Horenso là gì? Ứng dụng nguyên tắc Horenso trong làm việc nhóm

Rất khó để hoàn thành tốt một công việc đạt hiệu quả cao nếu bạn làm việc một mình. Vì vậy cách tốt nhất đem lại hiệu quả và đạt năng suất cao đó là teamwork. Làm việc nhóm đòi hỏi bạn phải có sự tương tác giữa các thành viên và kỹ năng teamwork. Horenso một trong những phương pháp được áp dụng nhiều nhất khi làm việc nhóm, bài viết dưới đây của Mona Software sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về Horenso là gì.

Horenso là gì?

Horenso được biết đến là một phương pháp làm việc nhóm được phát triển bởi người Nhật. Họ luôn thực hiện các công việc theo nhóm và sử dụng giao tiếp trong khi làm việc. Điều này làm giúp họ tiết kiệm được công sức và thời gian bỏ ra mà vẫn đạt được hiệu quả tối ưu.

Hiện nay các nhà tuyển dụng ngoài tìm những người biết thiết kế Workflow, họ cũng rất tập trung vào việc tìm những người có khả năng làm việc nhóm hiệu quả hơn người có kỹ năng cá nhân. Nếu như bạn luôn làm việc đơn độc một mình hay thích làm việc một mình hơn làm việc nhóm thì bạn nên suy nghĩ lại.

Khi làm việc một mình bạn phải bỏ ra rất nhiều công sức và thời gian để hoàn thành một dự án. Có thể dự án của bạn được phê duyệt và đánh giá tốt nhưng đôi khi lại không may mắn như vậy. Vì dự án của bạn không có nhiều màu sắc và luôn mang một yếu tố chủ quan của riêng bạn.

Với teamwork thì khác, tất cả các ý kiến hay những sáng tạo đều được ghi nhận và kết hợp một cách hài hòa vào dự án. Vì vậy dự án được hoàn thành với những ý tưởng độc lạ, thuyết phục sếp của bạn. Và thời gian làm việc cũng được rút ngắn bạn sẽ có thêm thời gian làm những công việc khác.

Tuy nói là vậy nhưng để làm việc nhóm hiệu quả không hề dễ dàng, chín người mười ý. Phương pháp Horenso là một công cụ tốt giúp kết nối các nhân viên lại với nhau, liên kết thông tin nội bộ lại với nhau tạo thành một thể thống nhất không rời rạc.

Xem thêm: Quản lý luồng công việc dự án bằng phương pháp Kaban

Áp dụng Horenso vào công việc như thế nào?

Như vậy bạn đã biết Horenso sử dụng vào việc gì, nhưng cụ thể hơn Horenso áp dụng cho những công việc nào, cùng tìm hiểu nhé.

Thực hiện báo cáo công việc 

Khi làm việc bạn luôn phải thực hiện các bản báo cáo trong suốt quá trình diễn ra công việc với cấp trên. Các bản báo cáo được lập định kỳ theo tuần hay theo tháng báo cáo chi tiết về hoạt động và các kết quả đạt được của công việc.

Việc chủ động hoàn thành bản báo cáo và một bản báo cáo chất lượng khiến bạn gây ấn tượng với sếp. Tuy nhiên để làm được một bản báo cáo khiến sếp ưng ý lại không hề dễ dàng. Để tránh phải làm đi làm lại và bị sếp phàn nàn về báo cáo bạn hãy áp dụng ngay phương pháp Horenso:

• Chú ý đến thời điểm lập báo cáo: thời điểm lập báo cáo rất quan trọng nó quyết định nội dung báo cáo. Bạn nên lập báo cáo vào lúc kết thúc một công việc nào đó trong dự án. Vì nếu bạn lập vào giữa chừng thì nội dung trong báo cáo vô cùng sáo rỗng do không có một kết quả cụ thể nào để đánh giá công việc.
• Thể hiện nội dung: nội dung trong bản báo cáo cần được chọn lọc và thể hiện một cách khoa học. Bạn không nên trình bày báo cáo quá dài mà đi vào trọng tâm của bản báo cáo để người đọc thấy ngay ý muốn của bạn. Tuy nhiên vẫn phải đầy đủ các mục như tiến độ công việc, phương án, kế hoạch sắp tới, …
• Lựa chọn phương thức báo cáo: có nhiều cách để bạn thực hiện bản báo cáo của mình. Theo cách thức được sử dụng rộng rãi nhất là báo cáo bằng văn bản trong đó có kết hợp các bảng biểu phân tích hay các bản báo cáo sinh động hơn bằng powerpoint, video. Sau đó bạn nộp báo cáo trực tiếp đến cấp trên hoặc gửi thư điện tử bất kỳ cách liên lạc nào tiện nhất.

Liên lạc nội bộ

Việc liên lạc thường xuyên gặp khó khăn và bất cập nên phương pháp Horenso có xây dựng kỹ năng Renraku. Renraku là một kỹ năng liên lạc trong công sở giúp tạo sự liên lạc bên trong doanh nghiệp.

Vì khi làm việc có nhiều thông tin cần trao đổi, bàn bạc qua lại giữa các bộ phận với nhau. Chúng ta không thể đi lại đến gặp để trao đổi trực tiếp vì việc đó tốn nhiều thời gian mà không đem lại hiệu quả.

Để thực hiện liên lạc bạn có thể dùng hệ thống điện thoại lắp đặt trong văn phòng. Chỉ cần bấm phím tương ứng với phòng ban bạn muốn gọi nó sẽ tự động kết nối. Hoặc bạn cũng có thể gửi fax, email để trao đổi các thông tin. Với các cách thức liên lạc này thông tin sẽ được trao đổi kịp thời và nhanh chóng, nội dung cũng được truyền tải chính xác.

Khi liên lạc chú ý tóm tắt thông tin để người nhận nắm bắt chính xác nội dung được truyền tải, không nên quá lan man gây nhiễu sóng. Kỹ năng này giúp doanh nghiệp hoạt động trơn tru và luôn đạt hiệu quả cao.

Hội ý nhóm

Mỗi một thành viên giống như một mảnh ghép trong bức tranh vậy. Phải mất một khoảng thời gian bạn mới tìm được cách ghép nhưng khi ghép chúng lại sẽ được một kết quả bất ngờ.

Trong một cuộc họp sẽ có rất nhiều các ý kiến khác nhau đôi khi là các mâu thuẫn. Vì vậy để tránh các tình huống như vậy mỗi người phải biết cách lắng nghe. Sau khi nghe ý kiến được đưa ra ta có thể đóng góp ý kiến của mình đưa ra những lời đề nghị và thống nhất quan điểm.

Khi các nhân viên tìm chung được tiếng nói kết quả làm việc sẽ được nâng cao. Do đó phương pháp thảo luận, hội ý nhóm là vô cùng cần thiết. Một dự án không thể có nhiều hướng đi điều đó khiến dự án trở nên thất bại. Chúng ta cần thống nhất các quan điểm, ý kiến giữa các nhân viên điều đó cũng cải thiện không khí làm việc.

Lợi ích nhận được khi thực hiện nguyên tắc Horenso

Phương pháp Horenso như hệ thống internet kết nối các bộ phận với nhau thành một thể thống nhất. Công việc luôn được hoàn thành tốt do sự chủ động và tinh thần làm việc của nhân viên được nâng cao.

Không khí làm việc trong công ty cũng là một yếu tố tác động đến tinh thần làm việc của nhân viên. Làm việc nhóm hiệu quả sẽ vô hình dung rút ngắn khoảng cách giữa sếp và nhân viên. Khi làm việc bạn không phải quá chú trọng vào thái độ của quản lý mới dám đóng góp ý kiến. Mọi người bình đẳng có thể đưa ra những nhận xét, đề xuất cho các phương án chưa được hợp lý.

Kỹ năng làm việc nhóm không chỉ đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp mà chính bản thân bạn cũng được rèn dũa. Qua các kỹ năng làm việc nhóm theo Horenso bạn học được cách đối thoại và lắng nghe mọi người. Chỉ số EQ của bạn nâng cao khi bạn biết cách thuyết phục cũng như khả năng nhìn nhận ý kiến của ai đó.

Nguyên tắc Horenso cũng có thể được áp dụng cho các công việc trong cuộc sống hàng ngày. Nếu bạn còn là học sinh, sinh viên bạn có thể dùng phương pháp Horenso để làm bài tập nhóm hiệu quả hơn. Hay bất cứ công việc nào đòi hỏi kỹ năng làm việc nhóm. Chỉ cần áp dụng phương pháp này đúng cách bạn sẽ nhanh chóng thấy được kết quả mà nó đem lại.

Từ giờ bạn sẽ không cần lo lắng khi nghe đến ba chữ “làm việc nhóm” nữa. Vì bạn đã có một công cụ vô cùng tuyệt vời, hãy sử dụng nó để hoàn thành công việc của bạn một cách tốt nhất. Chúc bạn thành công áp dụng phương pháp Horenso này và luôn đạt hiệu quả cao trong công việc nhé.