Trở lại
Kaizen là gì?
Về mặt ngôn ngữ
Kaizen là từ ghép của hai từ tiếng Nhật cùng nhau dịch là “thay đổi tốt” hoặc “cải tiến“. song về mặt ngôn ngữ, Kaizen đã có nghĩa là “cải tiến liên tục” thông qua sự liên kết của nó với phương pháp tinh gọn.
Kaizen ( dịch ra tiếng Anh có nghĩa là “Good Change” – Sự thay đổi tốt ) là một kỹ thuật đến từ Nhật Bản dựa vào yếu tố tâm lý để tăng năng suất, hỗ trợ người ứng dụng sắp xếp lại gần như tất cả mọi thứ mà họ làm ở mọi nơi, mọi lúc, mọi hoàn cảnh.
Nguồn gốc ra đời của Kaizen là từ vòng tròn chất lượng Nhật Bản sau Thế chiến II.
Khái niệm triết lý Kaizen trong ứng dụng
Triết lý Kaizen là một phương cách tiếp cận để tạo ra sự cải tiến liên tục dựa trên ý tưởng rằng những thay đổi tích cực nhỏ, liên tục có thể gặt hái những cải tiến lớn. Thông thường, nó dựa trên sự hợp tác – cam kết, trái ngược với các phương pháp cũ, vốn sử dụng các thay đổi căn bản hoặc các sắc lệnh từ trên xuống để tạo ra và đạt được sự chuyển đổi.
Vậy với cách định nghĩa này, phương pháp Kaizen không hẳn là một “hệ thống” cải thiện năng suất công việc bạn muốn sử dụng để tổ chức lại to-do list, mà nó dường như là một triết lý về tâm lý. Nói cách khác, nó chính là cách bạn tư duy và tổ chức mọi thứ, từ cách làm việc độc lập cho đến làm việc theo nhóm.
Quá trình du nhập vào văn hoá thế giới của Kaizen
Ở thời điểm sơ khởi, các nhóm hoặc nhóm công nhân tại Toyota được áp dụng phương pháp Kaizen để ngăn ngừa các khiếm khuyết trong quá trình lao động.
Mặt khác, triết lý Kaizen cũng được phát triển một phần nhằm đáp ứng nhu cầu của các nhà tư vấn năng suất và quản lý người Mỹ đến thăm đất nước. Đặc biệt là nhằm thuyết phục Edwards Deming, người cho rằng việc kiểm soát chất lượng nên được đưa trực tiếp hơn vào tay công nhân thay vì nhà quản lý như quan niệm cũ.
Kaizen được đưa đến phương Tây,và được Masaaki Imai phổ biến rộng rãi hơn thông qua cuốn sách Kaizen: “Chìa khóa thành công cạnh tranh của Nhật Bản” vào năm 1986.
Ứng dụng của phương pháp Kaizen là gì?
Phương pháp Kaizen được người Nhật Bản xem là cốt lõi để sản xuất tinh gọn, hay The Toyota Way. Bởi lẽ đó, nó được phát triển trong lĩnh vực sản xuất là chủ yếu, mới mục đích ban đầu là để giảm thiểu khuyết điểm, loại bỏ chất thải, tăng năng suất, khuyến khích mục tiêu và trách nhiệm của người lao động, từ đó thúc đẩy những đổi mới
Nhưng đến ngày nay, với khái niệm rộng mang theo vô vàn cách hiểu, vậy nên, Kaizen đã được áp dụng trong nhiều ngành công nghiệp khác, bao gồm cả các ngành nghề như chăm sóc sức khỏe. Nó có thể được áp dụng cho bất kỳ lĩnh vực kinh doanh nào, và thậm chí cho cuộc sống cá nhân.
Bản chất của nguyên tắc Kaizen là gì?
Nguyên tắc Kaizen là một phần của kế hoạch hành động và một phần triết lý.
Kế hoạch hành động
Kaizen trong kế hoạch hành động là về việc tổ chức các sự kiện tập trung vào việc cải thiện các lĩnh vực cụ thể trong công ty. Những sự kiện này liên quan đến các nhóm nhân viên ở tất cả các cấp, và đặc biệt chú trọng đến việc liên quan đến các nhân viên của nhà máy.
Theo triết lý
Kaizen nói về việc xây dựng một nền văn hóa, nơi mà tất cả các nhân viên đều tích cực tham gia vào việc đề xuất và thực hiện các cải tiến cho công ty. Trong các doanh nghiệp, nó trở thành một lối suy nghĩ tự nhiên cho cả người quản lý lẫn nhân viên sàn nhà máy, để mọi người cùng cố gắng vì lợi ích chung của công ty.
Câu chuyện về công ty Toyota
Như đã đề cập đến ở trên, cho đến thời điểm hiện tại, triết lý Kaizen có lịch sử hơn 50 năm và công ty đầu tiên áp dụng Kaizen là Toyota từ Nhật Bản.
Toyota là một cái tên quen thuộc với nền công nghiệp sản xuất ô tô trên toàn thế giới, với số lượng sản xuất xe hàng đầu thế giới và lợi nhuận ròng đạt ở mức khủng là 2.000 tỷ yên. Sở dĩ doanh nghiệp này đạt được thành công như vậy, một phần cũng nhờ vào việc áp dụng triết lý Kaizen thành công, biến “năng lực làm việc liên tục để tạo ra thành quả”. Nhờ vào việc tích lũy Kaizen hằng ngày như một quá trình, Toyota có thể vượt qua những giai đoạn vô cùng khó khăn, thử thách hoặc thậm chí là đối mặt với nguy cơ phá sản để vinh dự sánh vai với các công ty hàng đầu thế giới, như vị thế hiện nay.
Điều tạo nên sự thành công của việc áp dụng triết lý Kaizen
Tại Toyota, khi các lãnh đạo quyết định áp dụng triết lý Kaizen vào trong sản xuất, điều này đã giúp hình thành nên văn hóa ứng xử giữa các nhân viên với nhau và ban lãnh đạo công ty, đề cao sự chủ động tiết kiệm, sự chủ động bảo vệ thương hiệu công ty, tinh thần học hỏi và cố gắng hết mình cho công việc.
Mỗi công ty bao gồm cả nhà quản lý và nhân viên cần hiểu rõ và tin vào triết lý Kaizen. Bên cạnh đó, quá trình áp dụng cũng phải được thực thi một cách liên tục thì mới có thể áp dụng thành công triết lý Kaizen cả trong suy nghĩ lẫn hành động.
10 nguyên tắc Kaizen giúp bạn định hướng thành công
Bởi vì để thực thi Kaizen, điều cốt lõi tiên quyết là đòi hỏi tư duy đúng trong toàn công ty.
Khi triển khai Kaizen, dù ở quy mô nào và thời đại nào, bạn cũng cần tuân theo 10 nguyên tắc bất biến làm nên thương hiệu của Kaizen. Dưới đây là lý thuyết mà bạn có thể tham khảo:
1.Luôn tập trung vào lợi ích của khách hàng:
- Nguyên tắc: Các sản phẩm/dịch vụ được định hướng theo định hướng thị trường và cần phải đáp ứng đúng nhu cầu của khách hàng.
- Mục tiêu: Tập trung vào việc cải tiến và quản trị chất lượng sản phẩm, gia tăng lợi ích sản phẩm nhằm mang lại nhằm tối đa hóa sự hài lòng của khách hàng. Đồng thời loại bỏ tất cả các hoạt động không phục vụ hay đem lại giá trị cho khách hàng – người tiêu dùng cuối cùng của sản phẩm/dịch vụ.
2.Không ngừng cải tiến:
- Nguyên tắc: Khái niệm “hoàn thành” không có nghĩa là kết thúc công việc mà chỉ là sự kết thúc một giai đoạn, trước khi tiếp tục chuyển sang giai đoạn kế tiếp.
- Mục tiêu: Kịp thời cung ứng, bởi khách hàng chắc chắn có nhu cầu cao hơn về sản phẩm/dịch vụ trong tương lai (tiêu chuẩn chất lượng, kỹ thuật, mẫu mã, chi phí,…). Chiến lược cải tiến sản phẩm hiện tại giúp tiết kiệm thời gian và chi phí hiệu quả hơn rất nhiều so với việc sản xuất ra sản phẩm mới. Chiến lược này cũng cần có kế hoạch thực hiện liên tục và rõ ràng.
3. Xây dựng văn hóa “không đổ lỗi”
- Nguyên tắc: Cá nhân có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ được giao. Trong trường hợp mắc sai lầm, trách nhiệm sẽ được quy về một cách đúng đắn.
- Mục tiêu: Rèn luyện, thay đổi để mỗi cá nhân trong doanh nghiệp không đổ lỗi cho những lý do không chính đáng (ví dụ: điều kiện thời tiết,…). Từng cá nhân phát huy tối đa năng lực để cùng nhau sửa lỗi, làm việc vì mục đích chung của tập thể.
4. Thúc đẩy văn hóa doanh nghiệp mở
- Nguyên tắc: Xây dựng văn hóa doanh nghiệp mở, nhân viên dám nhìn thẳng vào sai sót, dám chỉ ra các điểm yếu và yêu cầu giúp đỡ từ đồng nghiệp và cấp trên.
- Mục tiêu: Xây dựng tốt mạng truyền thông nội bộ dành riêng cho doanh nghiệp để nhân viên có thể cập nhật tin tức nhanh chóng, thuận tiện chia sẻ và trao đổi kinh nghiệm lẫn nhau.
5. Khuyến khích làm việc nhóm (teamwork)
- Nguyên tắc: Xây dựng cấu trúc nhân sự của công ty theo định hướng thành lập các đội nhóm làm việc hiệu quả.
- Mục tiêu: Phân quyền rõ ràng trong nội bộ đội nhóm: Team-leader cần có năng lực lãnh đạo, thành viên cần nỗ lực phối hợp và trau dồi bản thân. Tôn trọng uy tín và tính cách của mỗi thành viên.
6. Kết hợp nhiều bộ phận chức năng trong cùng dự án
- Nguyên tắc: Bố trí kết hợp nguồn nhân lực từ các bộ phận, phòng ban trong công ty để làm dự án, khi cần thiết có thể tận dụng nguồn lực từ bên ngoài.
7. Tạo lập các mối quan hệ đúng đắn
- Nguyên tắc: Không tạo dựng các mối quan hệ tiêu cực (đối đầu hay kẻ thù). Đầu tư vào các chương trình đào tạo kỹ năng giao tiếp cho toàn thể công ty, bao gồm cả nhân viên và các cấp quản lý.
- Mục tiêu: Xây dựng EVP doanh nghiệp, tạo dựng niềm tin, lòng trung thành và cam kết làm việc lâu dài của nhân viên.
8. Rèn luyện ý thức kỷ luật, tự giác
- Nguyên tắc: Tự nguyện thích nghi và tuân theo các nghi lễ, luật lệ của xã hội. Đặt lợi ích công việc lên trên hết, luôn tự soi xét để kiềm chế điểm yếu của cá nhân.
- Mục tiêu: Chấp nhận hy sinh quyền lợi cá nhân để đồng nhất với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty
9. Thông tin đến mọi nhân viên
- Nguyên tắc: Nhân viên không thể đạt được kết quả cao trong công việc nếu không thấu hiểu tình hình hiện tại của công ty.
- Mục tiêu: Thông tin là yếu tố đầu vào quan trọng hàng đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hiện đại. Điều này giúp duy trì việc chia sẻ thông tin cũng chính là cách san sẻ khó khăn, thách thức chung cho mọi nhân viên.
10. Thúc đẩy năng suất và hiệu quả làm việc
- Nguyên tắc: Triển khai tổng hợp các phương pháp đào tạo nội bộ (onboarding nhân viên mới, đào tạo tại chỗ, đào tạo đa kỹ năng,…) Phân quyền cụ thể cho các đầu việc, dự án; Khuyến khích nhân viên đưa ra ý kiến đóng góp và phản hồi; Công nhận thành tích và khen thưởng kịp thời
- Mục tiêu: Đề cao tinh thần trách nhiệm trong mọi công việc dù là nhỏ nhất. Từ đó, phát huy khả năng chủ động và tự quyết định của từng cá nhân
Cách mà Kaizen hoạt động
Kaizen dựa trên cơ sở niềm tin rằng mọi thứ đều có thể được cải thiện và không có gì là hiện trạng. Nó cũng đồng thời dựa trên một nguyên tắc tôn trọng mọi người. Kaizen liên quan đến việc xác định các vấn đề thực tế và tạo ra cơ hội, tạo ra các giải pháp từ đó đưa chúng ra – và sau đó dạo qua quy trình một lần nữa cho các vấn đề hoặc vấn đề khác không được giải quyết thỏa đáng.
Chu trình cải tiến:
Bảy bước sau đây chính điều tạo nên một chu trình để cải tiến liên tục và đưa ra một phương pháp có hệ thống để thực hiện Kaizen:
Nhận nhân viên tham gia
Tìm kiếm sự tham gia của nhân viên, bao gồm thu thập sự giúp đỡ của họ trong việc xác định các vấn đề và vấn đề. Làm như vậy tạo ra mua vào để thay đổi. Thông thường, điều này được tổ chức dưới dạng các nhóm cá nhân cụ thể chịu trách nhiệm thu thập và chuyển tiếp thông tin từ một nhóm nhân viên rộng hơn.
Tìm vấn đề
Sử dụng phản hồi rộng rãi từ tất cả các thành viên trong doanh nghiệp, thu thập danh sách các vấn đề và cơ hội tiềm năng. Nếu có quá nhiều vấn đề, hãy cố gắng tinh giản và tạo ra một danh sách rút gọn để dễ dàng giải quyết.
Tạo một giải pháp
Khuyến khích các nhân viên đưa ra các giải pháp sáng tạo, với tất cả các cách thức khuyến khích ý tưởng. Từ đó, hãy lựa chọn một giải pháp chiến thắng hoặc trích xuất giải pháp từ các ý tưởng được trình bày.
Kiểm tra giải pháp
Thực hiện giải pháp chiến thắng đã chọn ở trên bước trên, với tất cả mọi người tham gia triển khai. Tốt nhất là bạn có thể tạo ra các chương trình thí điểm hoặc thực hiện các bước nhỏ khác để kiểm tra giải pháp.
Phân tích kết quả
Trong những khoảng thời gian khác nhau, hãy kiểm tra tiến độ, với các kế hoạch cụ thể như: ai sẽ là điểm liên lạc? cách tốt nhất để giữ cho các công nhân mặt đất tham gia là gì? Từ đó có dữ liệu để xác định mức độ thành công của sự thay đổi.
Chuẩn hóa
Nếu kết quả thu về từ thí điểm hoặc quy mô nhỏ là tích cực, áp dụng giải pháp trong toàn tổ chức.
Lặp lại chu kỳ này hằng ngày
Bảy bước này nên được lặp lại trên cơ sở liên tục. Các giải pháp sẽ được thử nghiệm để danh sách các vấn đề phù hợp được giải quyết.
Một số phương pháp tiếp cận khác:
Cũng tương tự như 7 bước trên, tuy nhiên chu trình tương tự của Kaizen lại được chắt lọc lại thành 4 bước: Lên kế hoạch (Plan) → Thực hiện (Do) → Kiểm tra (Check) → Hành động (Act).
Các bước cơ bản để tiến hành Kaizen
Bạn cũng có thể tiến hành phương pháp Kaizen tại chính doanh nghiệp của mình với các bước cơ bản như sau:
Bước 1: Lựa chọn phạm vi áp dụng Kaizen
Chỉ sử dụng Kaizen cho những dây chuyền sản xuất hoặc bộ phận chuyên môn nào đó thực sự cần thiết và khả thi cho việc cải tiến. Hãy áp dụng thử nghiệm Kaizen từ một điểm nhất định, sau đó mới mở rộng dần đến đến phạm vi đội nhóm, phòng ban rồi tiến tới quy mô toàn doanh nghiệp.
Bước 2: Tìm hiểu tình trạng hiện tại của doanh nghiệp và xác định mục tiêu
Trước khi áp dụng Kaizen nói riêng hay bất cứ chiến lược thay đổi nào nói chung, doanh nghiệp đều cũng đều cần sáng suốt trước khi đưa ra quyết định. Điều nên làm chính là đánh giá tình trạng thực tế của doanh nghiệp để thống nhất một mục tiêu Kaizen, tránh việc thực hiện dở dang bởi các lỗi như đề ra kế hoạch quá sức, không đủ nguồn lực, lệch hướng vấn đề,…
Thực tế thì việc triển khai Kaizen cũng không khiến bạn tiêu tốn nhiều chi phí vì nó không phải công cụ 4.0 hỗ trợ cho các phòng ban hay kỹ thuật mà đơn thuần chỉ là một triết lý quản lý. Kaizen không yêu cầu vốn đầu tư lớn, nhưng đổi lại, nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực dài hạn của doanh nghiệp (các cấp từ CEO cho tới nhân viên). Hãy chuẩn bị một nền tảng tinh thần cho công ty của bạn trước khi đưa ra quyết định tiếp theo.
Bước 3: Phân tích dữ kiện đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ
Sau khi đánh giá doanh nghiệp, hãy ngồi brainstorm lại với nhau để xác định nguyên nhân sâu xa của vấn đề bạn đang gặp phải. Chẳng hạn như, tại thời điểm hiện tại, doanh nghiệp đang tồn kho hàng hoá rất nhiều, lý do là gì? Lỗi xuất phát từ quy trình phân phối hay do chất lượng sản phẩm? Các con số thống kê và dữ liệu thu thập trong một khoảng thời gian đủ dài sẽ trả lời giúp bạn.
Bước 4: Xác định biện pháp thực hiện
Theo lý thuyết, lỗi ở đâu thì thực hiện cải tiến ở đó.
Một khi bạn đã xác định được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, hãy đề xuất giải pháp. Cần lưu ý một chút là giải pháp này phải dựa trên các dữ liệu thu thập được và có thể đo lường kết quả chính xác bằng các con số.
Bước 5: Thực hiện biện pháp
Đây là lúc bạn thực hiện Kaizen theo kế hoạch đã lập. Trong quá trình thực hiện, các cấp quản lý và người có liên quan (ví dụ như “Đại sứ 5S”) phải thường xuyên đến để thu thập thông tin và kiểm tra, giám sát việc áp dụng triết lý Kaizen vào thực tế của doanh nghiệp.
Bước 6: Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Measurable (có thể đo lường được) là một trong 5 tiêu chí của mục tiêu SMART và cũng là yếu tố giúp xác định giải pháp Kaizen phù hợp. Vì vậy, ở bước này, bạn chỉ cần thực hiện thao tác thu thập dữ liệu quen thuộc.
Bước 7: Xây dựng, sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
Trong quá trình xác nhận kết quả, có thể bạn sẽ nhận ra được một vài nhược điểm của Kaizen khi áp dụng cụ thể vào thực tiễn doanh nghiệp. Nếu như phát hiện những thiếu sót hoặc vi phạm, cần nhanh chóng sửa chữa và tối ưu lại. Hãy cải tiến lại những thứ chưa phù hợp để “Kaizen” chính quy trình Kaizen của bạn.
Bước 8: Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo
Khi triển khai Kaizen, đừng nôn nóng và nghĩ rằng kết quả sẽ đến trong chốc lát. Hãy kiên nhẫn thực hiện từ những điều nhỏ nhất và rút kinh nghiệm qua các lần thực hiện khác nhau. Chẳng bài học vĩ mô quốc tế nào có giá trị thực tiễn tốt hơn chính bài học mà doanh nghiệp của bạn đã từng trải qua cả.
Ưu điểm và nhược điểm của Kaizen là gì?
Mặc dù lợi ích của phương pháp Kaizen là rất nhiều, nhưng rõ ràng là không có một giải pháp nào không có khiếm khuyết, và Kaizen cũng vậy. Dưới đây là một số ưu điểm và nhược điểm mà các chuyên gia thường trích dẫn.
Ưu điểm của triết lý Kaizen:
- Tập trung vào việc cải tiến dần dần, Kaizen là cách tiếp cận nhẹ nhàng hơn để thay đổi, hạn chế xu hướng kích động sự chống lại và từ bỏ thay đổi.
- Kaizen khuyến khích sự xem xét kỹ lưỡng các quy trình để phát hiện những sai lầm và lãng phí.
- Nhu cầu kiểm tra được giảm bớt, vì lỗi phát sinh đã giảm.
- Tinh thần làm việc của nhân viên tăng lên, bởi vì nó mang lại cảm giác về giá trị và xác định mục đích.
- Làm việc theo nhóm tăng lên khi nhân viên được khuyến khích suy nghĩ vượt ra ngoài các vấn đề cụ thể của bộ phận của họ.
- Trải nghiệm khách hàng tăng lên khi nhận thức về giá trị khách hàng được nâng lên.
- Các hệ thống được đưa ra để đảm bảo các cải tiến được khuyến khích cả ngắn hạn và dài hạn.
Nhược điểm nguyên tắc Kaizen:
- Các công ty có văn hóa theo chủ nghĩa lãnh thổ và giao tiếp khép kín trước khi bắt đầu Kaizen có thể sẽ cần tập trung vào những thay đổi văn hóa để tạo ra một môi trường dễ tiếp thu hơn.
- Các sự kiện Kaizen ngắn hạn có thể tạo ra một sự phấn khích nông cạn và ngắn ngủi và do đó, khó có thể thực hiện lâu dài.
Gợi ý cách đơn giản nhất cho doanh nghiệp áp dụng triết lý Kaizen
Phương pháp “dọn vệ sinh kiểu hiện đại” 5S
Mục tiêu:
Một nội dung cơ bản của triết lý Kaizen, cũng được phát minh bởi người Nhật là phương pháp 5S. 5S là một phương pháp quản lý, sắp xếp nơi làm việc và cũng là quy tắc đề cao ý thức tự giác của con người. Nó mang lại những kết quả khá trực quan, do vậy nên được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng đưa vào ứng dụng.
5S ra đời với niềm tin mãnh liệt rằng sức mạnh của con người là vô hạn, và mọi sự cải tiến đều có thể bắt nguồn từ những thứ nhỏ nhất – xử lý những trở ngại nhỏ trong cuộc sống làm việc hằng ngày.
Thế nào là 5S?
5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật bắt đầu với chữ “S”: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke.
Khi triết lý Kaizen dần trở nên nổi tiếng, 5S được dịch thành các khái niệm khác nhau nhưng đều bắt đầu bằng chữ S và không thay đổi về ý nghĩa cơ bản:
- Seiri (Sort – Sàng lọc): Phân loại, chỉ giữ lại những vật dụng thật sự hữu ích cho công việc và loại bỏ phần lớn những thứ không cần thiết.
- Seiton (Straighten – Sắp xếp): Sắp xếp các vật dụng còn lại một cách hiệu quả nhất có thể theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
- Seiso (Shine – Sạch sẽ): Dọn dẹp vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ. Điều này nhằm cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu tai nạn rủi ro, đồng thời tránh bụi bẩn làm hỏng hóc máy móc thiết bị.
- Seiketsu (Standardize – Săn sóc): Mục tiêu của S4 là tiêu chuẩn hoá và duy trì các hoạt động 3S ở trên được lâu dài và thực hiện một cách bài bản trong doanh nghiệp chứ không phải chỉ là phong trào ngẫu hứng nhất thời.
- Shitsuke (Sustain – Sẵn sàng): Giáo dục, hình thành nên thói quen và tác phong chủ động tham gia thực hiện 5S cho mọi thành viên trong doanh nghiệp.
Phương pháp thay đổi góc nhìn về khái niệm “được việc”
Mục tiêu tối cao của Kaizen là để mọi người làm việc, vừa nhẹ nhàng hơn, lại vừa đạt kết quả cao hơn. Bởi vậy, khái niệm “được việc” không phải là đầu tắt mặt tối làm thêm giờ hay đổ mồ hôi vào một cách khổ sở như quan niệm cũ nữa. Thay vào đó. “được việc” chính là thành công trong việc tìm ra giải pháp đơn giản mà hiệu quả hơn.
Trong vai trò của một nhà quản lý, bạn có thể định hướng nhân viên của mình chia nhỏ các dự án và công việc quan trọng thành từng đầu việc nhỏ. Thao tác này giúp loại bỏ các phần việc dư thừa và giúp họ tập trung hơn cho những hành động mang lại giá trị.
Lựa chọn thời điểm thích hợp để áp dụng Kaizen
Xét theo quy mô doanh nghiệp, thực hiện Kaizen khi khủng hoảng nổ ra là giải pháp bắt buộc. Còn Kaizen trong lúc mọi thứ đang tăng trưởng ổn định mới là chiến lược đột phá.
Và không chỉ có doanh nghiệp, mỗi cá nhân cũng có thể áp dụng triết lý Kaizen cho riêng mình. Để tránh sự nhàm chán trong công việc, nhân viên của bạn có thể luyện tập kỹ năng sáng tạo trong xử lý công việc bằng cách kaizen những thứ nhỏ nhất.
Một số ví dụ về Kaizen ngoài đời thực
Có một vài công ty cụ thể nổi tiếng với việc sử dụng Kaizen để đạt được kết quả sản xuất tốt hơn nhiều. Ngoài Toyota, đây là một số case studies về Kaizen cũng nổi tiếng không kém:
Lockheed Martin
Hãng chế tạo máy bay Lockheed Martin là một trong những cái tên áp dụng thành công phương pháp Kaizen. Thông qua việc sử dụng Kaizen, nó đã giảm thành công chi phí sản xuất, giảm hàng tồn kho và giảm thời gian giao hàng đến mức tối đa..
Công ty Ford Motor
Khi “tín đồ tinh gọn” Alan Mulally trở thành CEO của Ford vào năm 2006, gã khổng lồ ngành ô tô khi đó đang đứng trước bờ vực phá sản. Mulally đã sử dụng Kaizen để thực hiện một trong những bước ngoặt của công ty nổi tiếng nhất trong lịch sử, để Ford vẫn giữ vững được vị thế của mình trên thị trường quốc tế.
Hãng phim hoạt hình Pixar
Ít ai biết rằng Pixar đã thực hiện một mô hình cải tiến liên tục nhằm giảm rủi ro thất bại của những bộ phim hoạt hình đắt tiền bằng cách sử dụng kiểm tra kiểm soát chất lượng và các quy trình lặp của Kaizen.
Áp dụng Kaizen vào doanh nghiệp khó hay dễ?
Thật thú vị, triết lý Kaizen như một kế hoạch hành động chính xác là những gì phát triển Kaizen như một triết lý. Nói cách khác, việc áp dụng Kaizen nhất quán giống như một kế hoạch hành động tạo ra giá trị lâu dài to lớn bằng cách phát triển văn hóa cần thiết để cải tiến liên tục thực sự hiệu quả.
Dẫu mọi sự đột phá vĩ mô đều có thể khó khăn đối với doanh nghiệp, nhưng bạn luôn dễ dàng triển khai Kaizen ở bất cứ quy mô đội nhóm nào. Cải tiến chậm rãi không ngừng nghỉ là con đường thành công của nhiều tập đoàn lớn trên thế giới, và rất có thể chính là của công ty bạn.
Vậy nên, bạn đã sẵn sàng để kaizen phương pháp quản lý công việc công ty mình chưa? Hãy bắt đầu bằng việc loại bỏ những hoạt động thừa thãi và phân chia nhiệm vụ thành các đầu việc nhỏ hơn (nhưng vẫn đảm bảo đủ deadline, thông tin, kết quả, báo cáo tiến độ,…). Bạn có thể sử dụng một phần mềm quản lý công việc phổ biến để hỗ trợ đắc lực cho sự cải tiến này đấy!
