Bí Quyết Quản Lý Trung Tâm Tiếng Anh Hiệu Quả

Trung tâm tiếng Anh ngày nay mọc lên với tốc độ ngày càng nhanh chóng để đáp ứng được nhu cầu của học viên. Như vậy làm sao để các nhà quản lý có thể quản lý tốt các trung tâm tiếng Anh của mình? Bài viết bên dưới sẽ mang đến bí quyết quản lý trung tâm tiếng Anh mà các trung tâm nên tham khảo.

Một số khó khăn trong quản lý trung tâm tiếng Anh

Khó khăn trong quản lý học viên của trung tâm tiếng Anh

Những người đăng ký các khoá học tại những trung tâm ngoại ngữ ở nhiều độ tuổi khác nhau. Và với số lượng khách hàng khá nhiều đã gây cản trở trong quá trình chia nhóm cũng như đối tượng để dạy học. Với một số đối tượng đã và đang quan tâm tới chương trình học hoặc các học viên vẫn đang chờ lớp, trung tâm cần có hệ thống để thống kê danh sách học viên một cách chi tiết chính xác với từng nhóm, để tiện lợi trong công việc theo dõi, nâng cao được chất lượng của dịch vụ dạy và học.

Ngoài ra, các trung tâm ngoại ngữ thường phân loại đối tượng học bằng các biện pháp thủ công đã tạo nên một sự phức tạp lớn, khá rườm rà, gây lãng phí tiền bạc. Để tiện lợi cho phía trung tâm tiếng Anh và học viên, các website và phần mềm hỗ trợ giảng dạy trực tuyến ra đời.

Xem thêm: Phần mềm quản lý học sinh – học viên chất lượng

Quản lý lớp học, lịch học của trung tâm tiếng Anh

Khó khăn tiếp theo chính là ảnh hưởng với việc quản lý lớp học. Bởi vì có khá nhiều việc cần đến sự quản lý của trung tâm. Một trong số những việc đó chính là việc sắp xếp được một thời khóa biểu hợp lý, xếp được lịch dạy cân đối cho từng giáo viên, cũng như sắp xếp được giáo viên có thể dạy nhóm hỗ trợ cho từng đối tượng.

Trong trường hợp, người quản lý trung tâm không hệ thống được toàn bộ quá trình quản lý trung tâm tiếng Anh thì sẽ gây ra khó khăn lớn cho trung tâm đó trong công tác quản lý các lớp học.

Quản lý việc tính và thu tiền học phí

Nếu trường hợp người đứng đầu quản lý của trung tâm tiếng Anh không thành thạo về công nghệ cũng như không áp dụng được các phần hệ thống quản lý giáo dục sẽ mang tới rất nhiều khó khăn khác nhau. Bởi trong mỗi khóa học sẽ có các mức thu học phí khác nhau dành cho nhiều đối tượng. Các chương trình trong thanh toán học phí sẽ phụ thuộc rất nhiều vào từng học viên cũng như từng trung tâm.

Sẽ vô cùng khó khăn để cơ sở kinh doanh giáo dục có thể tính toán học phí chưa hoàn thành hoặc chương trình giảm học phí,.. Chính điều đó sẽ có thể khiến trung tâm thất thoát rất nhiều về mặt tiền bạc nếu có sơ suất.

Hạn chế sự tương tác giữa trung tâm tiếng Anh với phụ huynh

Đây chính là nơi để gắn kết phụ huynh và trung tâm tiếng Anh với nhau, để giúp cho các phụ huynh cảm nhận cũng như đánh giá được chất lượng và dịch vụ đi kèm của trung tâm một cách khách quan nhất. Không những thế, các phụ huynh còn có thể nắm bắt nhanh chóng tình hình học tập và lịch học với tên giáo viên sẽ dạy cho con mình.

Khóa khăn trong quản lý giáo viên, nhân viên

Trung tâm tiếng Anh thường có rất nhiều giáo viên, do vậy việc quản lý sẽ gặp phải khó khăn rất lớn so với các trung tâm có ít giáo viên. Khi đó, cũng rất khó khăn trong công việc sắp xếp thời gian giảng dạy, lương, hay  % hoa hồng, khối lượng của công việc dành cho từng giáo viên và nhân viên tại trung tâm tiếng Anh.

Kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh hiệu quả

Xác định đối tượng học viên chính xác

Đầu tiên sẽ cần phải xác định được đối tượng học tại trung tâm tiếng Anh. Bởi với mỗi một đối tượng học viên sẽ có các nhu cầu khác nhau. Dựa theo kinh nghiệm quản lý trung tâm tiếng Anh thì bạn nên tiến hành liệt kê rõ các mục tiêu là tốt nhất. Hơn nữa, bạn cần phải xác định được tệp khách hàng từ trước để có thể tiện hơn trong công việc lựa được chọn địa điểm để mang đến giáo trình học chính xác hơn.

Xây dựng đội ngũ nhân viên tận tâm và chuyên nghiệp

Để có thể tạo nên được một trung tâm tiếng Anh chất lượng thì yếu tố chính và vô cùng quan trọng đó là con người. Bộ phận nhân sự trong quản lý trung tâm ngoại ngữ là không thể thiếu được.

Đội ngũ giảng viên đi kèm trợ giảng:

Giảng viên có một vai trò rất quan trọng nhằm đưa ra quyết định liên quan đến công việc dạy và học. Đây là một mối băn khoăn rất lớn đối với các học viên nếu đang cân nhắc đến việc lựa chọn trung tâm tiếng Anh để theo học. Hơn nữa, người trợ giảng cũng đóng góp một vai trò vô cùng quan trọng, họ hỗ trợ cho quá trình học tập của các học viên. Trợ giảng còn có thể tạo nên không khí thoải mái trong lớp học, qua đó, mang tới nhiều phương pháp hữu ích nhằm mục đích kết nối các học viên với giảng viên.

Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng 

Với bộ phận này, công việc quan trọng chính là tư vấn cho các khách hàng, từ đó có thể giúp học viên đưa ra chọn được khóa học phù hợp nhất với họ.  Đồng thời bộ phận này cũng sẽ hướng dẫn những học viên tới đăng ký lớp học và thực hiện hỗ trợ đánh giá đến từ học viên sau khóa học. Để thực hiện được điều này, đòi hỏi các nhân viên phải vô cùng chuyên nghiệp với thái độ làm việc nhiệt tình.

Bộ phận marketing trong trung tâm tiếng Anh

Đây là bộ phận giúp cho nhiều người biết tới trung tâm để thu hút được ngày một nhiều học viên đến học tại trung tâm. Bộ phận marketing là bộ phận đòi hỏi sự sáng tạo và mang tới nhiều chiến dịch truyền thông để mang lại hiệu lớn cho trung tâm.

Nâng cao chất lượng quản lý và dịch vụ chăm sóc khách hàng của trung tâm

Các trung tâm tiếng Anh không chỉ mang tới chiến dịch truyền thông để thu hút thêm nhiều khách hàng lớn mà họ còn tập trung vào xây dựng chương trình quản lý trung tâm tiếng Anh và chăm sóc các khách hàng một cách chuyên nghiệp.

Để nâng cao chất lượng quản lý trung tâm đào tạo, cần có một hệ thống thông tin cũng như dữ liệu khách hàng vô cùng rõ ràng và đầy đủ. Trung tâm cần xác định các đối tượng khách hàng để chăm sóc ngay từ thời điểm ban đầu cũng như khi khóa học đã kết thúc.

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ có thể tiến hành hỏi thăm tình trạng về tiếng anh của các học viên khi họ đã học xong cũng như hướng dẫn họ nếu họ có nhu cầu tiếp theo. Đây là hình thức marketing trung tâm tiếng Anh đã mang lại hiệu quả rất cao hiện nay, qua đó tạo dựng được thương hiệu vững chắc cho trung tâm.

Xây dựng hệ thống quản lý nhân viên của trung tâm

Xây dựng hệ thống để quản lý nhân viên là một hình thức để nâng cao được chất lượng, cho phép trung tâm tiếng Anh làm việc có tổ chức hơn, giúp nâng cao hiệu quản lý. Nhờ vậy, nhân viên được đánh giá cũng như trả lương xứng đáng dựa trên những cống hiến của họ.

Lên chiến lược Marketing hiệu quả

Kế hoạch truyền thông chính là một trong nhiều phương án hữu ích giúp nâng cao khả năng nhận diện của thương hiệu trung tâm tiếng Anh với học viên cũng như khách hàng.

Truyền thông là hình thức dùng để quảng cáo trên các phương tiện như báo chí hay truyền hình để khẳng định được chất lượng của các khóa học mà trung tâm tiếng Anh mang đến. Qua đó, sẽ có thể đẩy mạnh thêm hình thức Marketing trên nền tảng online, mang tới các chương trình được giảm giá khóa học cũng như có tặng kèm thêm bộ tài liệu để học tiếng Anh khi người học tiến hành đăng ký với các khóa học online.

Để có thể xây dựng được kế hoạch dùng trong truyền thông lâu dài, thì phải sử dụng phần mềm quản lý trung tâm tiếng Anh. Đây là một trong nhiều những giải pháp công nghệ giáo dục hữu ích và mang tới hiệu quả cao cho trung tâm tiếng Anh, qua đó giảm thiểu được tối đa thời gian cũng như chi phí.

Nếu muốn trung tâm hoạt động tốt, mang lại hiệu quả cao thì bạn không nên bỏ qua các bí quyết quản lý trung tâm tiếng anh mà chúng tôi mang đến trong bài viết này. Mong rằng kinh nghiệm trên sẽ hỗ trợ bạn trong suốt quá trình quản lý và vận hành  trung tâm của mình.

Từ trước đến nay, quản lý trung tâm vẫn chưa bao giờ là một công việc dễ dàng. Với những trung tâm có lượng học sinh lớn còn thường xuyên gặp phải nhầm lẫn ngay cả khi có những người quản lý chuyên nghiệp. Cũng bởi vậy mà các trung tâm luôn đi tìm những phương pháp, kinh nghiệm để có thể giúp cho việc quản lý trở nên dễ dàng và hiệu quả nhất. Nếu như đang gặp phải vấn đề trong việc quản lý trung tâm của mình thì hãy tham khảo những kinh nghiệm quản lý trung tâm dưới đây nhé.

Xác định được khách hàng mục tiêu

Việc xác định khách hàng mục tiêu là vô cùng quan trọng và cần thiết, việc xác định chính xác được nhóm khách hàng mục tiêu giúp cho trung tâm rất nhiều lợi ích. Điều này sẽ giúp không gây ảnh hưởng tới việc xây dựng chương trình đào tạo và hướng tuyển dụng giáo viên cho phù hợp.

Chính vì vậy, các trung tâm cần xác định được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình là ai? Là trẻ em hay người lớn? là học sinh hay học viên? Cần học giao tiếp hay chứng chỉ? Từ đó, mọi người sẽ có thể đưa ra được phương án phù hợp mang lại hiệu quả, tập trung vào thế mạnh của mình để có thể chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Hãy tìm nhóm khách hàng mục tiêu của mình và chỉ tập trung vào phục vụ họ để có được phương án quản lý tốt nhất.

Tích hợp nhiều nguồn tài liệu trong học tập

Từ sách, báo chí, luận văn cho đến các phóng sự trực tiếp, video cũng có thể sử dụng để trở thành tài liệu học tập phục vụ cho việc tiếp cận tri thức cho người học. Thông qua nhiều tài liệu học tập khác nhau, kiến thức sẽ được truyền đạt một cách sinh động, dễ hiểu. Hơn nữa, kiến thức đa dạng cũng cho phép người dạy có thể truyền tải kiến thức thông qua sự phối hợp của nhiều hình thức truyền tải, giúp cho người học có thể dễ dàng ghi nhớ, áp dụng vào thực tiễn cũng như mang tới hiệu quả tối đa.

Nguồn tài liệu phong phú là một yếu tố quan trọng mà bắt buộc các trung tâm phục vụ công tác giảng dạy cần có. Nếu như trung tâm của mọi người chưa áp dụng nhiều hình thức giảng dạy thì hãy nghiên cứu lại để biết được mình nên bổ sung thêm điều gì nhé.

Chú ý tới giáo viên và cơ sở vật chất

Kinh nghiệm quản lý trung tâm cần tập trung vào các giáo viên và cơ sở vật chất là hết sức quan trọng. Xây dựng đội ngũ nhân viên giảng dạy chuyên nghiệp gồm có những bộ phận sau:

• Đội ngũ giảng viên, trợ giảng: Có thể nói đội ngũ giảng viên là những người quyết định trực tiếp đến chất lượng giảng dạy. Uy tín của trung tâm có tốt hay không sẽ phụ thuộc vào đội ngũ giảng viên có chuyên nghiệp, có kinh nghiệm dày dặn không. Xây dựng đội ngũ giảng viên chất lượng sẽ giúp cho trung tâm có thể phát triển được thương hiệu trong lòng khách hàng. Hãy đầu tư vào những giáo viên tốt nhất, có trình độ chuyên môn cao, khả năng giảng dạy tốt. Bên cạnh đó, chất lượng giảng dạy cũng 1 phần phụ thuộc vào đội ngũ trợ giảng. Họ có thể thay đổi không khí lớp học, mang đến cho học viên phương pháp hữu ích giúp kết nối giảng viên và học viên.
• Bộ phận marketing: Nhiệm vụ của bộ phận này là nâng cao khả năng nhận diện thương hiệu, thu hút học viên đăng ký tham gia học ở trung tâm. Đội ngũ marketing cần có sự sáng tạo không ngừng nghỉ để có thể tạo ra những chiến thuật truyền thông hiệu quả. Bên cạnh đó, mọi người cũng đừng quên tích hợp cho trung tâm của mình nhiều cơ sở vật chất hiện đại để có thể bổ trợ cho các học viên một cách tốt nhất nhé.
• Bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng: Một trung tâm ngoại ngữ chuyên nghiệp luôn cần phải có các nhân viên ở bộ phận tư vấn và chăm sóc khách hàng niềm nở, thân thiện, nhiệt tình. Công việc của họ là tư vấn cho các học viên đến đăng ký một khóa học phù hợp. Hướng dẫn học viên đăng kí vào lớp học, hỗ trợ đánh giá năng lực của từng học viên. Sự chuyên nghiệp, chu đáo, thái độ nhiệt tình chính là yếu tố giúp tăng trải nghiệm cho khách hàng, khiến cho các học viên luôn cảm thấy hài lòng trong suốt quá trình học tập.

Ứng dụng thiết bị thông minh trong học tập

Khi laptop, máy tính bảng và điện thoại thông minh trở thành những vật dụng cần thiết trong cả đời sống và công việc. Hầu hết mọi doanh nghiệp kinh doanh trong mọi lĩnh vực đều kết hợp mobile app vào lĩnh vực của mình. Ngay cả các trung tâm phục vụ trong lĩnh vực giảng dạy cũng vậy, cũng cần có các ứng dụng thông minh để hỗ trợ cho chất lượng giảng dạy và quản lý học viên trở nên hiệu quả hơn.

Thực tế, áp dụng công nghệ vào giáo dục trong mọi lĩnh vực đều sẽ mang đến những ưu điểm vượt trội, giúp cho việc học trở nên hiệu quả và tiện lợi nơi. Người học có thể học mọi lúc, mọi nơi. Từ đó, họ sẽ có thể tìm ra được giải pháp học tập mang tới hiệu quả tốt nhất.

Tăng tương tác trong đào tạo tại trung tâm

Sự phát triển mạnh mẽ của các trang mạng xã hội như Twitter, facebook, zalo… giúp cho việc học trực tuyến trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Mọi khó khăn, vướng mắc đều có thể khắc phục thông qua các diễn đàn. Phương pháp học tập có tính tương tác cao giờ đây đã trở thành xu hướng, chứng minh được sự hiệu quả cao trong việc nâng cao trình độ cho các học viên, đảm bảo chất lượng giảng dạy.

Chú trọng truyền thông và chăm sóc khách hàng

Tất nhiên, dù cho trung tâm của mọi người hoạt động trong lĩnh vực gì thì chắc chắn cũng sẽ có đối thủ cạnh tranh. Thực tế trong mọi lĩnh vực đều sẽ có những đối thủ cạnh tranh mạnh cần được đặc biệt chú ý tới. Chính vì vậy, trung tâm của mọi người cũng cần phải được truyền thông thật tốt.

Sử dụng chính thế mạnh của mình để thu hút thêm nhiều học viên. Ngoài ra, hãy đẩy mạnh công tác chăm sóc học khách hàng của mình thật tốt nếu như không muốn họ đi tìm các đối thủ cạnh tranh.

Ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo Mona eLMS

Nếu như đang gặp phải nhiều trở ngại khiến cho việc quản lý không có được sự hiệu quả thì một phần mềm quản lý trung tâm sẽ là sự lựa chọn tốt mà mọi người cần sử dụng. Nhắc đến phần mềm quản lý trung tâm hiệu quả trên thị trường hiện nay thì không thể không nhắc đến Mona eLMS. Sử dụng Mona eLMS sẽ giúp cho trung tâm giải quyết được nhiều vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Những phần mềm này được tính hợp những công nghệ tiên tiến hàng đầu, tính năng hiện đại giúp quản lý các chi nhánh, lớp học, chương trình giảng dạy của trung tâm… một cách hiệu quả.

Và nhắc đến phần mềm quản lý

Ứng dụng phần mềm giúp nâng cao hiệu quả quản lý trung tâm

Không cần phải tốn thêm nhiều chi phí nhắn tin cho các phụ huynh, phần mềm giúp trung tâm và phụ huynh có thể trao đổi trực tiếp hoàn toàn miễn phí, không mất thời gian cho việc quản lý học viên và tính học phí…. Cho phép những người điều hành có thể quản lý, theo dõi mọi hoạt động của trung tâm ở mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm cung cấp nhiều chức năng quan trọng như:

• Quản lý tuyển sinh cho lớp học
• Quản lý nhân sự trung tâm
• Quản lý học viên
• Quản lý giảng viên
• Quản lý tài liệu bài giảng, giáo trình, giáo án
• Quản lý thu chi học phí,…

Không chỉ vậy, dữ liệu còn được quản lý tập trung với tính bảo mật cao. Hầu hết các phần mềm quản lý hiện nay đều thiết kế với nhiều tính năng cùng giao diện đơn giản giúp cho việc sử dụng trở nên dễ dàng hơn. Mọi trung tâm đều có thể sử dụng phần mềm Mona eLMS để hỗ trợ việc quản lý. Tiết kiệm được nhiều công sức, thời gian và cả tiền bạc cho việc quản lý. Phần mềm sẽ tự thống kê từ thu chi, học phí, trả học phí… một cách nhanh chóng và chính xác. Tính toán thu chi hàng tháng một cách chính xác, xác định lợi nhuận chuẩn xác cho chủ doanh nghiệp.

Một trung tâm để có thể hoạt động tốt và hiệu quả cần phải đáp ứng được nhiều yếu tố khác nhau. Việc quản lý một trung tâm không phải việc đơn giản và những kinh nghiệm trên chắc chắn sẽ giúp cho mọi người trong việc quản lý mọi hoạt động của trung tâm. Ngoài ra, nếu như đang gặp phải nhiều vấn đề trong công tác quản lý thì một phần mềm quản lý trung tâm sẽ là sự lựa chọn lý tưởng mà mọi người nên hướng tới. Tham khảo những kinh nghiệm quản lý trung tâm trên để có thể đảm bảo được trung tâm của mình luôn hoạt động tốt nhé.

Mọi thắc mắc về phần mềm Mona eLMS cần được giải đáp, xin vui lòng liên hệ với Mona Media theo cách:

Website: mona.media

Hotline: 1900 636 648

Email: info@themona.global

Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, P7, Q. Tân Bình, TP.HCM

Hy vọng bài viết này của chúng tôi sẽ giúp ích cho bạn trong việc tìm hiểu kinh nghiệm trong quản lý trung tâm hơn