Hóa Đơn Đầu Vào Là Gì? Các Lưu Ý Quan Trọng Mà Doanh Nghiệp Cần Biết

Hóa đơn đầu vào là một trong những chứng từ kế toán vô cùng quan trọng đối với bất cứ một đơn vị kinh doanh buôn bán nào. Trong quá trình là việc, đối với bất kỳ một loại hóa đơn nào, đặc biệt là hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp và những người làm kế toán cần lưu ý những vấn đề gì? Cùng chúng tôi đi giải đáp những thắc mắc đó trong bài viết này nhé.

Hóa đơn đầu vào là gì?

Được hiểu đơn giản là những dạng hóa đơn được sử dụng với mục đích mua sắm vật tư, hàng hóa, thanh toán dịch vụ… phục vụ cho công ty, doanh nghiệp.

Những chứng từ bắt buộc phải có khi nhập hóa đơn đầu vào:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa: Nếu như hợp đồng không ghi rõ danh mục các sản phẩm bán ra thì cần bổ sung thêm phụ lục kèm theo với chi tiết các danh mục hàng hóa mua vào.
• Phiếu nhập kho với các loại hàng hóa mua vào.
• Phiếu thu, biên lai ghi lại tất cả những khoản tiền giao dịch với khách hàng đối với những sản phẩm hàng hóa mua vào.
• Biên bản hợp đồng thanh lý mua bán

Lưu ý quan trọng mà doanh nghiệp cần phải biết

Những lưu ý mà doanh nghiệp cần phải biết đối với hóa đơn đầu vào là gì? Để hóa đơn được chất nhập, được tính vào chi phí, được khấu trừ thuế. Khi nhập hóa đơn đầu vào những người làm kế toán tổng hợp cần lưu ý một số vấn đề sau.

Giá trị hóa đơn đầu vào hơn 20 triệu

Đối với những hóa đơn mua hàng có giá trị từ 20 triệu trở lên. Yêu cầu bắt buộc là phải chuyển số tiền đó qua ngân hàng thanh toán thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng. Cụ thể như sau:

Hóa đơn thanh toán nhiều lần:

• Tất cả những lần thanh toán đều sẽ phải được thực hiện thông qua chuyển khoản ngân hàng. Bao gồm cả lần đặt cọc đầu tiên để làm cơ sở cho những lần giao dịch mua bán tiếp theo.
• Nếu như đã đặt cọc bằng tiền mặt và chiết khấu tiền mua hàng thì hãy yêu cầu nhà cung cấp chuyển lại tiền cọc để chuyển số tiền đó qua tài khoản ngân hàng. Nếu không làm như vậy khoản tiền cọc đó sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Hóa đơn mua cùng một ngày:

• Nếu mua hàng của một đơn vị trong cùng một ngày với tổng tiền mua là từ 20 triệu trở lên nhưng nếu chia nhỏ chúng thành nhiều hóa đơn giá trị gia tăng dưới 20 triệu đồng thì vẫn sẽ bị loại thuế giá trị gia tăng.
• Do đó, khi thanh toán bằng tiền mặt các nhân viên kế toán cần rà soát các hóa đơn trong cùng một ngày của doanh nghiệp để tránh trường hợp tổng số tiền trong ngày hôm đó lớn hơn 20 triệu.

Chuyển tiền qua ngân hàng:

Khi chuyển tiền qua ngân hàng để thanh toán cho đơn hàng lớn hơn 20 triệu phải sử dụng tài khoản ngân hàng mang tên công ty để chuyển tiền sang tài khoản ngân hàng của nhà cung cấp. Nếu kế toán sử dụng tài khoản không mang tên công ty người mua hoặc người bán trên hóa đơn thì sẽ đều không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Thời điểm thanh toán hóa đơn

Nếu chưa đến thời hạn thanh toán theo hợp đồng tại thời điểm kê khai, người mua vẫn chưa chuyển tiền thì vẫn có thể thực hiện việc kê khai như bình thường. Tuy nhiên, trong trường hợp đến thời hạn thanh toán, thời hạn quyết toán đã kết thúc mà vẫn chưa thực hiện thanh toán thì khoản tiền này sẽ không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng.

Những hóa đơn mua vào tài khoản cố định

Riêng với những hóa đơn đầu vào thực hiện mua bán tài sản cố định. Nếu công ty mua các dạng tài sản như ô tô chở người 9 chỗ trở xuống có giá trị từ 1,6 tỷ trở lên thì sẽ không được trừ thuế GTGT. Tuy nhiên, nếu công ty sử dụng tài sản cố định đó để phục vụ cho mục đích vận tải thì vẫn sẽ được khấu trừ.

Hóa đơn đầu vào kê khai từ năm trước, hạch toán sang năm sau

Khi đã kê khai những hóa đơn đầu vào, nhưng chưa đưa vào thanh toán của năm mà lại đưa sang kỳ kế toán của năm tiếp theo thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT của hóa đơn năm đó.

Hóa đơn đầu vào của dự án

Với thuế GTGT của một số dự án đơn vị đang triển khai nếu đã đến thời điểm quyết toán mà bị hủy thì sẽ không được khấu trừ thuế GTGT trên các đơn hàng. Do đó, các doanh nghiệp nên chuyển phần chi phí của những dự án đã tạm dừng sang những dự án đã hoàn thành hoặc đang hoạt động để được hưởng khấu trừ thuế và tránh bị truy thu khoản thuế này.

Trên đây là những thông tin chi tiết giải đáp hóa đơn đầu vào là gì cũng như những lưu ý quan trọng về nó. Kế toán và các doanh nghiệp cần nắm vững những quy định này để có thể áp dụng một cách hiệu quả nhất. Ngoài ra để giảm thiểu sai sót trong quá trình nhập hóa đơn, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn để tự động hóa công việc xử lý hóa đơn đầu vào, PO, hóa đơn bán hàng,… một cách tối ưu nhất. Mong rằng những thông tin trên sẽ hữu ích và giúp cho mọi người tối ưu các khoản thuế, tránh bị truy thu những khoản thuế không mong muốn.