Trở lại
Ưu điểm và nhược điểm của phần mềm Jira là gì
Ưu điểm jira software
- Jira sở hữu một chức năng tập trung cực kì chi tiết, không chỉ phân cấp trong cùng một dự án chung mà còn phân cấp theo từng nhiệm vụ cụ thể, giúp nhóm công nghiệp có thể bảo mật thông tin độc quyền của mình.
- Dễ dàng tích hợp đi kèm với những dự án khác như ( Email, Excel,RSS,…)
- Hệ thống mô-đun và bộ công cụ để phát triển phụ trợ cho phép tuỳ chỉnh, mở rộng và tích hợp Jira vào hệ thống hiện tại.
- Jira được mở rộng phát triển bằng HTML tiêu chuẩn và được thử nghiệm với mọi trình duyệt phổ biến nhất hiện nay
- Có khả năng chạy trên mọi nền tảng phần cứng, hệ điều hành và cơ sở dữ liệu
- Có thể tích hợp trực tiếp với mã khi trong môi trường phát triển và là một công cụ hoàn hảo cho mọi doanh nghiệp.
Nhược điểm jira software
- Giá thành chi phí tương đối cao, sau khi được sử dụng 7 ngày miễn phí, quy mô doanh nghiệp tỉ lệ thuận với giá trị, nghĩa là doanh nghiệp càng lướn thì chi phí mỗi thàng càng cao và ngược lại.
- Phải mất khá nhiều thời gian và công sức để thiết lập nó, vì thế chỉ nên sử dụng nó như một công cụ hoạt động tốt nhất cho những dự án lớn, không phù hợp với những dự án có quy mô vừa và nhỏ ( dưới 3 tháng)
- Ngôn ngữ lập trình chủ yếu sử dụng tiếng Anh kèm với nhiều thuật ngữ khác nên khó sử dụng trong những lần đầu tiên
- Quy trình làm việc trên phần mềm phức tạp nên đòi hỏi phải có sự đầu tư tìm hiểu chỉnh chu, kỹ càng
- Chi phí cao có thể khắc phục bằng cách sử dụng giấy phép giả rẻ của Mã cao cấp.
Các thuật ngữ cần biết khi sử dụng phần mềm Jira
Jira là phần mềm chứa khá nhiều thuật ngữ lĩnh vực công nghệ:
- Sprint: Một chu trình ngắn hạn (thường khoảng 2-4 tuần) mà đội phát triển thực hiện các công việc cần thiết, đầy đủ như lập kế hoạch, phân tích yêu cầu, thiết kế, triển khai để cho ra những phần nhỏ trong sản phẩm.
- Backlog: Danh sách bao gồm các user stories, bugs và tính năng dành cho một sản phẩm hoặc sprint.
- Scrum: Một phương pháp theo Agile, nơi sản phẩm được xây dựng dựa trên vòng tròn các lần lặp đi lặp lại trong một sprint.
- Scrum of Scrums: Kỹ thuật chuyên môn nhằm mở rộng quy mô Scrum, các dự án đa đội –thuật ngữ truyền thống gọi là program management.
- Board: Công cụ dùng để hiện thị hoạt động công việc trong một quy trình cụ thể .Nó có thể thay đổi để tương thích với các phương pháp Agile khác nhau (ví dụ, một bảng Scrum sẽ hiển thị các công việc được di chuyển từ product backlog đến sprint backlog, trong khi đó một bảng Kanban thường có một quy trình làm việc ba bước: To do, In Progress, và Done).
- Burndown Chart: Hiển thị số lượng dự tính ước chừng và số lượng thực tế cho tổng số công việc phải hoàn thành trong một sprint.
- Daily stand-up: Tạo một cuộc họp nhỏ khoảng 15 phút trước khi bắt đầu ngày làm việc, giúp các nhân viên nắm toàn bộ dữ liệu công việc của ngày hôm qua.
- Epic: Hiển thị một user story lớn đại diện và cần được chia thành các story nhỏ. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể chạy nhiều sprint để hoàn thành thực hiện một epic.
- Issue: Một đơn vị về công việc (task, bug, story, epic) trong Jira, hoạt động trong suốt quy trình từ khởi điểm đến khi hoàn thành.
- Swimlane: Tính năng phân loại các công việc để xem xét, sắp xếp việc nào nên ưu tiên tiến hành trước, việc nào để sau được
- Velocity: Đo lường khối lượng công việc mà một team có khả năng xử lý trong một thời hạn nhất định.
- Cumulative Flow Diagram (CFD): Một biểu đồ diễn tả bao gồm các trạng thái khác nhau của các mục công việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Cột ngang x trong CFD được định nghĩa là thời gian, và cột dọc y được xem là mục công việc (issue). Mỗi vùng màu của biểu đồ tương đương với trạng thái luồng công việc (ví dụ một cột trong bảng).
- Iteration: Dự án sẽ được tiến hành thực hiện theo các phân đoạn lặp đi lặp lại.
- Wallboard: Một bảng (viết tay hoặc điện tử) lớn được xếp đặt tại vị trí dễ thấy thể hiện các thông tin, dữ liệu quan trọng về hoạt động của đội development.
Mời bạn tham khảo thêm: SaaS là gì? Ưu nhược điểm của Software As A Service
Những đối tượng cần sử dụng phần mềm Jira?
Thực chất mục đích ban đầu cho sự ra đời của Jira là chỉ dành cho các lập trình viên chuyên lĩnh vực phát triển phần mềm. Tuy nhiên, sau này khi được cải tiến, nâng cấp hơn nó đều có thể phù hợp để sử dụng quản lý các dự án một cách hiệu quả, đặc biệt hữu ích đối với những bộ phần có team cần cộng tác và xử lý vấn đề hiệu quả theo một trình tự nhất định. Dưới đây là một vài ví dụ cho các đối tượng ứng dụng lợi ích từ Jira để quản lý dự án như :
Bộ phận Marketing:
Khi công ty cần lên kế hoạch xây dựng một dự án, Jira sẽ là một sự lựa chọn hợp lý giúp bạn truyền tải thông điệp tới cho những người viết lời quảng cáo , đưa yêu cầu về đồ hoạ cho thiết kế và trưởng phòng có thể đánh dấu hoàn tất, báo hiệu rằng dự án đã hoàn thành xong.
Bộ phận hỗ trợ:
Từ các ngân hàng, công ty thương mại đến ngay cả các doanh nghiệp nhỏ đều mong muốn sở hữu phần mềm hỗ trợ nhu cầu theo dõi quy trình làm việc một cách chuẩn xác. Dù bộ phận hỗ trợ của bạn đang cần tài liệu hướng dẫn hay kiểm toán thì Jira luôn là giải pháp đáp ứng hoàn hảo.
Các công ty và đội ngũ chuyên hoạt động từ xa:
Nếu bạn đang điều hành quản lý của một công ty chuyên làm việc từ xa hoặc chuyên sử dụng lao động là các freelancer hay cộng tác viên thì tính năng từ phần mềm Jira sẽ rất phù hợp và hữu dụng cho bạn. Công cụ này cung cấp một hệ thống trung tâm giúp nhân viên, cộng tác viên dễ dàng kiểm tra các nhiệm vụ được giao. Vì thế, các nhà quản lý thường sẽ ưa chuộng và đánh giá cao các phần mềm có lập trình báo cáo chi tiết về tiến độ công việc như Jira.
Xem thêm: Agile là gì? Scrum là gì? và cách áp dụng trong quản lý dự án
Hướng dẫn sử dụng jira cho người mới bắt đầu
1.Tạo mới một issue
Nhất chọn vào nút Create trên top bar
Điền vào các thông tin liên quan: tên dự án, loại issue, , độ ưu tiên, thời gian hoàn thành,tóm tắt nội dung, người đứng chịu trách nhiệm quản lý, môi trường test, mô tả chi tiết trong nội dung, ước tính thời gian cần thiết hoàn thành dự án, file đính kèm khi cần thiết,…
Cấu hình issue theo ý muốn
- Click vào nút Configure Fields > Chọn Custom
- Chọn trường thông tin muốn ẩn hoặc hiện hoặc chọn All để hiển thị tất cả các trường
2.Tương tác với issue
Quản lý và sắp xếp các file đính kèm
Sao chép issue
- Mở issue cần sao chép
- Chọn More > Clone
Chuyển đổi sub-task thành issue và ngược lại
- Chọn sub-task / issue muốn chuyển thành issue / sub-task
- Chọn More > Convert to Issue / Convert to Sub-Task
Bình chọn issue yêu thích
phần mềm jira
Theo dõi issue nhờ thông qua nhãn dán để phân loại và tìm kiếm issue dễ dàng hơn
- Chọn issue
- Chọn More > Labels để thêm hoặc xóa nhãn
Mời bạn xem thêm: Kaizen là gì? Áp dụng triết lý Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ?
3.Tìm kiếm issue
Tìm kiếm nhanh: Nhập từ khoá vào ô Quick Search và ấn Enter
Về cơ bản: Từ menu Issues trên header bar, chọn Search for issue
Tìm kiếm nâng cao: Từ menu Issues trên header bar, chọn Search for issue > Advanced
Các thao tác với kết quả tìm kiếm
- Tuỳ chỉnh giao diện hiển thị: List view / Detail view
- Thay đổi thứ tự sắp xếp trên từng cột: Click vào tên cột
- Ẩn / Hiện cột: Click Columns và chọn các cột cần ẩn / hiện
- Di chuyển cột: Kéo thả
4.Tạo bộ lọc tìm kiếm
Các loại bộ lọc hiện nay như :
- Bộ lọc hệ thống (system filter): các bộ lọc được mặc định có sẵn trong hệ thống như tất cả issue, các mục đã được xem gần đây, báo cáo của bạn, các issue mà bạn đã mở
- Bộ lọc yêu thích (favorite filter): Các filter do chính người dùng tạo ra, được sắp xếp dựa theo thứ tự của bảng chữ cái.
Các thao tác với bộ lọc:
Sau khi đã hoàn tất việc tạo bộ lọc, Jira cho phép người dùng tiến hành các thao tác khác, bao gồm việc tìm kiếm bộ lọc, cập nhật bộ lọc, xóa bộ lọc, tạo thêm bộ lọc ẩn danh, thêm bộ lọc vào mục ưa thích, chia sẻ hoặc theo dõi bộ lọc.
5.Báo cáo
Một tính năng nổi trội không thể không kể đến khi sử dụng phần mềm Jira chính là việc được cung cấp rất nhiều loại báo cáo khác nhau. Giúp những người quản lý có cái nhìn tổng quan và chi tiết hơn về dự án một cách vừa nhanh lại vừa hiệu quả cao. Một số loại báo cáo quan trọng điển hình là :
- Thống kê số lượng issue theo thời gian
- Hiển thị số lượng issue đã được tạo và số lượng issue đã được giải quyết trong một khoảng thời gian nhất định
- Báo cáo, thống kê được hiển thị dưới dạng biểu đồ hình tròn dựa theo các tiêu chí thống kê do người dùng lựa chọn
- Báo cáo số lượng issue được tạo ra trong một thời gian nhất định do người dùng trực tiếp lựa chọn
Trên đây là giới thiệu tổng hợp những phần cơ bản nhất về Jira dành cho các member có ý định tìm hiểu hoặc trong quá trình làm dự án. Nhìn chung, tuy nó không phức tạp, nhưng sẽ khiến bạn đôi lúc bỡ ngỡ, lạ lẫm nếu ít sử dụng. Hy vọng với bài viết này của công ty phần mềm Mona Software đã giúp các bạn hiểu thêm được về phần mềm Jira là như thế nào và cách sử cơ bản nhất trong quá trình ban đầu sử dụng nó. Chúc các bạn thành công !
