4 Bước Lập Kế Hoạch Dự Án (Project Planning) Hiệu Quả

Bất cứ công việc nào cũng cần có kế hoạch trước khi thực hiện. Dựa trên kế hoạch đã đề ra, các bộ phận sẽ làm việc hiệu quả hơn, đơn vị quản lý cũng dễ dàng theo dõi tiến độ công việc. Cùng tìm hiểu ngay 4 bước lập kế hoạch dự án (Project Planning) hiệu quả qua bài viết Mona Soft chia sẻ dưới đây.

Lập kế hoạch dự án (Project Planning) là gì?

Nhiều người thường nhầm lẫn Project Planning (lập kế hoạch dự án) với Project Schedule (lên lịch trình dự án). Nhưng lập kế hoạch dự án không chỉ đơn giản là một danh sách gồm các nhiệm vụ cần làm và thời gian đề ra. Một kế hoạch cần phải chi tiết về từng công việc, nhiệm vụ của các thành viên, các vấn đề cần chuẩn bị…

Lập kế hoạch dự án thực chất là việc sắp xếp công việc, lên nhiệm vụ mục tiêu, phân chia công việc, đề ra chiến lược trước khi bắt đầu thực hiện dự án. Đối với các nhà quản lý doanh nghiệp, quá trình lập kế hoạch này rất quan trọng. Điều này giúp xử lý rành mạch các thông tin liên quan đến dự án, tiết kiệm thời gian phân loại thông tin, tránh các tranh chấp về nghĩa vụ làm việc…

Một kế hoạch dự án tốt sẽ có đầy đủ thông tin về mục tiêu, sản phẩm, phương pháp triển khai, phối hợp làm việc. Các dự án lớn cần có kế hoạch chi tiết và kế hoạch bổ sung để phòng ngừa rủi ro. Do đó, Project Planning là kỹ năng cần thiết mà một nhà quản lý doanh nghiệp cần có.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch dự án (Project Planning)

Lập kế hoạch dự án là hoạt động hỗ trợ đắc lực cho quá trình thực hiện dự án. Có thể coi bản kế hoạch như một bức tranh tổng quát về dự án, thông qua đó bạn có thể biết được mục tiêu nhiệm vụ, cách thức thực hiện, hiệu quả cần đạt của dự án này. Những người có năng lực còn có thể đánh giá dự án qua kế hoạch đã được làm chi tiết.

Một dự án được thực hiện khi chưa lên kế hoạch chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Khi có vấn đề xảy ra, đơn vị quản lý cũng chưa lường trước được để đưa ra phương án giải quyết. Vai trò của công việc lập kế hoạch dự án có thể kể đến như sau:

• Dựa vào bản kế hoạch, doanh nghiệp sẽ theo dõi và kiểm soát được tiến độ của dự án. Qua đó nắm bắt được tình hình nhân sự và có những điều chỉnh, bổ sung kịp thời để dự án đạt kết quả tốt hơn.
• Lập kế hoạch dự án để dự trù mức kinh phí doanh nghiệp cần chi trả, từ đó có mức dự trù kinh phí phù hợp với ngân sách, nguồn tài chính đang có của doanh nghiệp.
• Đơn vị thực hiện dự án có thể thông qua kế hoạch dự án để xác định chính xác công việc của mình.
• Lập kế hoạch dự án để lường trước các vấn đề rủi ro có thể gặp phải, từ đó đưa ra phương án dự phòng phù hợp.

Lưu ý trước khi lập kế hoạch dự án

Trước khi lên kế hoạch cụ thể cho một dự án, bạn cần biết đến những nhân tố cần có trong một bản kế hoạch hoàn hảo. Hay nói cách khác, nhà quản lý doanh nghiệp cần nắm bắt được các yếu tố ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc. Đó là ba yếu tố giúp cho bản kế hoạch dự án của bạn vững chắc, không có nhiều sơ hở.

Đồng thời, ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc có ảnh hưởng đến nhau. Một yếu tố thay đổi sẽ kéo theo các yếu tố khác cũng thay đổi. Vậy nên cốt lõi của việc lập kế hoạch dự án chính là quản lý ba yếu tố trên một cách hiệu quả. Cần lên kế hoạch để ngân sách, thời gian và hiệu suất công việc hoạt động hài hòa nhất.

4 bước lập kế hoạch dự án hiệu quả

Từ góc độ tổng quan, Project Planning bao gồm 4 bước hiệu quả:

• Xác định mục tiêu dự án cần đạt – Project Goal
• Xác định thời gian chuyển giao của dự án – Project Deliverable
• Xác định lộ trình của dự án – Project Schedule
• Lên kế hoạch hỗ trợ cho dự án – Supporting Plans

Bước 1: Xác định mục tiêu dự án cần đạt (Project Goal)

Một dự án thành công là dự án hoàn thành được tất cả mục tiêu kế hoạch đã đề ra. Do đó, bước đầu tiên của lập kế hoạch dự án chính là xác định mục tiêu dự án cần đạt. Muốn xác định được mục tiêu dự án, nhà quản lý cần biết được nhu cầu chính xác của các bên liên quan và tiềm năng thực hiện của dự án.

Các bên liên quan có ảnh hưởng đến mục tiêu dự án cần đạt là nhà tài trợ, nhóm tham gia làm dự án, chuyên gia mua hàng, nhà phân tích rủi ro… Để khai thác thông tin về nhu cầu của các bên liên quan, bạn có thể tiến hành khảo sát hoặc thực hiện các cuộc họp tại doanh nghiệp. Một dự án có thể có nhiều mục tiêu cần đạt nhưng bạn cần đảm bảo theo quy chuẩn SMART nhé.

Bước 2: Xác định thời gian chuyển giao của dự án (Project Deliverable)

Trong kế hoạch dự án, có các mốc thời gian về việc giao nhận, cung cấp sản phẩm, dịch vụ. Những mốc thời gian này được gọi là thời gian chuyển giao của dự án. Việc chuyển giao sản phẩm, dịch vụ có thể coi là một dự án nhỏ trong các dự án lớn. Sản phẩm của chuyển giao dự án khá đa dạng, có thể là phần mềm, tài liệu, thiết bị, kết quả, phê duyệt…

Để có thể quản lý thời gian chuyển giao hiệu quả, đơn vị quản lý cần xem xét sản phẩm bàn giao với yêu cầu của các bên liên quan. Nếu có quá nhiều sản phẩm, nên phân chia thời gian chuyển giao theo giai đoạn để dễ dàng theo dõi. Các phần mềm quản lý dự án sẽ giúp ích rất nhiều cho nhà quản lý khi cần phân phối thời gian làm việc trong dự án.

Bước 3: Xác định lộ trình dự án (Project Schedule)

Trong một dự án sẽ có rất nhiều mốc thời gian tương ứng với từng giai đoạn thực hiện dự án. Nhà quản lý cần lên lịch trình phù hợp cho từng chương trình của dự án, bao gồm cả các hoạt động nhỏ. Lộ trình càng chi tiết doanh nghiệp càng dễ theo dõi tiến độ thực hiện và quản lý sát sao hơn. Các đơn vị hợp tác với doanh nghiệp cũng dễ dàng nắm bắt được lộ trình chung của dự án.

Để xác định lộ trình dự án, doanh nghiệp cần xác định các yếu tố sau: nhiệm vụ cần làm, độ gắn kết giữa các nhiệm vụ, tài nguyên cần có để thực hiện nhiệm vụ và thời gian hoàn thành. Yếu tố cần chú ý nhất chính là độ gắn kết giữa các nhiệm vụ. Chẳng hạn nhiệm vụ A cần thực hiện trước nhiệm vụ B, nhiệm vụ C chưa hoàn thành thì không thể bắt đầu nhiệm vụ D hay nhiệm vụ A và C có thể tiến hành song song…

Một lỗi nhà quản lý thường gặp khi lập kế hoạch dự án chính là không tính đủ thời gian hoàn thành nhiệm vụ. Điều này ảnh hưởng đến cả kế hoạch đã lập ra và khiến chất lượng công việc giảm sút. Để có thể lên kế hoạch cho từng việc hiệu quả, nhà quản lý hãy chú ý đến thời gian ngày nghỉ, lịch trình cá nhân, rủi ro về thời gian nếu có vấn đề xảy ra…

Bước 4: Lên kế hoạch hỗ trợ cho dự án (Supporting Plans)

Một kế hoạch quản lý dự án tốt không thể bỏ quan các kế hoạch bổ sung, hỗ trợ cho dự án. Đây cũng được xem là kế hoạch dự phòng cho các rủi ro có thể xảy ra.

• Kế hoạch nhân sự: Xác định vai trò của cá nhân, tổ chức trong dự án, đưa ra khối lượng công việc phù hợp đối với từng cá nhân cụ thể.
• Kế hoạch thông báo: Soạn thảo văn bản để phổ biến cho tất cả những bên liên quan về dự án. Thường xuyên thông báo tiến độ dự án để mọi người đều nắm bắt được thông tin.
• Kế hoạch quản trị rủi ro: Dự đoán các rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện dự án và đưa ra những biện pháp ứng phó kịp thời. Một số rủi ro thường gặp như dự tính sai chi phí và thời gian làm việc; ngân sách cắt giảm đột ngột; nhân viên không hoàn thành công việc, phát sinh nhu cầu mới từ thị trường…

Bài viết trên đã giới thiệu chi tiết 4 bước lập kế hoạch dự án (Project Planning) đến bạn. Hy vọng qua những thông tin bạn đã xác định được các bước lên một kế hoạch hoàn hảo. Nhà quản lý doanh nghiệp có thể tham khảo các phần mềm quản lý để lập kế hoạch dự án tiết kiệm thời gian hơn.