Micromanagement Là Gì? Có Nên Áp Dụng Quản Lý Vi Mô Cho Doanh Nghiệp?

Micromanagement là gì? Tại sao người quản lý lại dùng biện pháp đó để kiểm soát con người và công việc? Liệu nó có hiệu quả trong mọi hoạt động hay không? Hãy cùng Mona Software tìm hiểu về Micromanagement – quản lý vi mô. Những ưu điểm, nhược điểm, biểu hiện và cách điều chỉnh sao cho hoạt động quản lý hiệu quả nhất. 

Micromanagement là gì?

Micromanagement trong tiếng Việt được dịch nghĩa là quản lý vi mô. Đây là một kiểu hành vi quản lý của người cấp cao áp dụng cho những người có chức vụ thấp hơn. Nó được thể hiện bằng sự giám sát và kiểm soát quá mức đối với công việc và quy trình làm việc, hạn chế sự phân quyền hoặc ra quyết định của nhân viên trong các dự án.

 Từ điển trực tuyến Merriam-Webster định nghĩa Micromanagement là cách thức quản lý đặc biệt với sự kiểm soát hoặc chú ý quá mức vào chi tiết và tiểu tiết.

Thông thường, sự ám ảnh thái quá về những chi tiết nhỏ nhất này gây ra sự thất bại trong công việc. Người quản trị doanh nghiệp trực tiếp tập trung quá mức vào tiểu tiết mà quên đi những vấn đề chính quan trọng hơn.

Xem thêm: DISC là gì? Ứng dụng DISC trong quản lý nhân sự

25 dấu hiệu của người hành động theo hướng quản lý vi mô

Để kiểm tra xem bạn có đang chịu sự quản lý vi mô hoặc có đang kiểm soát cấp dưới theo hướng đó hay không thì hãy xem ngay 25 dấu hiệu đặc trưng dưới đây. 

10 dấu hiệu thường gặp nhất

1. Có xu hướng chống lại hay hạn chế tối đa việc ủy ​​quyền.
2. Tham gia quá mức vào công việc của nhân viên.
3. Không khuyến khích việc ra quyết định độc lập.
4. Yêu cầu cập nhật trạng thái công việc thường xuyên.
5. Thường xuyên yêu cầu gửi các báo cáo quá chi tiết.
6. Nhìn vào từng chi tiết thay vì tập trung vào bối cảnh lớn hơn.
7. Thích được gửi bản sao (cc) trong mọi email.
8. Có yêu cầu làm số lượng công việc cao bất thường.
9. Hiếm khi hài lòng với các kết quả công việc của nhân viên.
10. Đề xuất thời hạn hoàn thành công việc không thực tế.

15 dấu hiệu tiếp theo

1. Thường xuyên yêu cầu nhân viên dừng công việc đang làm để thực hiện các công việc khẩn cấp khác. 
2. Thể hiện sự không hài lòng rõ rệt khi các quyết định được đưa ra một cách độc lập mà không trình bày với cấp trên.
3. Nhắc nhở mọi người thúc đẩy công việc thường xuyên. 
4. Luôn có xu hướng yêu cầu nhân viên tự bản thân hoàn thành công việc mà không cần sự chia sẻ từ người khác.
5. Đảm nhận vai trò của người quản lý dự án ngay cả khi dự án đã được chỉ định cho một người quản lý cấp dưới khác. 
6. Phổ biến cho nhân viên biết chính xác các nhiệm vụ nên được thực hiện như thế nào và không còn chỗ cho sự sáng tạo hoặc chủ động.
7. Liên tục theo dõi hành vi và hoạt động của nhân viên để xem họ đang làm gì.
8. Tập trung vào những chi tiết không cần thiết.
9. Quy trình làm việc đều cần thể hiện bằng văn bản.
10. Thực hiện lại công việc của nhân viên sau khi đã hoàn thành.
11. Trao đổi với nhân viên ngoài giờ làm việc qua tin nhắn.
12. Yêu cầu báo cáo hoạt động hàng tuần và hàng tháng từ mọi nhân viên.
13. Tin tưởng rằng nhân viên không chủ động hoặc đưa ra những ý tưởng mới. 
14. Không bao giờ cho phép nhân viên cấp dưới thay mặt họ truyền đạt thông tin trong mọi cuộc họp. 
15. Đo lường và giám sát mọi thứ.

Tại sao người quản lý dùng phương pháp quản lý vi mô?

Một người có xu hướng quản lý vi mô vì nhiều lý do. 3 lý do cơ bản nhất được nhận thấy đó là do yếu tố tính cách cá nhân, văn hóa tổ chức và sự cố trong việc ủy quyền. 

Họ thường xuyên có cảm giác sợ thất bại, muốn kiểm soát và thống trị mọi việc, thiếu kinh nghiệm quản lý và không tin tưởng người khác. Một số khác có thể là do ám ảnh bởi các vấn đề mà họ gặp phải trong cuộc sống cá nhân. 

Sự cố trong việc ủy quyền khiến họ ám ảnh có thể là việc phân công không rõ ràng khiến công việc được thực hiện không đầy đủ. Do đó, dự án rơi vào trạng thái chậm tiến độ hay nguy cấp hơn là hủy hợp đồng. 

Tuy nhiên, lý do phổ biến nhất lại là sự thiếu tin tưởng và tôn trọng ở những người mà họ làm việc cùng.  

Hiệu ứng tích cực của Micromanagement

Cái gì cũng đều có tính hai mặt của nó, không có điều gì là hoàn hảo. Cách thức Micromanagement cũng vậy. Dưới đây là những hiệu ứng tích cực mà nó mang lại: 

• Đảm bảo sự tham gia và tương tác cao. Cách quản lý này sẽ được kiểu nhân viên ưa chuộng sự định hướng đón nhận. 
• Đảm bảo nhiệm vụ quan trọng của doanh nghiệp được thực hiện đúng hướng, đúng thời điểm. 
• Dạy, cố vấn và nâng cao kỹ năng cho nhân viên. 
• Biết mỗi việc nên được ủy quyền cho ai để làm hài lòng bản thân nhất.
• Thúc đẩy chuyên môn hóa một cách tự nhiên. Người quản lý hiểu điểm mạnh, điểm yếu và kỹ năng của nhân viên. Từ đó, lựa chọn cho họ công việc phù hợp để thúc đẩy mỗi người. 

Nhược điểm của quản lý vi mô

Bên cạnh những ưu điểm tốt trên, chúng cũng có nhược điểm: 

Lãng phí thời gian. Người quản lý dành một phần đáng kể thời gian của họ để giám sát công việc của những người khác. Do vậy, thời gian để nghiên cứu các vấn đề mang tầm chiến thuật như phát triển hệ thống hoặc tạo quy trình mới không có. 

Sự hài lòng trong công việc thấp. Người quản lý thất vọng vì nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ như họ đề ra. Nhân viên thì cảm thấy rằng họ không được tin tưởng trong thực hiện công việc của mình. Do vậy, nó có thể tạo ra căng thẳng cho cả người quản lý và nhân viên. 

Khả năng sáng tạo và hiệu quả thấp hơn vì mọi việc đều đã được định hướng sẵn và yêu cầu thực hiện. 

Giảm động lực của nhân viên khi sự sáng tạo và góp ý không được công nhận. 

Khi nào cần quản lý vi mô?

Quản lý vi mô khi được áp dụng phù hợp sẽ tạo ra hiệu quả công việc cao. Dưới đây là những hoạt động có thể sử dụng cách thức này: 

• Tuyển dụng nhân viên
• Định hướng và hướng dẫn công việc cho người mới
• Áp dụng cho những người muốn làm theo sự chỉ đạo
• Bắt đầu một dự án, kế hoạch mới hoàn toàn
• Đối mặt với những vấn đề liên quan đến quy định pháp luật và cảnh báo
• Tham gia vào dự án có độ rủi ro cao

Khi nào cần tránh quản lý vi mô?

Những hoạt động liên quan đến sáng tạo, nêu ý tưởng và khuyến khích sự đóng góp cao của mọi người. Đây là những việc áp dụng quản lý vi mô là không cần thiết. 

Làm thế nào để ngừng quản lý vi mô? 

Bạn là sếp, người quản lý và đang tìm cách để tiết chế lại xu hướng Micromanagement của mình? Vậy thì có thể tham khảo một vài típ dưới đây:

Cắt giảm cho mình một số công việc: Quản lý vi mô đang đặt quá nhiều nhiệm vụ so với công việc thực cần làm của bạn.

Tập thói quen từ bỏ quyền kiểm soát bằng cách tin tưởng nhân viên. Phần lớn các quyết định của con người dựa vào sự kỳ vọng. Hãy tin tưởng người khác, bạn sẽ bớt căng thẳng và người có trách nhiệm thực hiện sẽ giải trình công việc với bạn. 

Chấp nhận thất bại. Con người không thể chỉ có thành công. Phải có cả thất bại thì mới có được động lực để phát triển. 

Để cho nhân viên học hỏi từ những thành công và cả thất bại trong công việc. 

Cách xử lý hiệu quả đối với sếp theo chủ nghĩa quản lý vi mô

Không ai muốn bị quản lý vi mô hay làm việc với tâm trạng tuyệt vọng, căng thẳng cả ngày và thường xuyên bị la mắng. Do vậy, nếu sếp không thay đổi, bạn hãy học cách để từ từ xử lý và thay đổi cách quản lý đó. 

Làm việc chăm chỉ để xây dựng lòng tin. Đây là chìa khóa cho các mối quan hệ bền chặt tại nơi làm việc.

Giao tiếp thường xuyên và kịp thời để không xảy ra sự hiểu lầm giữa cấp trên, cấp dưới. 

Hiểu hành vi của người quản lý. Cố gắng hiểu những áp lực mà họ nhận phải khi ở vị trí là người quản lý. Từ đó, đưa ra lời đảm bảo rằng nhân viên có kế hoạch hoàn thành công việc của mình một cách kịp thời hiệu quả. Và giúp họ nhận ra họ có những trách nhiệm lớn lao khác cần tập trung. 

Quản lý vi mô không hẳn là xấu và cũng không tốt hoàn toàn. Quan trọng là người quản lý cùng nhân viên phải biết cách phối hợp để cân bằng trạng thái của hai bên. Chúng tôi đã cung cấp cho bạn những kiến thức cơ bản về micromanagement là gì? Khi nào cần quản lý vi mô, khi nào tránh? Mong rằng chúng sẽ có ích cho bạn trong quản lý và hoàn thành công việc.