Chia sẻ mẫu file quản lý kho bằng Excel miễn phí, hiệu quả 2023

Quản lý kho vật tư là một việc quan trọng với bất cứ một cửa hàng nào. Nếu như là một người mới tham gia vào việc kinh doanh với số lượng sản phẩm còn ít, không có quá nhiều mã hàng hóa thì excel sẽ là công cụ lý tưởng để quản lý danh sách hàng tồn kho. Vậy công cụ quản lý kho bằng excel hiệu quả tới mức nào? Hãy cùng đi tìm hiểu với chúng tôi trong bài viết dưới đây nhé.

Giải pháp quản lý kho với chi phí thấp bằng excel

Nếu như đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho với chi phí thấp thì chắc chắn excel sẽ luôn là sự lựa chọn phù hợp nhất. Đây là một ứng dụng của Microsoft mà bất cứ ai cũng có thể làm quen và sử dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Thông qua các hàm tính toán, phần mềm excel có thể hỗ trợ xử lý hàng tồn kho cơ bản cho những cửa hàng vừa và nhỏ. Và nếu chọn sử dụng trong OneDrive thì công cụ quản lý này là hoàn toàn miễn phí.

Thống kê – phân loại dữ liệu rõ ràng

File excel quản lý kho đơn giản, được chia thành dòng và cột, người quản lý có thể thêm bất cứ thông tin gì để quản lý cũng đều nhanh chóng và dễ dàng.

Mời bạn xem thêm: Cách quản lý hàng tồn kho hiệu quả dành cho doanh nghiệp

Tìm kiếm thông tin nhanh chóng

So với phương pháp quản lý kho bằng sổ sách thì quản lý kho bằng excel tiện lợi hơn rất nhiều ở khâu tìm kiếm dữ liệu, nếu bạn nhập dữ liệu vào excel rõ ràng thì việc tìm kiếm rất nhanh chóng.

Sử dụng miễn phí

Excel là phần mềm miễn phí, ai cũng có thể dùng được, chỉ cần bạn download về máy thì cứ sử dụng mà không cần mất thêm một chi phí nào. Chính vì thế nó được sử dụng rộng rãi và áp dụng vào nhiều lĩnh vực và được mọi người tin dùng

Thiết lập danh sách hàng tồn kho trên excel

Mẫu excel cơ bản quản lý kho gồm số sản phẩm, mô tả mặt hàng, tên sản phẩm, giá bán, số lượng hàng đã bán và số hàng còn lại. Mọi người sẽ cần phải mất một chút thời gian để tạo bảng và sử dụng các hàm để tính toán. Do đó, nếu như có càng nhiều cột, càng nhiều thông tin thì việc quản lý với excel sẽ càng khó khăn hơn.

Thông qua những công thức tính toán trong excel mọi người có thể tính được tổng lợi nhuận, tổng doanh số, sắp xếp lượng hàng tồn kho dựa trên số mức bán ra của từng sản phẩm.

Nhìn qua nhiều người có thể cảm thấy công thức các hàm trong excel khá phức tạp, tuy nhiên chúng đều có mẫu trung và khá dễ dàng để thao tác. Các hàm cơ bản như hàm đếm COUNT, tính tổng SUM, hàm tra cứu VLOOKUP…. Hãy tìm hiểu để quen thuộc hơn với các công thức này.

Một vài mẹo quản lý kho bằng excel

Tránh những sai lầm với hàng tồn kho excel

Theo kinh nghiệm của những chủ cửa hàng đã và đang sử dụng phần mềm excel để quản lý hàng tồn kho thì rất dễ lỗi vì yếu tố con người. Việc tìm kiếm lỗi trên các bảng số và dữ liệu cũng vô cùng khó khăn trừ khi biết được chính xác bản thân đang muốn tìm thứ gì. Và cách tốt nhất điểm tránh điều này là kiểm tra hàng trong kho mỗi ngày.

Cập nhật ngay lập tức

Hãy đảm bảo tất cả các nhân viên khi nhập thông tin mới, xuất nhập kho hay xử lý đơn hàng thì đều phải nhập dữ liệu vào file excel quản lý kho ngay. Công cụ quản lý hàng tồn kho excel không theo thời gian thực, về mặt này thì mọi người có thể chủ động nhập thời gian vào bảng.

Sử dụng lưu trữ đám mây

Không cho phép nhiều người sử dụng cùng lúc nên file excel quản lý kho ngoại tuyến bị hạn chế. Tuy nhiên, nếu như sử dụng excel trên Google Drive hoặc trong đám mây thì mọi người có thể mời nhiều người chỉnh sửa cùng lúc, nâng cao tính hiệu quả cho công việc. Cùng với đó là tính năng đồng bộ hóa và sao lưu tự động trên tất cả các thiết bị như iPad, máy tính, điện thoại…

Tổng kết dữ liệu làm báo cáo

Mọi người nên dành thời gian cho việc tổng kết dữ liệu hàng tháng để tạo biểu đồ phác họa số lượng hàng đã bán và số lượng hàng tồn kho. Nên làm việc này hàng quý, hàng tháng, đặc biệt là vào những dịp lễ tết. Tuy việc này sẽ gây mất nhiều thời gian nhưng nó lại mang tới nhiều hữu ích, mọi người có thể dễ dàng theo dõi được doanh số dựa trên mốc thời gian, theo mùa. Việc này đặc biệt quan trọng và cần thiết với ngành hàng thời trang. Nhờ vậy mà việc tối ưu hàng tồn kho sẽ trở nên hiệu quả hơn.

Kiểm tra và đánh giá

Excel phụ thuộc hoàn toàn vào con người từ việc tổng kết, nhập dữ liệu cho tới tính toán. Do đó, việc tránh khỏi những sai sót là không hề dễ dàng, thậm chí các dữ liệu còn có thể bị mất. Chính vì vậy, mọi người nên kiểm tra file excel thường xuyên.

Các rủi ro khi quản lý kho bằng excel

Dễ gặp phải sai sót khi tính toán

Nhập thông tin trên file excel khi nhập và xuất hàng hóa rất có thể bị nhầm lẫn nếu như số lượng hàng hóa nhiều hoặc cũng có thể do chính người nhập thông tin không tập trung. Chỉ cần sai sót một con số cũng có thể tạo ra nhầm lẫn trong việc nhập và xuất hàng hóa, gây ảnh hưởng tới cả bộ phận bán hàng và bộ phận kho.

Dữ liệu không được bảo mật an toàn

Tất cả mọi thông tin dữ liệu được cập nhật trên excel và lưu trữ trên máy tính thường khó được bảo mật an toàn. Thậm chí ngay cả khi đặt mật khẩu cho máy tính cũng không thể hạn chế được điều này. Bởi máy tính được lưu trữ các dữ liệu liên quan tới việc bán hàng, được rất nhiều người sử dụng nhằm phục vụ cho công việc nên việc đề phòng tất cả mọi người là rất khó.

Không chủ động trong việc xuất nhập hàng mới

Quản lý xuất nhập kho cần phải được cập nhật liên tục và đảm bảo sự đồng nhất về mặt dữ liệu. Chính vì vậy, ngay sau khi bán được một sản phẩm nào đó, nhân viên bán hàng sẽ cần phải thông báo với nhân viên kiểm kho để cập nhật tình trạng hàng tồn kho cho chính xác. Tuy nhiên, việc này lại rất khó thực hiện bởi nhiều trường hợp có thể xảy ra như cửa hàng quá đông khách, nhân viên quân không cập nhật. Chính vì vậy, số lượng hàng tồn kho hay số lượng hàng đã bán được sẽ không ăn khớp với nhau.

Quản lý kho bằng phần mềm quản lý kho của Mona Software

Hiện nay, việc ứng dụng phần mềm quản lý kho đã trở nên thông dụng hơn rất nhiều. Các phần mềm quản lý kho ngày càng nhận được sự tin tưởng của nhiều đơn vị từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó, phần mềm quản lý kho của công ty thiết kế website Mona Software được xem là sự lựa chọn hoàn hảo được rất nhiều đơn vị kinh doanh lớn nhỏ tin tưởng và lựa chọn. Tùy theo nhu cầu mà mọi người có thể sử dụng phần mềm có sẵn hoặc thiết kế theo yêu cầu. Mỗi giải pháp thì đều có những ưu điểm, lợi ích nhất định, do đó hãy cân nhắc kỹ càng trước khi lựa chọn.

Phần mềm quản lý kho của Mona Software có tính bảo mật cực cao, luôn đảm bảo các dữ liệu được bảo vệ một cách cẩn thận. Giúp đảm bảo thông tin không bị rò rỉ bởi bất cứ một nguyên nhân nào. Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, dày dặn kinh nghiệm luôn thấu hiểu và biết nhu cầu khách hàng của mình.

Các phần mềm quản lý kho tại đây luôn có đầy đủ các tính năng cần thiết giúp cho việc nhập thông tin hay tính toán số liệu trở nên dễ dàng. Mọi thông tin đều sẽ được lưu trữ một cách khoa học, việc tìm kiếm thông tin khi cần thiết cũng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Không chỉ vậy, giao diện đơn giản, sạch sẽ, thân thiện với người dùng cũng được xem là một trong những điểm cộng lớn cho phần mềm quản lý kho tại Mona Software. Việc sử dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết, ngay cả với những người mới cũng có thể dễ dàng làm quen và thực hiện các thao tác trên giao diện của phần mềm.

Quản lý kho hàng là một việc quan trọng và cần được tiến hành một cách chính xác. Tuy là một công cụ quản lý miễn phí nhưng excel lại chỉ phù hợp với những đơn vị kinh doanh vừa và nhỏ. Do đó, trước khi đưa ra quyết định lựa chọn hay xem xét quy mô hoạt động của mình. Bên cạnh đó, hãy tham khảo phần mềm quản lý kho của Mona Software để có thể đưa ra được sự lựa chọn tốt nhất nhé.