OKR là gì? Mọi điều cần biết về OKR để quản trị theo mục tiêu và kết quả then chốt

OKR là gì?

OKR chính là việc đảm bảo giúp liên kết nội bộ của tổ chức thông qua liên kết từng mục tiêu của công ty, mục tiêu của từng phòng ban cho tới mục tiêu của các cá nhân với những kết quả chi tiết và cụ thể. Với phương pháp này chúng ta cần xem xét dựa trên cấu trúc và nguyên lý hoạt động để có được những thông tin chính xác.

Cấu trúc

Với OKR sẽ được xây dựng xung quanh 2 câu hỏi chính, quan trọng là:

• Mục tiêu: tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt: tôi sẽ tới đó bằng cách thức nào?

Với mục tiêu – Objective chính là mục tiêu của một doanh nghiệp, tới từng phòng ban, hay cá nhân. Đối với kết quả then chốt – Key Result chính là từng bước đo lường một cách cần thiết với mong muốn có thể đạt được mục tiêu đã định hướng. Đây là hệ thống cần được hoàn thiện, duy trì từ bộ máy cấp cao trong một tổ chức, tới từng cá nhân nhằm tạo ra được mối liên kết chặt chẽ và hợp lý giữa những tầng mục tiêu, có tác động qua lại lên nhau. Điều này giúp mỗi cá nhân trong một doanh nghiệp có thể chung chí hướng, cùng nỗ lực để tới được một mục tiêu cuối cùng.

Nguyên lý hoạt động

Với những đặc điểm riêng biệt, những khác biệt nhất định thì OKR hoạt động dựa trên những nguyên tắc quản lý mục tiêu khác, dựa trên hệ thống niềm tin về:

• Tính tham vọng: mục tiêu sẽ luôn luôn được thiết lập ở mức cao hơn so với ngưỡng năng lực thực tế được xác định.
• Tính đo lường được: với kết quả then chốt sẽ được gắn vào các mốc cụ thể có khả năng đo lường được.
• Tính minh bạch: yêu cầu mọi thành viên từ CEO cho tới các thực tập sinh đều có thể chủ động trong việc theo dõi được OKR mà tổ chức xây dựng, đã đề ra.
• Tính hiệu suất: OKR yêu cầu không sử dụng để thực hiện việc đánh giá về hiệu suất làm việc của từng nhân viên cụ thể.

OKR được đánh giá là một phương thức tiếp cận vô cùng độc đáo, được phát triển nhờ vào Andy Grove tại Intel, sau đó được John Dỏe kế thừa, phát triển và phổ biến tại Google. Cho tới nay thì OKR được sử dụng ở hàng nghìn những tổ chức, đơn vị lớn nhỏ của các nước, cũng như tư nhân mang tới hiệu quả và giá trị ứng dụng cao.

Mời bạn tham khảo thêm: So sánh mô hình OKR Mô hình S.M.A.R.T

Lợi ích khi sử dụng OKR

Việc sử dụng OKR mang lại khả năng hỗ trợ cho hoạt động của từng doanh nghiệp. Việc quản trị công ty được tiến hành hiệu quả, mang tới những giá trị và lợi ích lớn thông qua:

• Khả năng tập trung vào vấn đề trọng điểm: áp dụng mô hình OKR đảm bảo giúp chúng ta có khả năng đưa ra được từ 3 – 5 mục tiêu cho từng cấp độ cụ thể trong một tổ chức, từ đó giúp công ty, giúp nhân viên có thể ưu tiên thực hiện những mục tiêu trọng điểm, thiết yếu nhất của doanh nghiệp.
• Khả năng liên kết nội bộ chặt chẽ: sử dụng OKR là cách để kết nối được hiệu suất làm việc một cách hiệu quả giữa cá nhân với phòng ban, cũng như mục tiêu chung của công ty.
• Cải thiện được tính minh bạch: với phương pháp OKR giúp xây dựng được văn hóa minh bạch cho chính doanh nghiệp. Khi các nhân viên đều dễ dàng, chủ động trong việc nắm bắt được những công việc, những kế hoạch của mỗi cá nhân, cho tới từng phòng ban giúp quá trình thực hiện trở nên dễ dàng, có được chủ động và hiệu quả cao như yêu cầu.
• Hỗ trợ trao quyền tới từng nhân viên: việc nắm bắt rõ ràng, chính xác về hoạt động trong doanh nghiệp thì ban lãnh đạo dễ dàng hơn trong việc đưa ra cho mình những quyết định chuẩn xác và hợp lý nhất. Không chỉ vậy, việc trao quyền còn giúp tạo cơ hội để nhân viên có khả năng tiến hành theo dõi kết quả của công việc được thực hiện tốt.
• Đo lường chính xác tiến độ hoàn thành từng mục tiêu: với những chỉ số được thể hiện thì OKR giúp phản ánh tốt được từng cá nhân, hay phòng ban cho tới toàn thể doanh nghiệp đã hoàn thành được lượng công việc như thế nào, chiếm bao nhiêu % mục tiêu đã đề ra.
• Hoàn thành được kết quả vượt bậc: phương pháp OKRs khi áp dụng đảm bảo cho phép người lãnh đạo có thể phát huy một cách hiệu quả khả năng của mình trong công việc. Điều này có ý nghĩa trong việc giúp công ty hoàn thành tốt được kết quả ấn tượng, hoàn thành tốt các mục tiêu đã đề ra.

Bản chất OKR sẽ như thế nào?

Mô hình OKR khi được áp dụng thì mục tiêu của cá nhân và phòng ban luôn luôn có sự kết nối, liên kết chặt chẽ với mục tiêu cấp cao của cả công ty, nó được thông qua một kết quả đo lường cụ thể. Nói một cách khác cụ thể hơn thì mục tiêu của từng cấp độ sẽ dựa trên chính mục tiêu và kết quả then chốt của cấp độ cao hơn.

• OKR ở cấp độ của công ty sẽ luôn được chú trọng, quan tâm nhiều nhất.
• OKR ở cấp độ bộ phận, hay phòng ban sẽ là ưu tiên hàng đầu cho từng phòng ban đó. Nó không đơn ginả chỉ là việc thực hiện hàng loạt những OKR của cá nhân.
• OKR ở cấp độ cá nhân chính là thể hiện cho công việc mà mỗi cá nhân trong tổ chức cần tập trung để thực hiện, hoàn thành với kết quả cao nhất.

Thông qua đó thì ban quản lý có hai cách chính để tiến hành tiếp cận, cũng như giúp việc phân tầng mục tiêu được thực hiện. Đó chính là:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Với cách liên kết nghiêm ngặt chúng ta có thể xác định được mục tiêu ở cấp độ dưới chính là kết quả then chốt ở cấp độ cao hơn trong một tổ chức cụ thể.

Cách liên kết định hướng

Liên kết định hướng trong OKR có sự phân tầng một cách nghiêm ngặt của mục tiêu và kết quả then chốt và không phải lúc nào cũng có được kết quả tốt. Một vài trường hợp trong tổ chức khi có nguyện vọng thực hiện xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho từng phòng ban, hay yêu cầu mỗi nhân viên phải hướng tới mục tiêu có thể phát triển được bản thân thay vì chỉ chăm chăm tới việc theo sát vào cấu trúc mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra.

Với từng mục tiêu sẽ có liên kết định hướng với một mục tiêu nào đó ở tầng cao hơn, song không có liên kết một cách nghiêm ngặt giữa mục tiêu và kết quả định hướng được tính ở những cấp độ khác nhau. Nếu doanh nghiệp có nguyện vọng thực hiện việc thiết lập nên hệ thống mục tiêu có sự linh động thì việc sử dụng cách thức này là lựa chọn đúng đắn và hợp lý.

Hướng dẫn cách xây dựng OKR

Việc xây dựng objective và Key result trong phương pháp OKRs có những lưu ý, những yêu cầu riêng cần được đảm bảo. Trong đó một số vấn đề chính cần chú ý như:

Đối với Objective

• Ở từng cấp độ cụ thể trong tổ chức cần cân nhắc xác định từ 3 – 5 mục tiêu.
• Objective yêu cầu cần có đầy đủ đích đến rõ ràng, không có sự mập mờ, khó xac định.
• Objective cần được thiết lập ở mức vượt quá cả khả năng đạt được, đồng thời tạo nên thách thức, cảm giác khó khăn khi thực hiện mới giúp mỗi cá nhân, mỗi phòng ban nỗ lực nhiều hơn nữa trong quá trình hoàn thành.

Đối với Key Result

Xây dựng Key Result khi áp dụng phương pháp quản trị OKR sẽ có 3 kết quả then chốt chính cần đảm bảo cho từng mục tiêu cần được hoàn thành. Đó chính là:

• Xây dựng Key Result cần đảm bảo có thể đo đếm được.
• Key Result cần tổng hợp được các bước nhỏ nhất giúp thực hiện được mục tiêu, lúc đó việc đạt được kết quả then chốt sẽ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với việc đạt được mục tiêu đã đề ra.
• Key Result yêu cầu cần được miêu tả một cách cụ thể sản phẩm đều ra, không đơn giản chỉ là hành động đơn thuần.

Bắt đầu với OKR như thế nào hiệu quả?

Khi mới bắt đầu với OKR chúng ta sẽ mất thời gian khoảng 6 tuần để bắt đầu một quý mới, hay một năm mới. Trong đó thì lộ trình chính cần được thực hiện chính là:

• Tháng đầu tiên: chú ý tới Brainstorm và mục tiêu mà công ty cần hoàn thành, xác định hệ thống tổ chức quản lý của OKR.
• Tháng thứ hai: thực hiện phổ biến cho từng trưởng phòng ban, trưởng bộ phận giúp phác tha0or rõ ràng được mục tiêu mà phòng ban cần hoàn thành. Việc phổ biến OKR cần được thực hiện tới toàn bộ doanh nghiệp. Nhiệm vụ của trưởng phòng ban là làm việc với từng thành viên để phác thảo một cách rõ ràng phần việc, mục tiêu của từng cá nhân.
• Tháng thứ ba: Ở thời điểm này việc kết nối, thực hiện phân tầng cũng như trình bày về hệ thống OKR cần được tiến hành.
• Tháng thứ tư: Đây là giải đoạn tiến hành việc theo dõi cũng như quản lý OKR của từng cá nhân trong tổ chức.

Xác định chính xác Objective và Key Result

Người quản trị lúc này sẽ đề ra khoảng 3 – 5 mục tiêu cốt lõi trọng điểm, quan trọng của doanh nghiệp theo quý hoặc theo năm. Đây là những mục tiêu có xuất phát từ chính sứ mệnh, hay tầm nhìn mà cấp lãnh đạo đề ra, song có thể linh hoạt, đi từ số liệu cụ thể cho tới giá trị mà công ty mong muốn.

Khi chốt được những mục tiêu thì phòng ban thực hiện việc xác định kết quả cụ thể cần thiết nếu muốn đạt được mục tiêu đó. Với kết quả then chốt được xác định giúp định hướng hiệu quả, chính xác cho mục tiêu của từng cấp độ kế tiếp của tổ chức diễn ra thuận lợi, thành công.

Xác định hệ thống giúp tổ chức quản lý OKR

Từng công ty hoạt động với quy mô là hoàn toàn khác biệt, bởi thế mà thực hiện việc theo dõi OKR luôn là thách thức không nhỏ, có nhiều vấn đề tồn tại cần được giải quyết. Có thể lấy ví dụ như Goolge đã xây dựng công cụ nội bộ quen thuộc như Excel, song ngay nay đã có các phần mềm chuyên dụng giúp việc theo dõi KPR được thực hiện tốt.

Xác định hệ thống giúp tổ chức quản lý OKR thực hiện chuẩn xác

Việc lựa chọn phần mềm nào cần có sự cân nhắc kỹ lưỡng, có sự chuẩn bị đầy đủ ở quy trình trước khi thực hiện. Nếu không muốn công việc lộn xộn, không có được thể thống nhất và không tối ưu được giá trị mà OKR mang lại thì đây là vấn đề cần được đặc biệt quan tâm.

Phổ biến với trưởng phòng ban, bộ phận để phác thảo mục tiêu chung

Ở bước này việc lên lịch họp với ban lãnh đạo ở cấp trung – tức là những người đúng đầu các phòng ban cần tiến hành. Việc vạch ra được kế hoạch cho OKR của doanh nghiệp lúc này được thực hiện tốt. Trong đó, các vấn đề chính cần được đem ra thảo luận trong cuộc họp chính là:

• Nắm bắt khái quan về khái niệm, vai trò của KPR cũng như xác định lý do ban lãnh đạo muốn áp dụng hệ thống này trong quản trị doanh nghiệp.
• Tìm ra cách áp dụng OKR trong công việc, đồng thời xác định được những lợi ích, cũng như các mặt còn hạn chế của phương pháp này.
• Tiến hành việc thảo luận OKR của công ty. Việc thảo luận cần được thực hiện với các trưởng phòng, trưởng ban bộ phận về OKE mà trước đó ban quản trị đã thống nhất, từ đó lấy ý kiến phản hồi được thực hiện.

Sau cuộc họp thì người đứng đầu của các phòng ban có thể hiểu rõ ràng, cụ thể và chính xác về OKR mà doanh nghiệp hướng tới. Việc lên kế hoạch cho mục tiêu và kết quả then chốt cho phòng ban của mình từ đó tiến hành nhanh chóng, hiệu quả với mức độ chính xác cao.

Phổ biến OKR với toàn doanh nghiệp

Quá trình thảo luận sau khi hoàn thành với những người đứng đầu của phòng ban thì việc phổ biến tới từng nhân viên ở từng bộ phận lúc này cần được thực hiện. Nội dung giống với buổi thảo luận trước đó giúp đưa ra lý do về sự cần thiết của áp dụng phương pháp OKRs, cũng như cách áp dụng được đưa ra để mỗi nhân viên có cách kì vọng sao cho phù hợp, làm việc hợp lý dựa trên OKR.

Trưởng phòng làm việc với thành viên để phác thảo mục tiêu cá nhân

Trưởng bộ phận lúc này yêu cầu cần hẹn gặp từng thành viên, từng cá nhân của phòng ban mình để lên ý tưởng OKR, giao nhiệm vụ cho từng người. Đây chính là một cuộc thảo luận ở dạng hai chiều để cùng trao đổi và đi tới thống nhất hợp lý nhất.

Khi đã kết thúc được buổi thảo luận trưởng các phòng ban cần chốt được kì vọng của nhân viên, cũng như kì vọng của tổ chức đối với từng cá nhân. Thông qua các cuộc thảo luận từng tháng, từng quý,… giúp nhân viên có cảm giác được giao quyền, có thể quyết định công việc hàng ngày, cũng như sự nghiệp của bản thân mình.

Tiến hành kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Lãnh đạo của từng phòng ban, cũng như ban quàn trị cần ngồi lại, xem xét một lượt ở góc độ cái nhìn của nhân viên có tác động gì tới OKR hay không sau khi thảo luận với nhân viên được tiến hành. Việc thống nhất về OKR chính thức theo quý, theo năm cần được hoàn thành để trao đổi và công bố minh bạch, từ đó có được hướng đi thống nhất trong giia đoạn kế tiếp.

Triển khai ORK hiệu quả để nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi doanh nghiệp

Theo dõi và quản lý OKR của cá nhân

Bước cuối cùng trong triển khai phương pháp OKRs chính là việc theo dõi, kiểm tra liên tục trong suốt quý, hay cả năm quá trình thực hiện của từng nhân viên. Điều này là quan trọng bởi nó đảm bảo giúp chúng ta xác định được công ty đang đi đúng hướng, hoàn thành đúng tiến độ mục tiêu cần được hoàn thành.

Tiến hành đánh giá OKR

Thực hiện việc đánh giá OKR là yêu cầu bắt buộc, được chấm dựa trên thang điểm từ 0.0 – 1.0. Trong đó thì điểm 0 là không thực hiện được một phần nào của mục tiêu chính, từ 0.6 – 0.7 là đang đi theo đúng hướng để hoàn thành mục tiêu, điểm số là 1 tức là mục tiêu đã được hoàn thành.

Khi thực hiện việc đánh giá về phương pháp OKR của từng doanh nghiệp khi được thực hiện cần đảm bảo chú ý rằng:

• Sẽ có hai loại kết quả theo chốt là hoạt động không định lượng được được đánh giá dựa trên thang điểm nhị phân và hoạt động đo lường được được tính điểm theo tỉ lệ % đã hoàn thành.
• Hệ thống chấm điểm OKR khi thực hiện không phải là công cụ giúp chúng ta có thể đánh giá về hiệu quả hoàn thành của công việc. OKR có thể sử dụng là một lăng kính giúp tiến hành đánh giá về cá nhân, hay kể cả là tổ chức. Tuy nhiên, nó không phải là phương pháp hiệu quả, tối ưu nhất giúp việc phân tích về hiệu quả công việc được thực hiện.
• Chú ý tới buổi họp chốt lại về OKR là không thể thiếu vào đầu mỗi quý, mỗi năm. Thảo luận và xác định được tiến độ hoàn thành OKR của đơn vị là vô cùng cần thiết, cần có sự cân nhắc và điều chỉnh dựa trên quy mô thực tế của doanh nghiệp.

OKR là một trong những thuật ngữ quen thuộc, là phương pháp quản trị được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Mô hình này tạo điều kiện cho mỗi tổ chức có thể xây dựng hệ thống mục tiêu thống nhất, minh bạch, khoa học để quản trị nhân sự được thực hiện tốt. Tìm hiểu một cách chi tiết, ứng dụng hiệu quả đem lại giá trị ứng dụng cao, lý tưởng như yêu cầu.