CSF là gì? Lợi Ích Khi Kết Hợp CSF Và KPI Trong Quản Trị Mục Tiêu

Quản trị theo mục tiêu là một trong những phần quan trọng nhất của một kế hoạch kinh doanh dài hạn hoặc dự án ngắn hạn. Muốn quản trị được đúng và hiệu quả thì không thể thiếu được CSF và KPI. Vậy CSF là gì? Lý do mà nhà quản trị nên kết hợp cả CSF và KPI trong quản trị mục tiêu?

CSF là gì?

CSF là gì? Đây là từ viết tắt của Critical Success Factor. Cụm từ mang nghĩa là “yếu tố thành công then chốt”. Đây là một thuật ngữ quản lý để chỉ yếu tố cần thiết cho một tổ chức hoặc dự án để đạt được sứ mệnh đề ra. Thuật ngữ này ban đầu được sử dụng trong thế giới phân tích dữ liệu và phân tích kinh doanh. Ví dụ, một CSF cho một dự án xây dựng ứng dụng giải trí trên điện thoại thông minh thành công là sự tham gia của người dùng.

Để đạt được mục tiêu, họ cần nhận thức được từng yếu tố thành công chính (KSF); sự khác biệt giữa các yếu tố chính này và vai trò khác nhau của lĩnh vực kết quả chính (KRA).

Cụm từ này thường được sử dụng trong việc lập kế hoạch kinh doanh dài hạn hoặc trong dự án ngắn hạn. CSF có thể chia thành các hạng mục khác nhau. Chẳng hạn như tiếp thị, nhân sự, quản lý, thực thi và tài chính. 

Yếu tố thành công then chốt của một kế hoạch hay dự án không chỉ là một mà có thể nhiều hơn con số đó. Xác định các CSF phù hợp là một trong những yếu tố quyết định sự thành công cuối cùng. 

Phân loại CSF trong doanh nghiệp

Những yếu tố thành công then chốt trong kế hoạch được chia thành 4 loại chủ yếu sau đây: 

Yếu tố ngành bao gồm kết quả của những đặc điểm trong môi trường ngành của doanh nghiệp. Đây là những điều doanh nghiệp phải làm để duy trì khả năng cạnh tranh trong thị trường của mình. Các yếu tố ngành chủ yếu đó là: 

• Khách hàng
• Nhà cung cấp
• Đối thủ cạnh tranh
• Cổ đông
• Nhà phân phối
• Tổ chức tín dụng…

Yếu tố vĩ mô bao gồm kết quả của những ảnh hưởng từ môi trường vĩ mô đến doanh nghiệp. Những đặc điểm trong yếu tố này đó là nền kinh tế, văn hóa, tiến bộ công nghệ, môi trường kinh doanh. Sử dụng mô hình phân tích PEST sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn các yếu tố vĩ mô đang tác động lên dự án đang triển khai.

Yếu tố chiến lược là kết quả của chiến lược cạnh tranh cụ thể của doanh nghiệp. Đây có thể bao gồm cách mà doanh nghiệp chọn để định vị và tiếp thị để đạt được vị trí đó.

Yếu tố thời gian là kết quả của những thay đổi và phát triển bên trong doanh nghiệp và thường tồn tại trong thời gian ngắn. Các rào cản, thách thức và ảnh hưởng trực tiếp sẽ quyết định các CSF này.

Phân loại và ví dụ thực tế về CSF trong doanh nghiệp

Phân loại CSF

• CSF ngành: Tăng số lượng khách hàng mới, mở rộng số lượng nhà cung cấp vật liệu, mở rộng nhà phân phối.
• CSF vĩ mô: Ứng dụng những công nghệ mới vào quy trình sản xuất. 
• CSF chiến lược: Sản xuất số lượng lớn với chi phí thấp. 
• CSF thời gian: Tỷ lệ đánh giá tốt, phản hồi tốt về doanh nghiệp. 

Một số CSF mà các công ty có thể tập trung 

• Thị phần
• Sự hài lòng của khách hàng
• Duy trì khách hàng
• Sự tham gia của khách hàng
• Chất lượng sản phẩm
• Chi phí sản xuất thấp
• Quy trình hiệu quả
• Lãnh đạo có sức ảnh hưởng
• Kinh nghiệm nghề nghiệp
• Sự gắn bó của nhân viên
• Lợi nhuận cao
• Lợi nhuận ổn định

Tầm quan trọng của CSF là gì?

Tại sao CSF lại quan trọng? Mỗi một doanh nghiệp đều xác định cho mình sứ mệnh: là cái họ cần đạt được ở hiện tại; tầm nhìn: là cái họ có được ở tương lai; lợi ích cốt lõi: trung tâm của mọi hoạt động triển khai. 

CSF liệt kê ra những nguyên nhân để dẫn tới việc đạt được các kết quả đó. Chúng quan trọng vì khi xác định đúng, đủ, phù hợp thì sẽ giúp tiết kiệm nguồn lực mà doanh nghiệp phải bỏ ra mà vẫn đạt được hiệu quả tốt. 

Nếu xác định không chính xác, chúng sẽ kéo theo những yếu tố liên quan khác. Và chúng có thể khiến cho kế hoạch bị đi sai so với dự kiến ban đầu. 

CSF được ưu tiên của doanh nghiệp vì nó ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tài chính của doanh nghiệp và liệu doanh nghiệp có thể tiếp tục hoạt động trong tương lai hay không. 

CSF và KPI – sự khác biệt giữa hai khái niệm

Sự khác biệt chính giữa CSF và KPI là CSF là nguyên nhân dẫn đến thành công trong khi KPI là đánh giá mức độ thành công. Nhìn chung, KPI mang tính thể hiện cụ thể và định lượng nhiều hơn. 

Ví dụ: một kế hoạch có thể xác định CSF là “doanh số bán hàng tăng đáng kể ở các thị trường Châu Âu”. Để CSF này thành công, KPI được đặt ra đó là “tăng doanh thu bán hàng tại thị trường châu Âu lên 15% so với cùng kỳ năm trước. 

CSF được đưa ra bởi lãnh đạo cao nhất của công ty. KPI được đưa ra bởi trưởng bộ phận và dùng để đánh giá hiệu suất của cá nhân. 

Các doanh nghiệp khác nhau có thể có cùng CSF nhưng KPI lại khác nhau và phụ thuộc vào tình hình kinh doanh. 

Lý do nên kết hợp cả CSF và KPI trong quản trị mục tiêu?

Nâng cao năng lực cải tiến

Đưa ra CSF là đưa ra mục tiêu cần đạt được. Vậy làm thế nào để đo lường được mức độ hoàn thành mục tiêu? Vậy thì phải nhờ vào các chỉ số KPI đạt được. KPI được đề ra bằng các con số. Chúng vô cùng rõ ràng, rành mạch, có thể định lượng. 

Mức độ hoàn thành sẽ đánh giá được năng lực hoạt động của cá nhân, phòng ban và doanh nghiệp. Từ đó, rút ra được những điểm tốt cần phát huy, những điểm yếu cần cải tiến. 

Nâng cao năng lực cạnh tranh

Để có được năng lực cạnh tranh vượt bậc thì phải xác định được yếu tố cạnh tranh then chốt. Khi xác định đúng được CSF quyết định lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp thì việc hoàn thành phần KPI được đặt ra mới mang tới hiệu quả tốt nhất. 

Đừng để việc hoàn thành xuất sắc KPI nhưng CSF lại bị lệch. Như vậy, dù chỉ tiêu đánh giá đều đạt nhưng yếu tố lợi nhuận, khách hàng đều sẽ thấp. 

Năm bước xây dựng và phát triển CSF kết hợp với KPI

Nghiên cứu sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị 

Doanh nghiệp có thể sử dụng mô hình PEST để xác định sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của doanh nghiệp. Mô hình này cung cấp các yếu tố vĩ mô ảnh hưởng đến lĩnh vực hoạt động. 

Phân tích SWOT để tìm hiểu điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội, thách thức. Tiếp cận theo hai mô hình này giúp doanh nghiệp biết rõ cần cải tiến điều gì. 

Xác định mục tiêu chiến lược và các CSF

Xác định các mục tiêu chiến lược bằng cách liên kết với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị doanh nghiệp. Sau đó, đối với mỗi mục tiêu cần đặt câu hỏi: “Làm thế nào sẽ đạt được điều đó?” 

Lúc này sẽ xuất hiện nhiều phương án để thực hiện chung một mục tiêu. Chúng được gọi là các yếu tố thành công. 

Đánh giá và lựa chọn các CSF

Bây giờ là bước đánh giá, lựa chọn cái được gọi là “then chốt”. Người quản trị cần xác định những yếu tố thực sự cần thiết cho sự thành công cuối cùng. Khi xem xét các yếu tố thành công, người quản trị sẽ nhận ra có vài yếu tố là hệ quả kéo theo. 

Ví dụ: nếu có hai CSF  là “tăng thị phần” và “thu hút khách hàng” thì CSF ưu tiên hơn là “thu hút khách hàng mới” vì khi có khách hàng mới, thị phần của doanh nghiệp tăng lên.

Lựa chọn được CSF then chốt giúp nhà quản trị doanh nghiệp và các thành viên thực hiện tập trung được vào điều thực sự cần làm. 

Thông báo CSF đến các bộ phận liên quan

Đây là việc lựa chọn và thông báo CSF đến các phòng ban và cá nhân phù hợp. Đó có thể là phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng chăm sóc khách hàng, phòng khảo sát thị trường…

Thực thi, theo dõi và đo lường

Sử dụng công cụ KPI để theo dõi, đo lường các hoạt động thực thi. KPI này cần được cập nhật liên tục. Nếu có bất kỳ sự bất thường nào thì đều cần sự đánh giá và chỉnh sửa cho phù hợp. 

Phía trên là những thông tin về CSF là gì. Có thể thấy, CSF là yếu tố mang tính định tính, KPI là yếu tố định lượng trong mỗi bản kế hoạch. Do vậy, chúng cần được đặt cạnh nhau trong hoạt động kinh doanh để bổ trợ quản trị mục tiêu.