Quản Lý Bán Hàng Bằng Excel Có Còn Hiệu Quả Không?

Excel là công cụ được sử dụng phổ biến trong tính toán, quản lý thu chi và bán hàng. Tuy nhiên, với sự phát triển mạnh mẽ của các giải pháp công nghệ, liệu quản lý bán hàng bằng phần mềm Excel có còn hiệu quả không? Ở bài viết này, chúng ta sẽ cùng đi phân tích, đánh giá tính hiệu quả của quản lý bán hàng bằng Excel. Nếu bạn phân vân không biết có nên quản lý bán hàng bằng Excel hay không, tham khảo bài viết này để đưa ra quyết định chính xác nhất.

Excel là gì?

Excel (đầy đủ là Microsoft Excel) là một công cụ quen thuộc với nhiều người, đặc biệt dân văn phòng, học sinh sinh viên, người nhập liệu,… Đây là một chương trình bảng tính có sẵn trong bộ Microsoft Office. Nó cho phép ghi lại, tính toán, phân tích các dữ liệu được nhập vào. Các dữ liệu trên bảng tính Excel sẽ được phân chia theo các cột, hàng, từ đó tập hợp tạo thành bảng dữ liệu.

Dữ liệu nhập vào bảng Excel sẽ được lưu trữ và sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau. Thông qua các thuật toán được áp dụng ở từng cột/hàng ở bảng tính sẽ giúp bạn khai thác thông tin triệt để. Tất cả các phiên bản Excel và chương trình bảng tính dều có thể lưu trữ thành nhiều bảng, trong nhiều tệp trên máy tính hoặc laptop của người dùng.

Các dữ liệu lưu trữ và sử dụng trong các ô bảng tính Excel có thể phân chia theo nhiều dạng như: Text, số, ngày – tháng, giờ, giá trị Boolean, công thức. Trong đó, các công thức được tính toán trên chương trình sẽ giúp rút ngắn thời gian tính toán cho người dùng. Nó dựa hoàn toàn vào những dữ liệu bạn nhập trước đó cùng công thức đã được lập trình sẵn.

Bên cạnh đó, Excel cũng đem tới cho người dùng nhiều tính năng như: vẽ biểu đồ, định dạng dữ liệu, in dữ liệu & biểu đồ, sắp xếp & lọc dữ liệu, liên kết dữ liệu với các chương trình khác trong Mircosoft Office,…

Đặc điểm quản lý bán hàng bằng Excel

Excel ra đời giúp giải quyết những hạn chế của việc quản lý bán hàng bằng sổ sách truyền thống. Nhất là khi đơn vị mở rộng quy mô, kinh doanh số lượng lớn, đơn hàng nhiều, nhân viên đông. Việc quản lý bằng sổ sách trở nên quá tải, vừa tốn kém thời gian, chi phí vừa thiếu độ chính xác.

Ưu điểm

• Quản lý bán hàng bằng Excel đem tới nhiều lợi ích như:
• Quản lý số lượng dữ liệu lớn dễ dàng & chính xác hơn sổ sách truyền thống.
• Tối ưu ngân sách vì Excel hoàn toàn miễn phí, sử dụng ngay trên máy tính dễ dàng.
• Việc tìm kiếm & theo dõi thông tin dễ dàng hơn thông qua các chức năng nhóm, lọc, tìm kiếm.
• Có thể lưu trữ thông tin dữ liệu & chia sẻ dễ dàng qua nhiều kênh khác nhau. Điều này đảm bảo sự an toàn cho dữ liệu, không lo cháy nổ hỏng mất.

Hạn chế

Dù có khá nhiều ưu điểm, nhưng trên thực tế công cụ Excel đang dần biểu hiện ra những hạn chế khiến nhiều người giã từ công cụ này. Cụ thể:

• Người dùng muốn khai thác hết các chức năng cần phải có kiến thức.
• Nếu các bảng đòi hỏi tính toán phức tạo thì cần biết tính toán và sử dụng hàm cho phù hợp. Nếu dùng hàm tính sai thì kết quả cũng sai.
• Người dùng vẫn phải nhập thủ công các dữ liệu, sai sót dễ xảy ra.
• Việc quản lý bán hàng bằng file Excel dễ mất số liệu nếu sử dụng bảng tính nhập không nhớ lưu lại. Dù bạn có thể đẩy lên Drive hay dùng trực tiếp Excel thì vẫn có thể mất số liệu.
• Khó khăn trong việc tích hợp các tính năng, phần mềm khác như: đơn vị vận chuyển, báo cáo,… Chủ yếu Excel chỉ dùng để quản lý đơn, kho và lập bảng phiếu.
• Nan giải trong việc kiếm đơn và in hóa đơn phức tạp do không được kết nối trực tiếp với các thiết bị phần cứng.
• Không thể giải quyết được lượng thông tin lớn. Excel có giới hạn dữ liệu trong 1 bảng, bạn sẽ cần phải làm ở nhiều bảng nếu dữ liệu quá lớn. Việc quản lý và theo dõi vì vậy cũng sẽ thiếu tính đồng bộ.

Quản lý bán hàng bằng Excel có còn hiệu quả không?

Dù đã có mặt “lâu đời” nhưng Excel vẫn đang là một công cụ tính toán và quản lý quen thuộc đối với nhiều cá nhân hay doanh nghiệp. Không thể phủ nhận những tính năng vượt trội mà Excel đem tới đã giúp rút ngắn công việc, khiến việc quản lý trở nên đơn giản hơn. Tuy nhiên, khi áp dụng vào quản lý bán hàng, nó vẫn có những bất cập nhất định.

Sử dụng Excel chỉ giải quyết một phần công việc của quản lý bán hàng. Nó khiến cho công việc quản lý & vận hành không được đồng bộ. Các khâu như vận chuyển, quản lý đơn đặt hàng, in đơn,… đều không thể thực hiện được. Phần lớn công việc như thu thập data khách hàng, nhập dữ liệu, theo dõi tình hình hàng hóa tồn kho, tính toán, tạo bảng,… đều thực hiện một cách thủ công. Điều này vẫn gây tốn thời gian, công sức và tạo sự nhầm lẫn.

Tóm lại, sử dụng Excel vào quản lý bán hàng vẫn có thể đem tới hiệu quả. Nhưng nó chỉ ở một số trường hợp nhất định. Không phải trường hợp nào cũng áp dụng quản lý bán hàng bằng Excel được. Nếu sử dụng không hợp lý có thể khiến cho hoạt động kinh doanh bị ảnh hưởng.

Những trường hợp nào NÊN & KHÔNG NÊN quản lý bán hàng bằng Excel?

Sử dụng Excel vào quản lý phải “đúng người – đúng thời điểm”. Đôi khi chỉ vì chiến lược quản lý khác nhau cũng khiến hoạt động kinh doanh đạt được kết quả khác nhau. Vậy sử dụng Excel khi nào?

Trường hợp nên quản lý bán hàng bằng Excel

• Cá nhân
• Hộ kinh doanh
• Doanh nghiệp nhỏ, mới thành lập

Bởi khi đó, các sản phẩm, lượng thông tin, data khách hàng và nhân viên còn ít. Sử dụng công cụ quản lý như phần mềm sẽ gây tốn kém chi phí. Thay vào đó, bạn hãy sử dụng Excel trước.

Trường hợp không nên dùng 

• Công ty, doanh nghiệp có lượng khách hàng lớn;
• Doanh nghiệp mở rộng quy mô;
• Nhà quản trị, quản lý muốn theo dõi trực tiếp.

Khi bạn có số lượng khách hàng lớn, nhân lực đông đảo và công việc quản lý trở nên phức tạp, Excel sẽ không còn là giải pháp phù hợp. Thay vào đó, bạn cần tìm tới những công cụ tân tiến hơn.

Giải pháp quản lý hiệu quả nhất hiện nay

Công tác quản lý bán hàng trong thời đại 4.0 trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Bạn sẽ không cần phải khó chịu bởi những giới hạn của bảng Excel mang lại nữa. Mọi rào cản bị phá gỡ, quản lý công nghiệp hóa hơn.

Và giải pháp được đông đảo các chủ shop, doanh nghiệp lớn lựa chọn là phần mềm quản lý bán hàng. Các phần mềm quản lý bán hàng ra đời giúp người dùng giải quyết nhiều vấn đề. Không cần làm các công việc thủ công như trên Excel, quy trình tự động hóa, nhanh chóng và độ chính xác cao. Việc theo dõi đơn hàng, thông tin khách hàng và quản lý bán hàng khoa học, hiệu quả hơn rất nhiều.

Ưu điểm vượt trội của các phần mềm quản lý bán hàng

• Tối ưu bằng quy trình tự động hóa, hạn chế các thao tác nhập liệu & tính toán thủ công.
• Có khả năng đồng bộ các kênh bán hàng, đơn vị vận chuyển, nhà phân phối của bạn.
• Quản lý một cách tập trung, bao quát mọi khâu bán hàng.
• Tải được dữ liệu khổng lồ, không bị giới hạn, lưu trữ dữ liệu đám mây không lo mất khi máy tính bị hỏng.
• Theo dõi quy trình vận đơn chặt chẽ, kiểm soát đơn hàng dễ dàng.
• Hệ thống báo cáo chi tiết, đầy đủ, kịp thời.
• Có nhiều chức năng phân quyền & giới hạn thao tác rõ ràng.
• Thu dữ liệu khách hàng nhanh chóng.
• Ngoài ra, nhiều phần mềm quản lý bán hàng có thêm chức năng trả lời tự động, chăm sóc khách hàng online như nhân viên thực thụ.

Hiện nay bạn không cần lo lắng việc “thiếu thốn” phần mềm quản lý. Bởi thị trường có vô vàn sự lựa chọn để bạn cân nhắc. Có cả phần mềm miễn phí & tính phí để bạn lựa chọn. Việc của bạn cần làm là xem xét để lựa chọn được phần mềm quản lý bán hàng phù hợp nhu cầu cũng như mô hình kinh doanh.

Hẳn qua bài viết bạn đã có câu trả lời cho vấn đề Quản lý bán hàng bằng Excel có còn hiệu quả không? rồi đúng không? Hi vọng rằng sau bài viết, bạn sẽ đưa ra được quyết định giải pháp quản lý bán hàng phù hợp.