Trở lại
Lý do quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel
Thực tế, hiện nay vẫn còn rất nhiều trung tâm ngoại ngữ chọn công cụ excel để quản lý các học viên của mình. Nguyên nhân chủ yếu là do học không có đủ chi phí và thời gian để đi sâu vào nghiên cứu để sử dụng các phần mềm chuyên sâu nào đó để hỗ trợ cho công việc chăm sóc học viên hàng ngày.
Excel không thể đáp ứng được nhu cầu của các trung tâm với số lượng học viên lớn
Tuy nhiên, quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel cũng chỉ phù hợp cho khoảng thời gian ban đầu, với các trung tâm ngoại ngữ có quy mô nhỏ và số lượng học viên không nhiều. Nếu như bạn đang có kế hoạch mở trung tâm ngoại ngữ với quy mô lớn, mở rộng cơ sở, mở thêm các chi nhánh? Nếu số lượng lớp học đang ngày càng tăng lên? Nếu như số lượng học viên hiện tại đã đạt đến mốc 100? Lúc này, mọi người nên sử dụng các phần mềm quản lý học viên chuyên sâu cho trung tâm của mình để có thể đảm bảo việc quản lý trở nên hiệu quả, tránh được những nhầm lẫn không mong muốn.
Khó khăn khi quản lý học viên bằng excel
Những trung tâm đang phát triển vẫn còn sử dụng công cụ excel để phục vụ cho việc quản lý chắc hẳn đang gặp phải rất nhiều rắc rối. Tuy là một công cụ miễn phí nhưng excel không thể đáp ứng được nhu cầu sử dụng cao. Với các trung tâm ngoại ngữ đang phát triển nhất định sẽ gặp phải nhiều khó khăn khi còn sử dụng excel.
Dễ dàng bị nhầm lẫn
Mỗi khi xuất hoặc nhập số lượng học sinh trên file excel rất có thể sẽ gặp phải nhầm lẫn nếu như số lượng học viên quá nhiều, đôi khi sai sót còn đến từ chính những người phụ trách công việc nhập dữ liệu. Chỉ cần một sai sót nhỏ, nhập sai một học viên sẽ có thể gây ảnh hưởng tới cả lớp, thậm chí là cả trung tâm ngoại ngữ đó. Bộ phận các giáo viên được phân công tới từng lớn sẽ không thể nào nắm được thông tin những em học sinh của mình. Sử dụng phương pháp thủ công mà hiệu quả mang lại thì không cao.
Bảo mật không được đảm bảo
Nếu như cập nhật toàn bộ thông tin trên file excel và lưu trữ trên máy tính thì chắc chắn chúng sẽ không thể có tính bảo mật tốt, không được an toàn.
Excel có tính bảo mật không tốt
Thậm chí ngay cả khi cài đặt mật khẩu thì trung tâm cũng không thể nào kiểm soát được các nhân sự khác có thể vào file excel để xem số lượng học viên đăng ký tại trung tâm. Họ có thể lấy đi dữ liệu data học viên rồi đưa tới các trung tâm ngoại ngữ khác.
Thụ động trong xuất nhập thông tin
Quản lý xuất hay nhập thêm học viên đều luôn cần có sự đồng nhất về số lượng học sinh ra vào hàng ngày, hàng tuần và thậm chí là cả hàng tháng. Chính vì vậy, ngay cả khi nhập hay xuất học viên thì cũng cần phải lưu trữ lại dữ liệu đó ngay. Thực tế, trường hợp này thường xảy ra khi trung tâm có số lượng học viên lớn, quá nhiều dữ liệu khiến cho các nhân sự bị thiếu tập trung, dữ liệu nhập vào bị thiếu sót. Cũng bởi vậy mà các trung tâm ngoại ngữ có lượng học viên lớn cần có công cụ nhập thông tin học viên hiệu quả và nhanh chóng, hỗ trợ công tác quản lý cho trung tâm.
Thiếu sự đồng nhất khi quản lý
Khi sử dụng file excel mà muốn quản lý được số lượng học viên lớn thì cần phải lưu trữ thông tin trên nhiều file khác nhau. Không chỉ có một nhân sự quản lý file học viên mà đó là cả bộ phận phục vụ công tác quản lý này. Do đó, việc quản lý số lượng học viên lớn sẽ trở nên khó khăn hơn, từ đó dẫn đến việc không đồng nhất trong khâu quản lý học viên. Sử dụng nhiều file khác nhau cùng lúc, hệ thống quản lý rời rạc chính là nguyên nhân khiến cho những sai sót được sinh ra.
Quản lý từ xa khó khăn
Bởi là một phần mềm được cài đặt miễn phí, điểm hạn chế của excel cũng nằm ở chính điểm đó. Nếu như ở xa, việc quản lý thông tin xuất nhập học của các học viên sẽ không thể sát sao. Chính điều này có thể sẽ gây ra sự thiếu trung thực, doanh số, doanh thu bị gian lận, hiệu quả quản lý của doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Những người quản lý sẽ khó có thể tiếp cận được các thông tin chính xác khi ở xa, từ đó gây ảnh hưởng tới chất lượng quản lý.
Tốn nhiều thời gian quản lý
Vì phải nhập dữ liệu với nhiều công đoạn lằng nhằng và việc nhập dữ liệu hàng tính toán đã vô tình khiến cho việc nhập dữ liệu của các trung tâm bị mất nhiều thời gian hơn.
Sử dụng excel sẽ tốn nhiều thời gian cho việc quản lý hơn
Mỗi học viên đến đăng ký thì việc nhập thông tin vào của nhân viên sẽ cần nhiều thời gian, gây ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Không chỉ vậy, điều này cũng khiến cho các học viên cảm thấy trung tâm này hoạt động không chuyên nghiệp.
Giải pháp quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả
Với nhiều thiếu sót gây ảnh hưởng tới công việc quản lý, hiện tại excel đã ít được sử dụng bởi các trung tâm rất nhiều. Thiếu sót nhiều tính năng cần thiết, hỗ trợ việc quản lý không hiệu quả, phần mềm excel hiện nay chủ yếu chỉ được sử dụng tại những trung tâm với số lượng học viên ít ỏi. Tuy nhiên, các trung tâm vẫn cần có một công cụ để hỗ trợ cho việc quản lý. Và giải pháp ở đây chính là những phần mềm quản lý. Thực tế các phần mềm quản lý này đã được sử dụng khá phổ biến và được nhiều người biết tới.
Phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ sẽ giúp mọi người có thể cùng lúc xử lý nhiều công việc phức tạp như các vấn đề về điểm số, tài chính, quản lý thông tin của các học viên hiện đang học tại trung tâm, bằng cấp…. Sử dụng phần mềm giúp cho có trung tâm tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với các quản lý thông thường trước đây. Thậm chí các phần mềm trọn gói không được tùy chỉnh cho phù hợp với các nghiệp vụ cũng không thể so sánh được.
Bên cạnh đó, ứng dụng quản lý học sinh cũng được xem là thể hiện sự chuyên nghiệp của một trung tâm hoạt động trong lĩnh vực giảng dạy. Một ứng dụng quản lý trung tâm chuyên nghiệp với nhiều tính năng hữu ích sẽ giúp trung tâm có thể quản lý các học viên của mình một cách khoa học. Từ đó, tạo dựng được sự tin tưởng trong lòng chính các học viên của mình.
Trước đây, có lẽ quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng excel được xem là công cụ hiện đại và hiệu quả nhất. Tuy nhiên, với nhu cầu ngày một tăng của người dùng cùng thời đại công nghệ phát triển, phần mềm này đã không thể đáp ứng đủ cho nhu cầu của người sử dụng. Thay vào đó là những phần mềm hiện đại với nhiều tính năng hơn. Tuy nhiên, nếu như là một đơn vị nhỏ với số lượng học viên thấp thì vẫn có thể cân nhắc sử dụng file excel.
