Quy Trình Nghiệp Vụ Quản Lý Kho Hàng Hiệu Quả Cho Doanh Nghiệp

Trong quá trình hoạt động, kinh doanh của bất cứ một doanh nghiệp nào, quản hàng hóa luôn đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Khi quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng đạt được sự hiệu quả, chủ doanh nghiệp sẽ nắm bắt được tình hình chung về hàng tồn kho, tình hình sản xuất hàng hóa, kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, đây là những thông tin hết sức quan trọng mà mọi người nên quan tâm, tìm hiểu.

Quy trình quản lý kho hàng trong doanh nghiệp là gì?

Trước khi tìm hiểu sâu hơn về quy trình quản lý kho hàng thì mọi người cần hiểu rõ khái niệm về kho tại các doanh nghiệp, công ty. Kho được coi là không gian lưu trữ, bảo quản hàng hóa, nguyên liệu hay các vật tư khác thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp.

Đối với mọi tổ chức sản xuất, kinh doanh thì kho hàng là một thành phần bắt buộc bởi chúng ta cần phải liên tục lưu trữ hàng hóa, tổ chức các hoạt động nhập hàng, xuất hàng… Nhìn chung, các kho hàng sẽ là khu vực đặc biệt quan trọng, có ảnh hưởng trực tiếp tới tình hình hoạt động tổng thể của công ty.

Vậy quản lý kho hàng là gì? Quản lý kho hàng chính là quá trình nắm bắt, kiểm soát tình hình hoạt động diễn ra mỗi ngày tại kho như nhập hàng, chuyển hàng, số lượng hàng hóa còn tồn kho… Nếu áp dụng một quy trình quản lý tốt, hiệu quả thì chúng ta có thể tiết kiệm được một khoản chi phí cực kỳ đáng kể.

Quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý hàng nhập kho của doanh nghiệp

Quản lý hàng nhập vào

Quy trình Put-Away (nhập hàng vào kho) cần dựa trên khá nhiều yếu tố. Trong đó, ban lãnh đạo của doanh nghiệp cần tính toán về nhu cầu chung của hệ thống, từ đó đưa ra quyết định cuối cùng. Cả quá trình này đòi hỏi chúng ta phải quản lý số lượng hàng hóa, vật tư có sẵn trước đó trong kho lưu trữ.

Nếu có thể tính toán nhập hàng chính xác, doanh nghiệp sẽ không rơi vào tình trạng thiếu hàng hóa kinh doanh, thiếu vật tư sản xuất và cũng tránh được sự ùn tắc hàng trong kho.

Tiến hành nhập hàng và ghi sổ

Đối với các doanh nghiệp lớn, mọi quyết định nhập hàng đều mang giá trị rất cao. Vì thế, trong khi nhập sản phẩm vào kho, chúng ta cần làm một công việc hết sức quan trọng đó là ghi chép thông tin.

Hiện nay, đa phần các sản phẩm, hàng hóa đều được đánh mã QR, đây là cơ sở khá thuận lợi để quản lý kho nắm rõ được số lượng, chủng loại hàng hóa nhập vào. Thông tin này có vai trò không thể thiếu nếu doanh nghiệp muốn thực hiện một quy trình quản lý kho hàng hiệu quả, tránh tình trạng thất thoát vật tư, hàng hóa xảy ra.

Quá trình lưu kho

Quản lý hàng hóa chặt chẽ, khoa học

Sau khi đã nhập xong sản phẩm, hàng hóa, vật liệu vào kho thì việc quản lý chúng là điều tiếp theo mà ta cần quan tâm. Những sản phẩm trong kho chính là hàng hóa mà doanh nghiệp kinh doanh, bán cho khách hàng trong tương lai, vì thế, việc bảo quản chúng an toàn, khoa học là điều tối quan trọng.

Hiện nay, việc quản lý hàng hóa trong kho không quá khó khăn bởi chúng ta có khá nhiều công cụ hỗ trợ như mã vạch, camera theo dõi, hệ thống WMS,…

Lưu ý về công tác cháy nổ

Trên thực tế, để đảm bảo an toàn cho sản phẩm, các kho hàng đều được giữ gìn vệ sinh sạch sẽ, khô ráo. Tuy nhiên, nguy cơ cháy nổ luôn là yếu tố cực kỳ nguy hiểm mà người quản lý cần phải đề phòng. Đặc biệt, tại các kho hàng lớn thì việc xảy ra cháy nổ sẽ để lại những hậu quả nghiêm trọng về người và của.

Tất nhiên, để làm tốt điều này thì chúng ta cần tuân thủ chặt chẽ những nguyên tắc, quy định về phòng chống cháy nổ. Đây là điều kiện cần thiết để đảm bảo an toàn cho các doanh nghiệp trong quá trình hoạt động kinh doanh.

Tuân thủ quy tắc 5S trong quản lý kho hàng

Nếu đã từng tham gia các công việc liên quan tới quản lý kho hàng, sản phẩm thì chắc chắn bạn phải biết tới quy tắc 5S. Đây là một điều hết sức quan trọng và có thể được coi là trách nhiệm của mỗi nhân viên quản lý cũng như chủ doanh nghiệp.

Quy tắc 5S được hiểu một cách đơn giản đó là: Sàng lọc- Sắp xếp- Sạch sẽ- Săn sóc- Sẵn sàng. Tất nhiên, những yếu tố này điều hướng tới sự an toàn về chất lượng hàng hóa, sản phẩm tại các kho hàng. Đồng thời, nó cũng mang lại sự thuận lợi cho doanh nghiệp khi đưa các sản phẩm này đến với thị trường.

Quá trình xuất hàng hóa

Tất nhiên, sau quá trình nhập hàng, bảo quản, lưu trữ hàng hóa thì khâu cuối cùng đó chính là xuất hàng, mang các sản phẩm này đến với người tiêu dùng, đối tác.

Kiểm tra tổng lượng hàng hóa cần xuất kho

Trong quá trình xuất hàng, có hai yếu tố chính mà các doanh nghiệp cần đặc biệt chú ý đó là chất lượng và số lượng hàng hóa.

Trước tiên, sau quá trình lưu trữ, rất có khả năng sản phẩm của chúng ta bị ảnh hưởng, hư hại. Vì thế, trước khi tung ra thị trường, các nhân viên cần có trách nghiệm kiểm tra lại từng chi tiết, chất lượng của hàng hóa. Điều này sẽ có ảnh hưởng không nhỏ tới uy tín của công ty.

Ngoài ra, việc quản lý số lượng hàng hóa cần xuất kho và số lượng hàng hóa còn lại trong kho cũng là điều cần thiết. Thông tin này giúp doanh nghiệp nắm rõ được tình hình về kho hàng, tránh được nhiều rủi ro mất hàng, thất thoát sản phẩm.

Lập phiếu xuất kho

Sau khi hoàn tất các bước kiểm tra chất lượng, số lượng và được ban lãnh đạo thông qua, bộ phận kế toán của công ty sẽ có trách nghiệm làm phiếu xuất kho. Tại các kho hàng, thủ kho sẽ căn cứ vào thông tin số liệu trên giấy tờ như loại hàng hóa, vị trí, số lượng để tiến hành bốc xếp.

Kiểm kê hàng hóa

Tại các doanh nghiệp, sự chính xác luôn là yếu tố mà ban lãnh đạo, quản lý đặc biệt quan tâm bởi nó có ảnh hưởng rất lớn tới danh tiếng, uy tín của công ty. Vì vậy, trước khi được đưa ra thị trường, tới tay các nhà phân phối, khách hàng thì mọi hàng hóa xuất kho để phải trải qua quá trình kiểm kê cuối cùng.

Tại đây, đội ngũ nhân viên sẽ tiến hành công việc kiểm tra một cách cực kỳ chi tiết. Ngoài việc đảm bảo số lượng chính xác, tình trạng, chất lượng của sản phẩm là điều không thể bỏ qua.

Chúng ta cần phải rà soát từng chi tiết sản phẩm, đảm bảo mọi mặt hàng tung ra thị trường đều phải đạt được chất lượng phù hợp nhất. Đây là yếu tố mang tính quyết định, giúp công ty có được sự tin tưởng của khách hàng.

Báo cáo số liệu

Nghiệp vụ quản lý kho hàng là một công việc quan trọng đối với ban lãnh đạo, nhà quản lý của công ty, doanh nghiệp. Tuy nhiên, trên thực tế thì họ rất khó để có thời gian theo dõi trực tiếp hoạt động tại các kho hàng. Vì thế, các số liệu báo cáo chính là công cụ hữu ích nhất.

Các đơn hàng sau khi xuất kho sẽ đều được tổng hợp lại một cách chi tiết nhất về số lượng, chủng loại, các sản phẩm bị hư hỏng, không đạt chất lượng… Tư liệu này cần được ban lãnh đạo thông qua mỗi lần xuất hàng, đồng thời, nó sẽ trở thành căn cứ trong quá trình quản lý kho hàng.

Hiện nay, hầu hết quy trình tổng hợp, báo cáo và quản lý số liệu đều được thực hiện nhanh chóng, hiệu quả thông qua các hệ thống thông tin, chẳng hạn như phần mềm quản lý kho hàng.

Kết luận

Trên đây chính là những thông tin khá chi tiết, đầy đủ về một hệ thống, quy trình nghiệp vụ quản lý kho hàng tại những doanh nghiệp, công ty lớn. Hình thức quản lý khoa học này đã góp phần không nhỏ giúp nâng cao sự hiệu quả trong quá trình sản xuất, lưu trữ hàng hóa cũng như các chiến lược kinh doanh. Vì vậy, việc áp dụng quy trình quản lý các kho hàng là điều cần thiết, mang đến sự an toàn, đảm bảo cho hàng hóa, sản phẩm của chúng ta.

Xem thêm: Cách tính vòng quay hàng tồn kho đơn giản nhất