dõi, thông báo đầy đủ. Giúp bạn có thể chăm sóc khách hàng, tạo các chiến dịch tiếp thị hiệu quả hơn bao giờ hết.

Nhật ký hoạt động cập nhật theo thời gian thực

Phần mềm CRM giúp cho việc lưu trữ thông tin khách hàng trực quan hơn

Nếu đây là hạn chế không thể khắc phục của Excel thì bạn đã có giải pháp rồi đây. Người dùng có thể ghi lại toàn bộ nhật ký hoạt động của khách hàng mình phụ trách, lên lịch nhắc nhở và các ghi chú cần thiết mà không bị giới hạn. Nhờ có nhật ký hoạt động khách hàng, người quản lý dễ dàng xác định nhu cầu, lên kế hoạch hành động, không bỏ sót một cơ hội và bước đi.

Dễ dàng phân quyền và bảo mật tốt hơn

Dễ dàng phần quyền và bảo mật tốt là điểm nổi trội của Phần mềm quản lý khách hàng CRM

Việc phân quyền, chia sẻ và chỉnh sửa dữ liệu nhận từ người khác trên bảng tính Excel khó khăn thì với phần mềm CRM, bạn sẽ thực hiện dễ dàng hơn. Các phần mềm cho phép phân quyền, trao quyền ở một mức độ nhất định theo từng đối tượng, giúp nhà quản lý kiểm soát mọi hoạt động và thông tin khách hàng một cách tốt nhất.

Đặc biệt, toàn bộ thông tin dữ liệu khách hàng đều được lưu trữ trong một công cụ duy nhất, không tách biệt, quản lý điện toán đám mây dù máy tính bạn gặp vấn đề, không có internet, bạn sử dụng thiết bị khác,… mọi trường hợp đều không lo lắng về tính bảo mật.

Và đặt biệt, với những phần mềm càng thông minh, linh động thì hiệu quả quản lý sẽ càng cao. Một giải pháp hoàn hảo hơn cả cho hoạt động quản lý thông tin khách hàng chính là sử dụng phần mềm quản lý thông tin khách hàng theo yêu cầu của Mona Media.

Mona Media chuyên lập trình phần mềm theo yêu cầu cho các doanh nghiệp cần các tính năng đặc thù trong hoạt động của doanh nghiệp, giúp bạn tối ưu mọi chuyên mục, quản lý chăm sóc khách hàng theo quy trình nghiệp vụ chuẩn mực, thao tác đơn giản dễ dùng và tính bảo mật tuyệt đối.

Mọi thông tin liên hệ để được thiết kế phần mềm quản lý thông tin khách hàng của Mona Media:

Hotline: 1900 636 648

Email: info@mona-media.com

Địa chỉ: 373/226 Lý Thường Kiệt, Phường 8, Quận Tân Bình, Tp.HCM