Kế hoạch nhân sự là gì? Các bước kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Đối với các công ty hay doanh nghiệp thì nhân sự đóng vai trò cốt lõi quyết định sự thành bại của tổ chức đó. Việc xây dựng một đội ngũ nhân sự chất lượng sẽ hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện được mọi kế hoạch, chiến lược đã đề ra. Vậy kế hoạch nhân sự là gì? Các bước lập kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp như thế nào? Hãy cùng Mona Software tìm hiểu trong nội dung dưới đây nhé.

Kế hoạch nhân sự là gì?

Kế hoạch nhân sự là một quá trình lên chiến lược cho doanh nghiệp do bộ phận nhân sự đảm nhiệm để đưa ra đánh giá và xác định nhu cầu nhân sự của tổ chức. Nói một cách khác, một kế hoạch quản lý nhân sự tốt giúp bạn nắm được số lượng và loại nhân viên mà doanh nghiệp của bạn cần để hoàn thành mục tiêu của mình.

Tùy vào từng doanh nghiệp khác nhau mà kế hoạch nhân sự cũng sẽ khác nhau, có thể bao gồm toàn bộ doanh nghiệp hoặc áp dụng cho các nhóm hay phòng ban nhỏ hơn và thậm chí kể cả các dự án cá nhân.

Lợi ích của bản kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Cắt giảm chi phí nhân sự

Lợi ích đầu tiên phải kể đến chính là việc giảm chi phí nhân sự, bạn có thể tiết kiệm tiền với một bản kế hoạch nhân sự thật sự rõ ràng. Mẫu kế hoạch nhân sự của công ty sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quát về cơ cấu các vị trí hiện có, hỗ trợ bạn tìm được các vị trí mới cho nhân viên trong doanh nghiệp của mình. Ngoài ra, một bản kế hoạch nhân sự sẽ bao gồm cả các phương pháp, chiến lược đào tạo giúp nâng cao được năng suất làm việc, chuyên môn của nhân viên.

Tăng cơ hội phát triển

Đây là một lợi ích vô cùng quan trọng của kế hoạch nhân sự bởi việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn mở rộng đội ngũ nhân sự hiện tại và xây dựng một cơ cấu hiệu quả hơn. Điều này giúp bạn tăng cơ hội phát triển và tạo ra một khuôn khổ cho tương lai.

Cơ cấu công ty có tổ chức hơn

Với một kế hoạch đã được vạch sẵn, bạn sẽ có thể tạo ra được một cấu trúc có tổ chức cho doanh nghiệp của mình. Từ đó giúp công ty sở hữu được nhóm nhân sự hoạt động mạnh mẽ, chuyên nghiệp hơn. Nếu nhân viên làm tốt, điều này cũng có thể giúp nhóm bạn lập kế hoạch cho nhóm nhân viên thăng chức và đề xuất tăng lương dễ dàng.

Xem thêm: Cách tính lương cho nhân viên chính xác nhất

Các bước kế hoạch nhân sự cho doanh nghiệp

Xác định mục tiêu kinh doanh

Bước đầu tiên của việc lập kế hoạch nhân sự, bạn cần xác định mục tiêu của doanh nghiệp từ tổng quát đến chi tiết. Việc sử dụng các mục tiêu kinh doanh sẽ giúp cho bạn hiểu rõ được các mục tiêu sắp tới của công ty để từ đó có thể sắp xếp nhân sự làm việc sao cho phù hợp nhất. Vì vậy, bạn cần cân nhắc kỹ được kết quả, phương hướng hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp để từ đó phân bổ nhân sự sao cho phù hợp nhất.

Xác định tình hình nhân sự hiện tại trong doanh nghiệp

Muốn lập kế hoạch nhân sự hoàn hảo, bạn cần phải nắm rõ được môi trường nhân sự hiện tại của mình và xây dựng được nghệ thuật quản lý nhân viên phù hợp. Để xác định được số lượng nhân sự, tình hình làm việc của nhân sự hiện tại của công ty thì bạn nên lưu trữ trên một nền tảng để có thể dễ dàng trong việc tìm kiếm và quản lý. Khi bạn đã hợp nhất được dữ liệu thì bạn có thể đưa ra các đánh giá tổng quát về môi trường nhân sự hiện tại một cách nhanh chóng và bắt đầu thu thập thông tin chi tiết hữu ích từ dữ liệu.

Một số tiêu chí đánh giá tình hình nhân sự hiện tại ở doanh nghiệp:

• Số lượng nhân viên
• Phân bổ nhân viên (quy mô phòng ban và nhóm làm việc)
• Kỹ năng và năng lực trong lực lượng nhân sự
• Những nhân viên có hiệu suất cao và các nhà lãnh đạo tiềm năng
• Những nhân viên có hiệu suất thấp hoặc “rủi ro chuyến bay”, những nhân viên có thể chỉ ra doanh thu
• Tuổi và nhiệm kỳ của nhân viên (để dự báo số lượng nhân sự nghỉ hưu)

Dự báo nhu cầu nhân sự

Khi đã đánh giá được tình hình nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, bạn cần đưa ra một số dự báo về nhu cầu nhân sự trong tương lai của mình. Để đưa ra được đánh giá chính xác nhu cầu nhân sự trong tương lai thì bạn cần xem xét vào một số nhân tố có ảnh hưởng đến quyết định, cơ hội nhân sự bao gồm:

• Mục tiêu kinh doanh
• Tỷ lệ doanh thu và dự báo
• Ra mắt sản phẩm mới
• Các thay đổi trong nền kinh tế
• Đầu tư kinh doanh (ví dụ: đầu tư công nghệ mới)
• Chi phí lao động trong ngành
• Tỷ lệ thất nghiệp

Tất cả các nhân tố bên trong và bên ngoài này có thể ảnh hưởng đến lực lượng lao động và nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp.

Phân tích xu hướng

Phân tích xu hướng hoạt động là phương pháp hiệu quả đối với các doanh nghiệp đã thành lập và hoạt động được vài năm. Tức là các dữ liệu lịch sử sẽ được lưu lại để đưa ra dự đoán nhu cầu trong tương lai.

Để thực hiện phương pháp phân tích xu hướng, hãy bắt đầu bằng cách thu thập dữ liệu. Bạn cần phải tập trung vào việc thu thập thông tin trong ít nhất 5 năm qua — tất nhiên bạn cũng có thể muốn quay lại khoảng 10 năm nữa. (Hãy luôn nhớ rằng kích thước mẫu càng lớn thì kết quả dự đoán càng chính xác.)

Thu thập dữ liệu về một số yếu tố sau:

• Những mô hình tuyển dụng và nghỉ hưu
• Chuyển khoản và khuyến mãi
• Nhân viên điều chuyển
• Số năm công tác
• Kỹ năng và trình độ
• Nhân khẩu học của nhân viên
• Giáo dục
• Kinh nghiệm làm việc của nhân sự trong quá khứ

Khi bạn đã thu thập đầy đủ dữ liệu cần thiết, bạn có thể thực hiện phân tích dữ liệu đó để hiểu tỷ lệ doanh thu cũng như khám phá ra được xu hướng hoặc mô hình giữa các tập dữ liệu.

Phân tích tỷ lệ

Đây được coi là phương pháp dự báo có mục đích kép vừa dự đoán được chính xác nhu cầu nhân sự vừa so sánh kết quả dự báo với tiêu chuẩn ngành. Với những doanh nghiệp trẻ thì đây là một lợi thế lớn mà bạn nên áp dụng, giúp doanh nghiệp có được cái nhìn sâu sắc hơn về các xu hướng nhân sự trong tương lai.

Một doanh nghiệp có thể thực hiện tính toán tỷ lệ giữa các yếu tố kinh doanh như dự đoán doanh thu bán hàng trong tương lai và yêu cầu về số lượng nhân sự.

Phân tích khoảng cách

Bước tiếp theo là bạn nên tiến hành so sánh môi trường nhân sự hiện tại và đưa ra các dự đoán nhân sự trong tương lai để biết được nhân viên của bạn hiện đang ở đâu và mong muốn của họ là gì. Tại bước này bạn cần chú ý liệu nhân sự của mình cần những kỹ năng nào để đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh hoặc bạn cần sự hỗ trợ nào của nhân sự để hoàn thành mục tiêu đặt ra của doanh nghiệp không. Hiểu một cách đơn giản, khoảng cách trong lực lượng lao động sẽ bao gồm các yếu tố: chuyên môn, số lượng người, nhân viên có đang làm đúng vị trí.

Lưu ý: Cần phải xem những khoảng trống này là cơ hội để bạn tạo ra trạng thái lý tưởng giúp đạt được mục tiêu. Dưới đây là một số yếu tố bạn nên cần cân nhắc:

• Việc phân tích có giúp bạn hỗ trợ được các mục tiêu của doanh nghiệp khi so sánh trạng thái kết thúc với trạng thái hiện tại hay không
• Điều chỉnh nhân sự hiện tại của doanh nghiệp
• Lựa chọn nhân viên có chuyên môn phù hợp với doanh nghiệp

Tiến hành lập kế hoạch nhân sự

Sau khi đã phân tích xong, giờ đây bạn đã có thể lập được một kế hoạch nhân sự hoàn chỉnh. Một kế hoạch quản lý nguồn nhân lực hoàn hảo sẽ bao gồm:

• Đề xuất cho một chương trình đào tạo để training cho nhân viên hiện tại các kỹ năng mới
• Các chính sách kế nhiệm nhằm hợp lý hóa việc thăng chức, tăng lương hoặc giảm lương sau khi nhân viên nghỉ hưu
• Bao gồm các vị trí chức danh của công việc đó, mô tả công việc và ngân sách tuyển dụng nhân viên.

Đánh giá và hoàn thiện kế hoạch nhân sự

Bước cuối cùng, bạn thực hiện việc đánh giá và hoàn thiện kế hoạch. Bước này đóng vai trò như một cách thức giúp bạn sắp xếp hợp lý các quy trình tuyển dụng, xác định tài năng nổi bật trong tổ chức và đạt được các mục tiêu khác nhau của công ty. Tùy vào nhu cầu của doanh nghiệp, kế hoạch nhân sự của bạn có thể linh hoạt theo thay đổi của doanh nghiệp. Nên nhớ rằng kế hoạch của bạn cần phải phù hợp với bạn và phải được xem xét các lựa chọn thay thế nếu như kế hoạch đó hoạt động thực sự không tốt như những gì bạn kỳ vọng.

Có thể thấy, việc lập một kế hoạch nhân sự có ảnh hưởng trực tiếp đến kế hoạch lãnh đạo tổ chức, tuyển dụng của các nhà quản lý và các nhà lãnh đạo nhân sự. Vì vậy, xây dựng một kế hoạch nhân lực là chìa khóa thành công đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người và phù hợp với mọi doanh nghiệp.