PO là gì? Những quy tắc quản lý đơn đặt hàng khoa học và hiệu quả

Nếu như bạn đang hoạt động trong lĩnh vực kinh tế thì chắc hẳn đã từng nghe qua đến từ “ PO”. Những ngành như xuất nhập khẩu, vận tải, bưu chính viễn thông là những ngành có thị trường ứng dụng đơn đặt hàng PO nhiều nhất. Đối với mỗi ngành đó, PO đều chiếm một vị thế vai trò riêng giúp cho người mua và người bán không xảy ra những mâu thuẫn đáng tiếc. Vậy PO là gì? Và cách làm sao để quản lý đơn đặt hàng khoa học và hiệu quả nhất. Nếu như bạn đang quan tâm đến các vấn đề trên thì hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông qua bài viết chia sẻ dưới đây nhé !

PO là gì?

PO là chữ viết tắt của một thuật ngữ tiếng Anh là “Purchase order” hay dịch ra nghĩa là “Đơn đặt hàng”. Đây là một dạng tài liệu phục vụ trong quá trình quản trị kinh doanh được gửi từ người mua đến đơn vị cung cấp được chỉ định sẵn.

Hiểu nôm na theo cách đơn giản hơn, PO chính là một dạng hợp đồng ràng buộc giữa 2 bên mua và bán về đa dạng các loại mặt hàng, sản phẩm, dịch vụ bao gồm: Chi tiết giao dịch, số lượng mặt hàng, giá thành trên mỗi đơn vị sản phẩm, chi tiết về kiểu dáng, màu sắc,.. Nhiều doanh nghiệp lớn còn sẽ phải thêm vào các điều khoản khác nhau cần có thống nhất giữa đôi bên như về hình thức thanh toán, quyết toán, vận chuyển. Mỗi PO cần phải đánh số duy nhất để thuận tiện hơn trong việc theo dõi các khoản thanh toán trong tương lai.

Nội dung cơ bản của PO là gì?

Một số nội dung cơ bản trong đơn đặt hàng PO bao gồm:

• Number and date: Số đơn hàng, ngày/ tháng/ năm lập đơn hàng
• Seller/ buyer name, contact: Thông tin về người mua và người bán
• Product description: Chi tiết mô tả hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ
• Quantity: Số lượng hàng hóa/ sản phẩm bên mua cần
• Quality/ specifications: Thông số kỹ thuật sản phẩm
• Unit price: Đơn giá tính trên 1 đơn vị sản phẩm
• Total amount: Tổng giá trị hợp đồng
• Payment terms: Điều kiện thanh toán
• Delivery terms: Là điều kiện khi giao hàng:
• Special instruction: Các điều kiện đặc biệt khác
• Signature: Chữ kí của 2 bên mua và bán

Lý do cần sử dụng đến PO là gì?

Đối với hoạt động kinh doanh của một doanh nghiệp cho dù với bất kì quy mô nào thì purchase order cũng là một tài liệu vô cùng quan trọng. Các doanh nghiệp hiện nay đều cần sử dụng PO với nhiều lý do khác nhau như :

Yêu cầu về chất lượng sản phẩm

Mỗi một đơn hàng của bên mua đưa cho doanh nghiệp, trong đó sẽ thể hiện rõ những yêu cầu khác nhau dành cho phía nhà cung cấp. Phòng trường hợp chất lượng sản phẩm bàn giao không đúng như mong đợi thì cả 2 bên đều được quyền sử dụng đến PO để là căn cứ chính xác.

Quản lý đơn hàng dễ dàng

Mỗi một đơn PO sẽ được sử dụng cho nhiều bộ phận, phòng ban khác nhau như : tài chính, mua sắm, vận hành. Vì thế chỉ với một đơn hàng cũng sẽ giúp doanh nghiệp có thể quản lý, theo dõi tiến độ đơn hàng hiệu quả hơn.

Giúp lập ngân sách dễ dàng

Khi doanh nghiệp tạo PO, bên mua có thể tính toán các chi phí khác nhau cho việc vận chuyển, các chính sách ưu đãi. Từ đó sẽ giúp doanh nghiệp quản lý ngân sách rõ ràng, chi tiêu một cách dễ dàng hơn.

Cơ sở pháp lý rõ ràng

Trong trường hợp khi thương vụ mua bán sản phẩm chưa thể thực hiện được hợp đồng thương mại chính thức, PO có thể đảm nhiệm vai trò tài liệu pháp lý chính xác. Tuy nhiên, nếu muốn đơn đặt hàng có thể trở thành tài liệu pháp lý minh bạch, rõ ràng thì bên mua cần phải có sự đồng ý từ nhà cung cấp.

Tài liệu quan trọng trong hoạt động kiểm toán

Trong quy trình thực hiện kiểm toán, các kiểm toán viên luôn cần phải tìm ra được sự khác biệt về mặt tài chính nhằm giúp doanh nghiệp có thể chỉnh sửa. Do đó, việc phát hành, xử lý trên PO sẽ giúp doanh nghiệp dựa vào đó có cở sở chi tiêu đúng đắng để các nhân viên kiểm toán không thể làm khó được.

Quản lý đơn hàng hiệu quả với PO là gì?

Khi bạn quản lý đơn hàng tốt, điều đó sẽ giúp bạn cải thiện được việc theo dõi mua, bán hàng hoá, sản phẩm,..Trong suốt quá trình quản lý đơn hàng, hệ thống sẽ có nhiệm vụ truyền đạt lại chính xác thông tin về trạng thái hiện tại của đơn hàng. Lúc này, phần mềm quản lý đơn hàng hay hệ thống quản lý bán hàng sẽ phát huy tối đa hiệu quả, giúp việc quản lý đơn hàng được khoa học, nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.

Nhưng thực tế cho thấy, không phải công ty nào cũng có điều kiện để sở hữu phần mềm quản lý đơn hàng, họ vẫn thường bị mắc kẹt , gặp khó khăn trong khâu xử lý và làm việc kém hiệu quả. Việc này sẽ ảnh hưởng đến uy tín công ty, đồng thời cũng làm giảm sút đi sự tin cậy trong mắt khách hàng. Bên cạnh đó, có một số doanh nghiệp nhỏ còn không quan tâm đến việc xử lý đơn hàng do tình trạng thiếu hụt nhân lực trầm trọng.

Vậy muốn quản lý đơn hàng nhưng vẫn muốn tiết kiệm chi phí thì phải tìm giải pháp thế nào ? Đó chính là lúc sử dụng hiệu quả PO. Khi sử dụng tuy doanh nghiệp phải mất một khoản tiền đầu tư, nhưng nó không quá nhiều, và bù lại donah nghiệp sẽ nhận được những kinh nghiệm làm việc hiệu quả và cải thiện được quá trình chăm sóc khách hàng tốt hơn. Nhờ vậy, doanh nghiệp mới có khả năng thu hút được nhiều khách hàng tiềm năng, doanh thu, lợi nhuận cũng từ đó mà tăng trưởng rõ ràng.

Cách quản lý đơn đặt hàng khoa học và hiệu quả

Dễ dàng kiểm tra, quản lý tồn kho

Nếu lượng hàng tồn kho còn quá nhiều chắc chắn sẽ ảnh hưởng đến đơn đặt hàng. Quản lý hàng tồn kho tốt sẽ giúp doanh nghiệp nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các nhu cầu của khách hàng, đồng thời cũng tránh những sai sót hoặc chậm trễ đơn đặt hàng.

Khi các nhà quản lý tập trung vào việc đẩy mạnh các hoạt động tìm kiếm ngoài thị trường và bán hàng thì việc sao nhãng, lơ làng lượng hàng tồn là điều dễ xảy ra. Vì vậy, để tránh những trường hợp đáng tiếc này là nên sử dụng phần mềm quản lý đơn hàng có tích hợp tính năng nhập đơn hàng mới, đồng bộ hoá trên hệ thống quản lý dữ liệu và kèm chức năng tự động thông báo cho bộ phận kho ( hoặc nhà cung ứng ).

Nguyên tắc nhập trước, xuất trước

Trong quá trình triển khai kinh doanh, nhiều doanh nghiệp vẫn thường mắc phải sai lầm khi vô tình bỏ sót mất những đơn đặt hàng cũ của khách hàng. Lý do điển hình thường thấy dẫn đến vấn đề này đó là do lỗi kỹ thuật khi nhập liệu.

Những doanh nghiệp nhỏ và những doanh nghiệp vừa mới thành lập sẽ rất dễ phạm phải lỗi này do chưa có một hệ thống vận hành chuyên nghiệp để quản lý đơn nhập và xuất. Điều này thường mắc phải trong khi nhập và điều chỉnh thông tin theo phương pháp thủ công.

Lọc các đơn hàng

Nếu kinh doanh đang trên đà thuận lợi, hiển nhiên doanh nghiệp mỗi ngày sẽ càng nhận được nhiều đơn đặt hàng hơn. Đồng nghĩa với mức độ phức tạp của các đơn đặt hàng cũng ngày càng gia tăng. Do vậy, doanh nghiệp cần lọc ra theo : Đơn đã thanh toán, đơn hàng được khuyến mãi, đơn cần chuyển phát nhanh, đơn hàng đặt trước, đơn hàng trả sau, đơn hàng trả góp,…

Lúc này, việc lọc các đơn hàng tuỳ theo thứ tự ưu tiên sẽ trở nên quan trọng hơn cả. Mục tiêu của quy trình lọc đơn hàng là có thể chuyển giao cho khách hàng đúng theo những gì mà họ mong chờ và vào đúng thời điểm thích hợp mà họ mong muốn.

Gia tăng hiệu quả giao nhận hàng

Bên cạnh việc làm cho khách hàng cảm thấy an tâm, hài lòng với tiến độ giao hàng và thể hiện được sự chuyên nghiệp, uy tín của công ty thì một phương thức giao nhận hàng hiệu quả sẽ còn mang đến nhiều lợi ích hữu hiệu khác trong công tác quản lý. Khi khách hàng nhận được hàng đúng như theo thoả thuận, với tốc độ nhanh chóng sẽ giúp giảm đi nguy cơ bị huỷ đơn đặt hàng. Hơn nữa, xét về khía cạnh khách hàng, họ cũng sẽ cảm thấy vui vẻ vì đang được phục vụ tốt bởi một công tý đặt trải nghiệm khách hàng lên hàng đầu.

Gắn mã theo dõi

Khi hàng còn trong kho thì doanh nghiệp còn quyền kiểm soát, những giả sử trường hợp nếu hàng đã giao cho bên đối tác thì đó lại là vấn đề khác. Để có thể nắm bắt được tình trạng thực hiện đơn hàng sau khi đã trao cho bên thứ ba, donah nghiệp cần có một mã theo dõi đối với từng đơn hàng.

Nhằm giải quyết những vẫn đề còn tồn đọng trong quá trình quản lý đơn hàng của các doanh nghiệp hiện nay. Mona Software đã nghiên cứu và phát triển thành công hệ thống website quản lý đơn đặt hàng hiệu quả. Ngoài ra phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng cần thiết cho người dùng như: quản lý vận chuyển, quản lý xuất nhập hàng hóa trong kho… Với hơn 10+ năm trong lĩnh vực thiết kế website, Mona đã thiết kế giao diện và tính năng đặt hàng chuyên nghiệp, hỗ trợ khách hàng sử dụng dễ dàng với thao tác cực kỳ đơn giản. Đặc biệt hệ thống còn tương thích với mọi thiết bị di động (IOS, Android) giúp người dùng dễ dàng truy cập vào ứng dụng. Mọi thông tin liên hệ, bạn có thể thông qua: Hotline: 1900 636 648 Email: info@mona-media.com Địa chỉ: 1073/23 Cách Mạng Tháng 8, Phường 7, Quận Tân Bình, HCM

Kết luận

PO là hình thức được ứng dụng phổ biến trong rất nhiều lĩnh vực và đóng vai trò vô cùng quan trọng trong doanh nghiệp. Tuy nhiên, tuỳ vào tình huống, bối cảnh khác nhau mà mỗi đơn đặt hàng cũng sẽ có ý nghĩa khác nhau. Với mỗi trường hợp, người quản trị cần lưu ý để áp dụng sao đạt hiệu quả cao nhất và tránh đi những lỗi phạm không đáng có. Hy vọng qua bài viết trên chúng tôi đã giúp bạn hiểu được PO là gì? Cũng như cách quản lý PO hiệu quả. Chúc các bạn thành công!

Xem thêm: Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản hiệu quả