Hướng Dẫn Cách Lưu Trữ Hóa Đơn Điện Tử An Toàn Hiệu Quả

Thời đại công nghệ phát triển, Luật Kế toán và Luật giao dịch điện tử cũng có nhiều sự thay đổi. Một trong những thay đổi nổi bật nhất là hóa đơn điện tử được phát hành. Mọi vấn đề liên quan đến hóa đơn sẽ được sao chép vào USB, đĩa CD, lưu trên máy tính… Việc lưu trữ này giúp cho các doanh nghiệp lẫn cơ quan thuế xử lý mọi vấn đề đơn giản hơn. Đặc biệt là không mất công bảo vệ hóa đơn thủ công. Khi các vấn đề cháy nổ, ẩm móc xảy ra thì hóa đơn cũng không bị hư hỏng. Để sử dụng hóa đơn điện tử chuyên nghiệp, đảm bảo không xảy ra sự cố, hãy tìm hiểu cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn và hiệu quả mà chúng tôi cung cấp bên dưới.

Hóa đơn điện tử là gì?

Lưu trữ hoá đơn điện tử là hóa đơn được thực hiện bằng công nghệ hiện đại. Tất cả thông tin liên quan đến hóa đơn sẽ được xuất dưới dạng các file PDF hoặc XML. Chúng đảm bảo được sự an toàn, tiện lợi lẫn cả tính bảo mật cao.

Với hóa đơn điện tử việc bảo hành sẽ dễ dàng. Những một số trường hợp cũng có thể bị xâm hại khi hacker tấn công, virus hoặc máy hỏng hỏng phần cứng đột ngột. Công việc của một nhân viên chuyên nghiệp là phải biết các lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn cho công ty của mình. Công việc lưu trữ hóa đơn điện tử đáp ứng tối thiểu các yêu cầu sau:

• Thông tin của hóa đơn điện tử phải đảm bảo tính an toàn bảo mật, toàn vẹn và đầy đủ. Các thông tin này tuyệt đối không được thay đổi, sửa chữa bất cứ chi tiết nào.
• Thời gian lưu trữ được thực hiện theo pháp luật, luật giao dịch điện tử.
• Có thể tra cứu hoặc in ra giấy dễ dàng khi được yêu cầu.
• Khi hết thời hạn theo quy định lưu trữ hóa đơn điện tử, người lưu trữ được phép hủy chúng.

Tất cả hóa đơn điện tử đều được lưu theo Thông tư 32/2011-TTBTC ngày 14/03/2011. Nội dung, khuôn dạng luôn đảm bảo quy trình chặt chẽ của pháp luật.

Tất cả hóa đơn đầu ra và đầu vào đều phải có sổ kế toán điện tử, báo cáo tài chính. Mọi việc thực hiện theo Luật Kế Toán để hệ thống đảm bảo an toàn. Các chi cục thuế, kiểm toán sẽ dễ dàng hoàn thiện các thủ tục và tác vụ cần thiết.

Tầm quan trọng của hóa đơn điện tử

Với công nghệ hiện đại, kỷ nguyên số và giao dịch trực tuyến. Cả người mua, người bán lẫn cơ quan thuế phải bắt kịp xu thế của thời đại. Hóa đơn điện tử trở thành một giấy tờ thiết thực trên internet được pháp luật cung cấp để hỗ trợ việc giao dịch ngày càng tiện lợi hơn.

• Hóa đơn điện tử (HĐĐT) rất quan trọng với người bán. Hệ thống Blockchain sẽ giúp doanh nghiệp có thể lưu trữ lịch sử bán hàng, xuất hóa đơn hoặc thay đổi thông tin hóa đơn…
• Đối với người mua, HĐĐT sẽ xác nhận thông tin mua chính xác. Hóa đơn này trong một số trường hợp còn có thể dùng để bảo hành sản phẩm và dịch vụ.
• HĐĐT đối với cơ quan thuế là thủ tục quan trọng. Thông qua những hóa đơn này hệ thống sẽ ghi nhận trạng dữ liệu hóa đơn. Các vấn đề liên quan đến sổ kế toán điện tử, cấp mã hóa đơn, nhận báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn sẽ đều thông qua chi cục thuế.

Hiện nay các doanh nghiệp hiện đại đều đang sử dụng chữ ký số, hóa đơn điện tử số để tối ưu hóa hình thức kinh doanh online của mình. Dưới đây là những cách quản lý và lưu hóa đơn điện tử hiệu quả và an toàn nhất.

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, hiệu quả

Bạn đang tiếp cận với hóa đơn điện tử? Bạn chưa có nhiều kinh nghiệm quản lý các loại hóa đơn này? Những lưu ý về hóa đơn điện tử mà chúng tôi chia sẻ dưới đây sẽ giúp bạn lưu trữ hóa đơn điện tử dễ dàng, hiệu quả, an toàn. Đặc biệt là bạn có thể tìm kiếm và lấy chúng, in ra giấy nhanh chóng khi cần thiết.

Lưu hóa đơn điện tử trên email

Tạo riêng 1 email dành cho hóa đơn điện tử. Bạn sẽ thông kê được một file hóa đơn trọn vẹn theo ngày, chủ đề. Công ty sẽ không lo việc lọc email hóa đơn giữa hàng chục cái email khác nhau mà công ty đang sử dụng. Điều này sẽ giúp bạn cần trích xuất, in hóa đơn hay tìm kiếm hóa đơn để thống kê, kiểm toán cực kỳ dễ dàng. Đặc biệt là dù có sự cố về hỏa hoạn, hacker thì email vẫn an toàn. Mọi hóa đơn của bạn sẽ được lưu trữ khoa học.

Nhận hóa đơn điện tử và in ra giấy để lưu trữ

Một số cá nhân và công ty hiện nay song song quản lý cả hóa đơn điện tử và in bản giấy để lưu trữ trong hồ sơ. Việc này sẽ giúp bạn linh hoạt trong việc tìm hóa đơn. Tuy đây không phải là cách hiện đại trong thời kỳ công nghệ số, nhưng cũng giúp việc lưu trữ hóa đơn dễ dàng hơn. Cẩn trọng làm theo cả 2 các sẽ tìm kiếm hồ sơ điện tử nhanh chóng. Điều này cũng tùy thuộc vào chuyên môn và thói quen lưu trữ của từng chuyên viên.

Lưu trữ hóa đơn điện tử trong máy tính

Trên máy tính của bạn hãy dành 1 Folder để lưu trữ hóa đơn. Chẳng hạn như bạn dùng tên là “Hóa đơn điện tử đầu vào”, “Hóa đơn điện tử đầu ra”… Trong mỗi thư mục này bạn có thể chia theo tháng 1,2 cho đến tháng 12. Trong mỗi thư mục tháng có thể chia nhỏ các thư mục con theo tên dễ nhớ. Việc lưu trữ thành 1 folder này sẽ giúp bạn kiểm soát hóa đơn dễ dàng hơn. Nếu bạn muốn bảo mật cũng có thể khóa file lại bằng mật khẩu. Việc này rất dễ dàng hoặc có thể nhờ nhân viên IT của công ty thực hiện giúp bạn.

Lưu hóa đơn điện tử trên Drive

Tạo folder trên google drive và lưu trữ trên đó sẽ an toàn, tiện lợi nhất. Bạn có thể chia sẻ từng file độc lập cho người khác. Đặc biệt là việc kiểm tra cũng dễ dàng. Gần như bạn không cần lo về bảo mật, hacker hay máy tính bị hư hỏng khi lưu trữ theo hình thức này.

Tạo bảng kê excel để lưu hóa đơn điện tử

Bảng tính excel cũng là một cách lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn. Sau khi nhận hóa đơn đầu vào qua email, kế toán sẽ gắn đường link email lên file excel. Có thể thêm tên hóa đơn và một vài thông tin quan trọng. Khi cần bạn chỉ gõ tìm kiếm, mở đường link để lấy thông tin về hóa đơn.

Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử 

Cách lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào cũng có thể thực hiện thông qua các phần mềm quản lý hóa đơn chuyên dụng. Chúng được tích hợp tự động với email và phần mềm kế toán. Người thực hiện lưu trữ sẽ đồng bộ hóa hệ thống hồ sơ của mình dễ dàng hơn.

Quản lý với hóa đơn điện tử bán ra

Với hóa đơn điện tử bán ra việc quản lý cũng được thực hiện một cách dễ dàng. Bạn nên kiểm tra thông tin kỹ trước khi lập hóa đơn và xuất hóa đơn. Các vấn đề như số lượng, giá tiền, VAT… Hóa đơn cần được xem xét kỹ mới tiến hành ký để tránh sai sót.

Sau đó bạn cũng tiến hành lưu trữ trên các công cụ như file excel, Google Drive hoặc trên máy tính, email… Cả hóa đơn điện tử đầu ra đến hóa đơn điện tử đầu vào đều rất quan trọng và được lưu trữ khoa học. Bạn lưu trữ dưới dạng tên hợp lý, lưu trữ tại các tài nguyên an toàn là điều quan trọng nhất. Sự chuyên nghiệp của bạn sẽ được thể hiện thông qua việc lưu trữ hóa đơn, tìm lại hóa đơn và in ra nhanh chóng khi cần thiết.

Kết luận

Trên nền tảng Online, giao dịch trực tuyến hiện nay hóa đơn điện tử vô cùng quan trọng. Mọi hoạt động giao dịch đang mở rộng hóa đơn điện tử, chữ ký số. Bạn hãy thực hiện lưu trữ hóa đơn điện tử một cách khoa học theo chia sẻ của chúng tôi nhé. Việc truy cập và hồi phục hóa đơn luôn dễ dàng và tiện lợi.

Xem thêm: PO là gì? Cách quản lý đơn đặt hàng khoa học và hiệu quả