Lý do ban quản trị nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà

Hiện nay, các tòa nhà chung cư mọc lên ngày một nhiều hơn. Cùng với đó, các phần mềm quản lý tòa nhà cũng được ra đời nhằm hỗ trợ cho công tác quản lý trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Vậy tại sao ban quản trị nên sử dụng hệ thống quản lý tòa nhà? Làm thế nào để xác định một phần mềm đạt chuẩn. Đây cũng chính là thắc mắc của rất nhiều người đang có nhu cầu sử dụng phần mềm quản lý chung cư. Trong bài viết này, hãy cùng chúng tôi đi tìm hiểu kỹ hơn về phần mềm này nhé.

Phần mềm quản lý tòa nhà là gì?

Phần mềm quản lý tòa nhà là một trong những hệ thống quản lý bất động sản bằng công nghệ trong phạm vi tòa nhà, chung cư, lưu trữ các thông tin của cư dân cũng như các vấn về khác như bảo trì, vệ sinh, sửa chữa hệ thống kỹ thuật…. Tất cả những thao tác này đều sẽ được thực hiện trên một hệ thống duy nhất và thông báo trên các thiết bị điện tử công nghệ cao như điện thoại, máy tính hay các thiết bị di động.

Nhận diện phần mềm quản lý tòa nhà, chung cư chất lượng

Chọn được phần mềm quản lý tòa nhà chất lượng, hiệu quả sẽ giúp cho ban quản lý giảm bớt lượng công việc cần làm. Vậy làm sao để nhận diện được đâu mới là một phần mềm chất lượng. Dưới đây là một số đặc điểm giúp bạn nhận diện được hệ thống quản lý tòa nhà đạt chuẩn:

Được cung cấp bởi công ty lập trình uy tín

Khi chọn phần mềm quản lý tòa nhà mọi người nên tìm đến các đơn vị cung cấp ụy tín. Những đơn vị uy tín là những địa chỉ đã có nhiều năm hoạt động, nhận được nhiều phản hồi tích cực từ phía khách hàng. Cùng với đó là những chính sách bảo hành minh bạch cho khách hàng.

Thiết kế thân thiện

Giao diện người dùng là một trong những yếu tố khá quan trọng. Giao diện của app quản lý tòa nhà phải được thiết kế một cách thông minh, đơn giản để giúp cho người dùng có thể dễ dàng làm quen và sử dụng. Những ứng dụng với thiết kế quá phức tạp sẽ gây ra nhiều khó khăn cho người dùng. Giảm hiệu quả quản lý do việc sử dụng gặp khó khăn.

Khả năng ứng dụng linh hoạt

Phần mềm quản lý tòa nhà phải phù hợp với quy mô của mọi tòa nhà. Hệ thống phải có tính linh hoạt cao, có thể điều chỉnh để có thể quản lý được trên cả quy mô lớn và quy mô nhỏ. Đảm bảo mang đến hiệu quả cho tất cả các tòa nhà sử dụng.

Tích hợp những tính năng cần thiết

Một phần mềm quản lý tòa nhà đạt chuẩn cần được tích hợp đầy đủ các tính năng cơ bản phục vụ cho hoạt động quản lý. Những tính năng này gồm:

• Quản lý thông tin người dân.
• Quản lý căn hộ dịch vụ, kiot cho thuê,..
• Quản lý chỉ số điện, nước.
• Quản lý tài chính.
• Quản lý hợp đồng, hóa đơn…

Có chứng nhận bản quyền

Phần mềm quản lý tòa nhà chất lượng cần phải có chứng nhận về chất lượng. Chứng nhận này phải được cấp bởi những đơn vị có năng lực về chuyên môn dựa trên nhiều tiêu chí khác nhau.

Có tính năng phân quyền

Tính năng này sẽ giúp bảo mật các thông tin, dữ liệu của tòa nhà. Chỉ những người có quyền mới có thể truy cập và tính năng này. Điều này sẽ giúp cho các thông tin của tòa nhà không bị lọt ra ngoài.

Đây là những tiêu chí để đánh giá phần mềm quản lý tòa nhà có đạt chuẩn hay không. Thực tế, không phải ứng dụng quản lý tòa nhà nào đang được bán trên thị trường cũng có đủ chất lượng. Chính vì vậy, những người làm ban quản lý của các tòa nhà muốn sử dụng phần mềm này cần tỉnh táo khi lựa chọn.

Lý do ban quản trị nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà

Quản lý và lưu trữ thông tin khách hàng thông minh

Quản lý thông tin khách hàng một cách thông minh và bảo mật. Nó bao gồm họ tên, thông tin liên lạc, số căn hộ…. Phần mềm quản lý sẽ giúp bạn lưu toàn bộ thông tin này một cách khoa học. Qua đó, hỗ trợ việc kiểm soát số lượng dân cư và vấn đề an ninh trong khu vực. Đồng thời cũng giúp cho những người quản lý có thể liên lạc được với bất cứ người dân nào.

Xem thêm: Nên quản lý thông tin khách hàng bằng excel hay phần mềm quản lý

Hoạt động đa nền tảng

Các phần mềm quản lý tòa nhà hiện nay hầu hết được xây dựng trên nền tảng web và app. Nhờ đó, mọi người có thể sử dụng chúng trên nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện máy tính bảng, điện thoại. Người dùng có thể dễ dàng truy cập vào bất cứ khi nào. Các cư dân cũng có thể nhận được thông báo ở bất cứ nơi đâu. Điều này giúp mang đến nhiều tiện lợi trong quá trình quản lý.

Xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác

So với phương pháp quản lý truyền thống thì việc sử dụng phần mềm quản lý chung cư mang lại hiệu quả cao hơn rõ rệt. Hơn nữa, việc xử lý dữ liệu bằng cách trang tính còn dễ dần đến những sai sót, thất thoát về tiền bạc.

Trong khi đó, phần mềm quản lý có thể đảm bảo xử lý dữ liệu chính xác và nhanh chóng. Tránh xảy ra tình trạng sai sót, nhầm lẫn. Các dữ liệu cũng được lưu trữ lâu dài, ban quản lý có thể tra cứu lại bất cứ khi nào.

Khả năng tùy chỉnh để phù hợp với từng quy mô

Không phải quy mô của tòa nhà nào cũng giống nhau. Có những tòa nhà quy mô chỉ vài chục căn hộ, nhưng cũng có những tòa nhà lại có quy mô lên đến hàng trăm căn hộ. Phần mềm quản lý chung cư có thể phù hợp cho tất cả các trường hợp này. Nhờ vậy, ban quản lý sẽ không phải lo lắng đến vấn đề tòa nhà của mình có phù hợp với phần mềm này hay không.

Quản lý tài chính

Bên cạnh những tính năng trên, phần mềm này còn có khả năng giúp bạn quản lý tài chính một cách hiệu quả và khoa học. Các khoản thu chi được tính toán và lưu lại rõ ràng. Lịch sử giao dịch có thể tra cứu trong web-app bất cứ khi nào. Ban quản lý có thể dễ dàng kiểm tra để cân đối cho việc thu chi.

Kết nối với cư dân một cách thông minh

Quản lý theo phương thức truyền thống sẽ không giúp kết nối ban quản lý với các cư dân. Ban quản lý sẽ phải mất nhiều thời gian để liên hệ, thống báo cho từng cư dân. Các cư dân sinh sống cũng gặp phải nhiều khó khăn hơn khi tiếp nhận thông tin từ những người quản lý.

Phần mềm quản lý là công cụ kết nối cư dân tòa nhà với ban quản lý dễ dàng hơn. Không cần phải gửi thông báo bằng văn bản mà chỉ cần sử dụng phần mềm để gửi thông báo cho từng cư dân hoặc tất cả mọi cư dân trong tòa nhà. Cư dân có thể nhận được thông báo ở bất cứ nơi đâu.

Bên cạnh đó, cư dân cũng có thể dễ dàng phản hồi, góp ý với ban quản lý. Giải quyết nhanh chóng những vấn đề mà cư dân gặp phải. Đảm bảo cư dân luôn có được một cuộc sống thoải mái và ổn định.

Kết luận

Bài viết này Mona Software đã giải đáp cho mọi người những lý do nên sử dụng phần mềm quản lý tòa nhà. Đồng thời cũng chỉ ra những tiêu chí lựa chọn hệ thống quản lý đạt chuẩn. Hy vọng với những thông tin trên mọi người sẽ có thể chọn ra cho mình một phần mềm phù hợp, đạt chuẩn để phục vụ cho công việc của chính mình.