Onboarding là gì? Quy trình triển khai Onboarding hiệu quả

Mỗi một doanh nghiệp khi sở hữu được đội ngũ nhân viên giỏi là điều vô cùng khó khăn, có nhiều thử thách cần phải vượt qua. Tuyển được nhân viên tốt đã khó, giữ chân được họ càng không hề đơn giản. Và muốn có được kết quả tốt, duy trì được bộ máy nhân lực chuyên nghiệp, chất lượng thì tập trung vào Onboarding là bước quan trọng đầu tiên cần thực hiện. Hiểu về Onboarding là gì? Cũng như quy trình triển khai Onboarding sao cho hiệu quả trở thành những yêu cầu cơ bản mà người quản lý, lãnh đạo trong từng doanh nghiệp cần nắm bắt đầy đủ.

Onboarding là gì?

Onboarding có thể hiểu một cách cơ bản và đơn giản chính quá trình tiếp nhận nhân viên mới. Quá trình này khi thực hiện đảm bảo giúp nhân viên có thể hòa nhập nhanh chóng, dễ dàng hơn với môi trường làm việc của tổ chức. Từ chuyên môn, hay văn hóa doanh nghiệp đều có thể làm quen, tiếp cận tốt nhất. Nhờ vậy, có thể làm việc chủ động, đạt kết quả cao và cảm giác thoải mái là điều được đảm bảo tốt nhất.

Mỗi nhân viên mới sau khi được tuyển dụng vào doanh nghiệp sẽ được bổ sung thêm kiến thức chuyên môn, cũng như kỹ năng, hành vi chuẩn mực cần thiết hỗ trợ cho công việc trong tương lai. Onboarding là việc đảm bảo giúp nhân viên có thể hòa nhập nhanh chóng vào một môi trường mới. Điều này có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo nên những thành tựu, thành tích vượt trội cho mỗi đơn vị, từng công ty.

Ở từng doanh nghiệp hiện nay thì quy trình Onboarding có những khác biệt, những thay đổi nhất định. Khác biệt này tới chủ yếu do quy mô tuyển dụng, cũng như quy trình làm việc của từng nơi có những thay đổi, không có sự tương đồng. Không chỉ vậy, Onboarding còn chịu ảnh hưởng bởi sự hòa đồng, tích cực của đội ngũ nhân lực hiện có của doanh nghiêp nữa.

Lợi ích khi triển khai Onboarding là gì?

Việc triển khai Onboarding hiện nay được nhiều đơn vị hết sức chú ý. Trong thực tế, với quy trình Onboarding khi được áp dụng cho nhân viên mới mang tới nhiều giá trị, những lợi ích lớn.

Tiết kiệm chi phí hoạt động

Một quy trình Onboarding khi triển khai chuẩn xác và đúng đắn mang tới rất nhiều những giá trị. Nhân viên mới khi bắt đầu làm việc trong doanh nghiệp dễ dàng, thuận lợi trong việc làm quen với công việc nhanh hơn bình thường. Chi phí cho đào tạo, cải thiện năng lực của mỗi nhân viên sẽ được giải quyết, tránh việc phải tốn quá nhiều về thời gian, hay chi phí ở mức tốt nhất.

Giảm thiểu lo âu cho nhân viên

Mỗi một cá nhân cụ thể khi tới với môi trường hoàn toàn mới mẻ, với những người xa lạ thì lo âu, lạ lẫm là điều hiển nhiên, không thể tránh khỏi. Nhân viên mới đối diện với stress, hay lo lắng sẽ khó hòa nhập, cũng không thể hoàn thành tốt được các công việc được giao. Điều này ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của doanh nghiệp.

Vì vậy, làm sao để giảm thiểu tối đa tình trạng những suy nghĩ tiêu cực này xuất hiện là yêu cầu cơ bản cần được chú ý. Quy trình Onboarding lúc này sẽ như là một giải pháp, mở ra cầu nối để kết nối nhân viên mới với tổ chức. Làm quen với công việc, với con người, cũng như thích nghi với văn hóa của công ty trở nên dễ dàng hơn.

Khởi đầu tại một một trường mới thuận lợi, suôn sẻ giúp mỗi nhân viên sớm làm quen, có thể hoàn thành tốt được mọi công việc theo yêu cầu, theo đòi hỏi thực tế. Thời gian để thích nghi với công ty giảm xuống, không chỉ vậy đó còn là việc đảm bảo tránh được những tâm lý tiêu cực có khả năng xảy ra.

Xem thêm: Hướng dẫn giao việc cho nhân viên

Giảm thiểu tỉ lệ nghỉ việc

Quy trình Onboarding khi triển khai chuẩn xác và phù hợp giúp định hướng, tạo điều kiện để nhân viên làm việc, cũng như phát triển bản thân ở mức tối đa. Chính điều kiện làm việc lý tưởng là một yếu tố quan trọng giúp giữ chân khách hàng. Xây dựng được lòng tin, sự hài lòng giúp gắn kết họ một cách sâu sắc với tổ chức. Duy trì hoạt động ổn định lâu dài, hiệu quả cho công ty là điều mà người quản lý nhân sự có thể kiểm soát được.

Sẽ chẳng ai muốn phải thường xuyên tuyển dụng nhân lực thiếu hụt cho doanh nghiệp. Bởi thế, hỗ trợ từng nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc của công ty bằng cách triển khai Onboarding trở thành giải pháp lý tưởng. Qua đó, có được đội ngũ nhân viên chính thức đông đảo, đầy đủ, chuyên môn giỏi và nhiệt huyết trở nên đơn giản và dễ dàng hơn.

Các bước quy trình triển khai Onboarding hiệu quả

Triển khai Onboarding cần thực hện theo đúng các bước, chuẩn quy trình mới mang lại kết quả cao. Trong đó, những bước quan trọng cần thực hiện chính là:

Xác định giá trị cốt lõi của Onboarding là gì?

Trước khi triển khai quy trình Onboarding thì xác định giá trị cốt lõi là việc đầu tư mà doanh nghiệp cần làm. Đây là công việc của nhà quản lý, hoặc những chuyên viên nhân sự. Trong đó, những vấn đề chính cần xác định làm cơ sở cho việc triển khai quy trình Onboarding sẽ là:

• Những thông tin mà nhân viên mới cần biết về công việc tại doanh nghiệp.
• Ấn tượng muốn tạo dựng cho nhân viên mới về doanh nghiệp là gì?
• Xác định chính sách, các thủ tục quan trọng yêu cầu nhân viên phải nắm rõ.
• Những thông tin cần cung cấp tạo cảm giác thoải mái, trân trọng cho nhân viên.

Từ những giá trị cốt lõi khi đã được xác định rõ ràng việc xây dựng, triển khai quy trình Onboarding sẽ thuận lợi, mang lại độ chính xác cao hơn rất nhiều. Thực hiện thuận lợi, giúp nhân viên cảm thấy thoải mái và hài lòng đều được đảm bảo tốt.

Chuẩn bị Pre-boarding

Mang tới những trải nghiệm Pre-boarding cho nhân viên là một điều quan trọng. Việc xây dựng Onboarding cần có sự chuẩn bị một cách đầy đủ, chi tiết và kỹ càng:

• Thời điểm trước khi nhân viên tới làm khoảng 1 tuần: chuẩn bị chỗ ngồi, đồng phục, thẻ nhân viên, hay thiết bị hỗ trợ cho công việc, các giấy tờ cần thiết,… là việc bắt buộc cần làm. Chuẩn bị sớm, đầy đủ để việc chào đón nhân viên mới diễn ra suôn sẻ, thể hiện được sự chuyên nghiệp, chu đáo của doanh nghiệp. Đây là bước đầu tiên trong quy trình Onboarding.
• Thời điểm trước khi nhân viên tới làm 1 ngày: hãy chuẩn bị một món quà tặng nho nhỏ như tấm thiệp, sổ tay, bút viết, đồng phục, hay cung cấp thêm thông tin giới thiệu về doanh nghiệp, giá trị cốt lõi và phương châm hướng tới, hay thông tin về các phòng ban,… để cung cấp cho nhân viên mới khi họ tới làm.

Ngày làm việc đầu tiên của nhân viên

Trong quy trình Onboarding thì ngày đầu tiên làm việc của một nhân viên mới được tuyển dụng cần đảm bảo giúp họ xác định được tầm nhìn trước mắt. Bên cạnh đó, cũng giới thiệu, cung cấp thông tin giúp họ biết được nhiệm vụ công việc chính của mình trong doanh nghiệp, tương tác liên tục.

Sắp xếp lịch trình khoa học, hợp lý để có thể tăng được tối đa năng suất, cải thiện tình hiệu quả. Làm quen với doanh nghiệp nhanh chóng là cách để quy trình Onboarding được triển khai thuận lợi, thành công.

Khi nhân viên đã vào làm việc chính thức

Theo quy trình Onboarding thì thường trong khoảng 1 – 3 tháng đầu bộ phận nhân sự cần liên lạc, tiếp cận để đánh giá về độ hài lòng, gắn kết của nhân viên với công việc mới. Đồng thời, cập nhật đánh giá hiệu quả làm việc cũng cần được chú ý nắm bắt đầy đủ.

Qua thời điểm nhân viên mới vào làm việc khoảng 6 tháng cần đánh giá xem họ có thực sự là người phù hợp, là một mảnh ghép lâu dài cho doanh nghiệp mình hay không.

Quy trình Onboarding là cần thiết đối với quản lý, với chuyên viên nhân sự. Việc tuyển dụng, giúp nhân viên mới tiếp cận và làm quen với môi trường làm việc của doanh nghiệp nhanh chóng và hiệu quả hơn là điều được đảm bảo. Qua đó, mỗi doanh nghiệp sẽ sớm sở hữu được nguồn lực chất lượng, làm việc ổn định và trung thành. Với những chia sẻ trên hy vọng sẽ giúp bạn hiểu được Onboarding là gì? Và các bước triển khai sao cho hiệu quả. Chúc bạn thành công !