Kỹ Năng Quản Lý Thời Gian Là Gì? 5 Cách Quản Lý Thời Gian Hiệu Quả

Những người thành công trong công việc luôn biết cách quản lý thời gian của họ để hoàn thành công việc tốt nhất. Vậy để quản lý tốt được chuỗi thời gian bạn cần phải làm gì, cần trang bị những kỹ năng gì? Bài viết này, MonaSoft sẽ giúp bạn biết cách lên thời gian biểu để quản lý thời gian hiệu quả.

Kỹ năng quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là việc sắp xếp thời gian theo một trình tự, lập ra thời gian biểu để kiểm soát được các hoạt động như công việc, vui chơi, học hành,… Khi có những kỹ năng quản lý thời gian tốt bạn sẽ không cảm thấy áp lực vì chồng chéo các công việc với nhau, hay thấy thiếu thời gian làm việc một ngày.

Bạn sẽ làm việc với năng suất và hiệu quả cao hơn khi biết cách quản lý thời gian làm việc của mình. Những người thành công luôn biết cách quản lý thời gian của họ để hoàn thành công việc mỗi ngày mà không phải trì hoãn hay làm chậm chễ mục tiêu đã đề ra.

Xem thêm: Workflow là gì? Quy trình thiết kế workflow khoa học hiệu quả?

Tầm quan trọng của kỹ năng quản lý thời gian

Trong cuộc sống, việc quản lý tốt thời gian đem lại những hiệu quả sau:

Nâng cao hiệu suất làm việc

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên như công việc quan trọng, công việc cần hoàn thành sớm giúp bạn hoàn thành chúng tốt hơn. Bạn có thể kiểm soát được các hoạt động trong lịch làm việc của mình, công việc không bị chồng chéo vào nhau, làm việc nào dứt điểm việc đó, tăng hiệu suất làm việc.

Gia tăng quỹ thời gian rảnh

Việc quản lý thời gian làm việc giúp bạn điều hòa được thời gian làm việc và thời gian nghỉ ngơi một cách hợp lý. Bạn sẽ không có thời gian rảnh nếu như không biết cách sắp xếp các công việc. Khoảng thời gian rảnh dành ra được đó bạn có thể dành cho gia đình, thư giãn, giải trí và đi chơi với bạn bè.

Giảm bớt căng thẳng và áp lực từ công việc

Bạn là một người theo nghề freelancer hay nhân viên văn phòng, công việc hàng ngày khối lượng lớn và luôn bị “dí deadline”. Quá nhiều việc dồn vào một lúc sẽ khiến bạn căng thẳng và cảm thấy mệt mỏi, căng thẳng khi làm việc.

Do đó sắp xếp công việc theo quỹ thời gian mà bạn có giúp bạn kiểm soát công việc tốt hơn, giải quyết công việc nhanh chóng và tuần tự theo thứ tự ưu tiên. Khi đó bạn sẽ hoàn thành đúng hạn nhiệm vụ được giao, có nhiều thời gian nghỉ ngơi hơn, thư giãn và giải tỏa căng thẳng. Bạn nên sắp xếp xen kẽ thời gian rảnh vào lịch làm việc để giảm nhẹ áp lực công việc, tạo hứng khởi khi làm công việc tiếp theo.

Giảm bớt công sức

Quản lý thời gian giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc với công sức bỏ ra ít hơn việc làm tràn lan không có chủ đích. Thực hiện đúng thời gian biểu lập ra khiến bạn tập trung hơn để giải quyết một vấn đề.

Công việc sẽ nhẹ nhàng hơn nếu bạn biết cách phân bổ thời gian hợp lý. Chẳng hạn, báo cáo yêu cầu thực hiện trong 5 ngày, bạn phân bổ mỗi ngày hoàn thành một phần sẽ nhẹ nhàng hơn việc bạn dồn hết khối lượng vào ngày cuối cùng. Như vậy khối lượng làm việc trong ngày sẽ rất lớn, khiến bạn mệt mỏi và đôi khi không hoàn thành đúng hạn và chất lượng sản phẩm kém.

Giảm thiểu những thói quen xấu

Rèn luyện kỹ năng quản lý thời gian thường xuyên giúp bạn có thói quen tốt trong công việc như chăm chỉ luôn hoàn thành đúng thời hạn, tăng khả năng sáng tạo và sự thông minh.

Một vài thói quen xấu thường có khi làm việc hay gặp là trì hoãn, chậm tiến độ, chất lượng sản phẩm kém. Vì vậy, việc đặt ra mục tiêu và vạch ra kế hoạch rõ ràng cho từng công việc giúp bạn loại bỏ được những tật xấu đó, tập trung vào công việc một cách tốt nhất tạo ra hiệu quả cao.

Kỹ năng quản lý thời gian hiệu quả

Vậy làm thế nào để có thể lập thời gian biểu phù hợp với quỹ thời gian của mình, cùng tìm hiểu các tip giúp tăng kỹ năng quản lý thời gian sau đây nhé.

Lên danh sách những việc cần làm

Việc đầu tiên cần làm đó là bạn sẽ liệt kê những công việc cần làm ra giấy cùng với đó là thời gian bắt đầu và kết thúc công việc. Thao tác này giúp bạn liệt kê đầy đủ các công việc cần thực hiện, không bỏ sót bất kỳ đầu việc nào.

Khi lên danh sách các đầu mục, bạn càng thể hiện chi tiết về công việc phải làm càng tốt, nó đánh giá được mức độ cần hoàn thành của công việc đó. Bạn nên sử dụng chức năng ghi chép của các thiết bị di động lưu trữ danh sách này lại, luôn mang bên mình để check công việc tốt hơn.

Những đầu mục nào đã thực hiện xong thì tích đã hoàn thành hoặc sử dụng một màu khác để phân biệt với các mục còn lại. Việc lên danh sách đầu mục các công việc cần làm rất qua trọng, nó thể hiện được khối lượng công việc mà bạn cần hoàn thành trong tương lai gần.

Sắp xếp công việc một cách logic

Sau khi liệt kê một loạt các công việc cần thực hiện, dựa vào tầm quan trọng và thời hạn hoàn thành công việc mà bạn phân bổ công việc sao cho hợp lý với lịch làm việc. Bạn cần đặt ra mục tiêu rõ ràng cho mỗi ngày, khối lượng công việc và khoảng thời gian thực hiện công việc đó.

Chẳng hạn, một ngày bạn phải thực hiện đồng thời việc học và công việc làm thêm. Bạn cần sắp xếp hợp lý để hoàn thành tốt việc học, nộp bài đúng hạn mà vẫn có thời gian để đi làm thêm. Bạn hãy sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên về deadline, khối lượng và tầm quan trọng của công việc để luôn đạt hiệu quả và năng suất cao.

Lập kế hoạch chi tiết

Mỗi một công việc nên được phân tích cụ thể từng hoạt động: bắt đầu và kết thúc khi nào, phương pháp thực hiện, tiến độ chi tiết cho từng giai đoạn, … Càng lập kế hoạch chi tiết thì bạn càng kiểm soát tốt được khối lượng và chất lượng cần hoàn thành. Bên cạnh đó, bạn cũng rút ngắn được những khoảng thời gian dư thừa cho những việc khác.

Rèn luyện sự tập trung

Khi làm việc để tập trung là điều khá khó khi có nhiều thứ xung quanh tác động đến bạn như đồng nghiệp, bạn bè, game, lướt web, … Do không xây dựng được thời gian biểu cụ thể nên bạn thường trì hoãn công việc, bỏ dở để làm những thứ khác. Điều này lâu dần tạo nhiều thói quen xấu và ảnh hưởng rất nhiều đến công việc của bạn.

Đưa ra mục tiêu và khoảng thời gian cần thực hiện công việc khiến bạn tập trung hơn để đẩy nhanh tốc độ, hoàn thành công việc kịp giờ. Điều này bạn có thể nhận thấy rất rõ khi bạn bị chậm deadline, khoảng thời gian cuối ấy khả năng tập trung là rất lớn, làm việc hết công suất để kịp hoàn thành công việc.

Sử dụng phẩm nền quản lý thời gian

Bạn có thể lập kế hoạch thủ công bằng cách liệt kê và xây dựng kế hoạch vào sổ tay và luôn đem theo để theo dõi. Hoặc bạn có thể sử dụng các phần mềm hỗ trợ lập thời gian biểu trên các thiết bị thông minh để thuận tiện hơn trong việc quản lý thời gian của mình.

Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý thời gian hiệu quả mà bạn có thể tham khảo để sử dụng. Các phần mềm sẽ dựa trên dữ liệu mà bạn nhập vào để sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên, có chế độ nhắc nhở bạn hoàn thành công việc mỗi ngày. Sau khi hoàn thành bạn cần tích chọn vào đầu mục công việc tương ứng và phần mềm thực hiện báo cáo dưới dạng bảng biểu mỗi tuần.

Nhờ có các phần mềm thông minh này mà bạn dễ dàng quản lý thời gian hơn và thông qua những thống kê để biết mức độ hoàn thành công việc của mình. Từ đó đưa ra các phương án cải thiện hay tiếp tục phát huy để hoàn thành tốt công việc.

Kết luận

Qua những phân tích trên, dù bạn là ai với bất kỳ nghề nghiệp nào cũng cần phải biết cách quản lý thời gian sao cho hiệu quả. Đối với những người làm công việc tự do hay người làm việc từ xa thì kỹ năng này rất quan trọng. Những người biết kỹ năng quản lý thời gian luôn được đánh giá cao do luôn hoàn thành công việc đúng thời hạn và hoàn thành một cách xuất sắc, tạo được sự tin tưởng từ phía lãnh đạo.