Tổng Hợp Các Phương Pháp Tiết Kiệm Và Giảm Chi Phí Vận Hành Trung Tâm Giáo Dục

Tại các trung tâm đào tạo như: trung tâm ngoại ngữ, trung tâm tin học,… vừa và nhỏ thường phải đối mặt với các vấn đề về tài chính mỗi ngày. Nguyên nhân có thể do vấn đề quản lý tài chính thu chi chưa tốt của trung tâm hoặc việc phân bổ dòng tiền không hiệu quả. Do nguồn lực bị phân tán nên trung tâm không còn ngân sách cho nhưng việc như: Marketing & Sales – đây lại là công việc mang lại doanh thu và học viên hiệu quả nhất cho công ty. Vậy bằng cách nào để các nhà quản lý trung tâm giáo dục xác định được trọng tâm những mục chi cần thiết và đầu tư hiệu quả? Dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp 3 phương pháp tiết kiệm và giảm chi phí vận hành trung tâm giáo dục mà bạn có thể tham khảo.

Vấn đề chi phí vận hành trung tâm đào tạo

Cũng giống như các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, việc nắm thật rõ và chính xác dòng tiền trong vận hành trung tâm giáo dục là điều rất quan trọng. Dòng tiền được xem như “dòng máu” của doanh nghiệp vậy, dòng tiền phản ánh sức khỏe và hiệu quả trong hoạt động kinh doanh. Dòng tiền này được chia thành 2 luồng chính đó là: Thu và Chi.

• Đối với khoản Thu sẽ bao gồm tất cả những khoản mà mang lại tiền cho trung tâm giáo dục từ hoạt động kinh doanh. Những khoản này có thể bao gồm: học phí mà học viên chi trả, tiền bán tài liệu, hoa hồng, tiền mua giáo trình, quỹ học tập hoặc hoa hồng giới thiệu nhân sự…
• Đối với khoản Chi sẽ bao gồm tất cả những khoản mà doanh nghiệp cần phải chi trả. Có thể chia thành các loại nhóm chi phí chính đó là:
• Chi phí bán hàng bao gồm: Sales và marketing
• Chi phí vận hành – quản lý của trung tâm
• Các khoản chi phí phát sinh khác…

Trên thực tế, đối với các trung tâm hiện nay hầu như việc quản lý vấn đề tài chính chưa hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát. Ở một số nơi, chủ trung tâm giáo dục tự quản lý vấn đề thu chi hoặc giao cho một người nào đó tin cậy nắm vai trò kế toán kiểm soát những công việc này. Vấn đề chính ở đây đó là việc quản lý theo hình thức “sổ chợ – sổ cái” và điều này rất dễ phát sinh các chi phí và vô vàn các vấn đề sai sót trong tiền nong ngoài dự tính của nhà quản lý. Ngoài ra, việc ghi chép các sổ thu chi khiến bạn khó có thể kiểm soát được vấn đề thu chi ở mức độ bao quát toàn bộ dòng tiền và nhiều khi dẫn đến tình trạng thâm hụt, thấu chi…

Xác định chính xác cần đầu tư vào đâu, nên cắt giảm khoản nào?

Đầu tư tập trung

Thông thường, có hai khoản tiền cần đầu tư nhiều nhất tại trung tâm giáo dục đó là Đầu tư nâng cao chất lượng đào tạo và Marketing – Sales. Bản chất của 2 khoản chi phí này đều là hai khoản chi ra trong doanh nghiệp, đầu tư và chi phí, chỉ khác nhau ở kết quả mang lại của hoạt động đó. Nếu như doanh nghiệp của bạn ở mức quy mô nhỏ thì nên cố gắng cắt giảm những khoản chi phí vận hành không cần thiết và dồn tiền vào hoạt động marketing, đồng thời nâng cao chất lượng giảng dạy. Những hoạt động trọng yếu này sẽ trực tiếp tạo nên kết quả dòng doanh thu cho trung tâm.

Marketing sẽ giúp cho thương hiệu của doanh nghiệp được nhiều người biết đến, các học viên sẽ tìm hiểu về trung tâm nhiều hơn và mở rộng được độ phủ trên thị trường… Với những hoạt động marketing có thể sẽ mang đến cho doanh nghiệp lượng học viên nhiều và tăng giá trị của khóa học.

Đầu tư nhằm tăng chất lượng dịch vụ: Doanh nghiệp sẽ dầu tư sâu vào trang thiết bị giúp học sinh có thể học tập dễ dàng hơn, sửa chữa hệ thống cơ sở vật chất khang trang hơn, thuê đội ngũ giáo viên giỏi giảng dạy, đồng thời mở thêm các khóa học, các lớp học chứng chỉ chất lượng cao dành cho các nhóm khách hàng khác nhau…

Chất lượng đào tạo sẽ là yếu tố tiên quyết và cần phải đầu tư nhiều nhất, bởi đây chính là lý do đặc biệt quan trọng khiến cho cả học viên và phụ huynh đặt trọn niềm tin và đưa con em đến học tập. Khi chất lượng giảng dạy tăng, các khóa học chất lượng và đội ngũ giáo viên chuyên môn cao sẽ mang đến sự an tâm, tạo độ tin tưởng rất lớn cho khách hàng.

Chi phí vận hành cần cắt giảm

Để tiết kiệm và giảm chi phí vận hành thì việc đầu tiên mà các trung tâm giáo dục cần làm là phải kiểm tra lại tất cả các khoản chi trong 1-2 tháng gần nhất. Cần phải đánh dấu lại những khoản chi không thực sự có tác động hiệu quả đến sự phát triển của trung tâm. Xem xét và đánh giá xem các khoản chi này có thật sự cần thiết cho những tháng tiếp theo hay không? Nếu như không có tác động tích cực thì cần phải loại bỏ ngay và tối thiểu số tiền cần phải chi cho lần tiếp theo.

Vấn đề chi phí nhân sự cũng là một khoản có thể đánh giá để cắt giảm. Trường hợp mà trung tâm giáo dục đang thực sự gặp khó khăn về tài chính thì việc cắt giảm là điều không thể tránh khỏi. Vấn đề nhân sự này cần được đánh giá hiệu quả công việc rõ ràng, xứng đáng với việc nhận mức lương thưởng phù hợp. Ở Việt Nam, hầu như các trung tâm giáo dục phát triển yếu kém đều đang mắc phải vấn đề đó là: Không đánh giá hiệu quả làm việc của nhân sự và chi phí “quá đà” vào việc trả mức lương cho nhân viên”. Vì vậy đã lãng phí một khoản chi phí không hề hỏ mà thực tế có thể đi đầu tư và phát triển nó một cách tốt hơn.

Giảm chi phí vận hành mà không ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh

Các nhà quản lý của trung tâm giáo dục cần xem xét và cân nhắc thật kỹ tất cả các khoản thu – chi của trung tâm mình trước khi đưa ra một quyết định hoặc hành động cụ thể nào. Khi bắt đầu kế hoạch cân đối và quản lý tài chính, việc làm đầu tiên là cần phải theo dõi các khoản thu chi hàng tháng và xem, đánh giá hiệu quả của khoản tiền tiêu đó bỏ ra.

Bên cạnh việc theo dõi dòng tiền, các quản lý của trung tâm giáo dục cần đánh giá hiệu quả nhân sự một cách rõ ràng thông qua các chỉ số về kết quả công việc, OKR, ROI, KPI… Và cần phải đánh giá một cách khách quan nhất về hiệu quả đầu tư cũng như tính ra phương án thay thế, dự trù…

Hiện nay, xu hướng ứng dụng phần mềm và công nghệ trong quản lý cho doanh nghiệp đang rất được ưa chuộng và vận hành nhiều. Chuyển đổi số vẫn đang là xu hướng tất yếu của xã hội ngày nay. Các trung tâm giáo dục cũng không ngoại lệ trong vấn đề này. Ứng dụng này sẽ giúp cho trung tâm có thể tiết kiệm và cắt giảm chi phí vận hành tối đa nhưng vẫn đem lại hiểu quả kinh doanh.

Phần mềm quản lý trung tâm giáo dục rất tiện lợi, nó mang lại sự chính xác và linh hoạt cao, 1-2 nhân viên có thể đảm nhiệm và xử lý công việc bằng 5-6 người trước đây từng làm. Một số trung tâm giáo dục lớn đã ứng dụng phần mềm quản lý trung tâm giáo dục của Mona Media vào việc vận hành trung tâm và đạt được rất nhiều kết quả, đặc biệt là tiết kiệm được tối đa chi phí.

Hệ thống quản lý trung tâm đào tạo của Mona Media được thiết kế dành riêng cho mô hình trung tâm đào tạo, ngoại ngữ, giáo dục, lớp học ngoại khóa… có đầy đủ các chức năng và module phù hợp cho các trung tâm. Ứng dụng này giúp tiết kiệm và thay thế mức độ công việc của 3 – 4 nhân sự. Hơn nữa, các công việc được xử lý nhanh và chính xác hơn, đồng thời có thể cập nhật từng phút trên ứng dụng giúp cho người quản lý của trung tâm kiểm soát hoàn toàn hoạt động kinh doanh của mình.

Kết luận

Như vậy, một điều rõ ràng nhận thấy sau khi tiếp cận những thông tin chia sẻ trên là bạn đã nhận được 3 phương pháp tiết kiệm và giảm chi phí vận hành trung tâm giáo dục. Hi vọng rằng, những phương pháp trên sẽ hữu ích đối với bạn trong việc quản lý doanh nghiệp của mình. Chúc bạn thành công!