Quy trình quản lý hợp đồng chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Bài toán quản lý hợp đồng vẫn luôn là vấn đề nan giải đối với các doanh nghiệp. Người quản lý có trách nhiệm lưu trữ cho các hợp đồng doanh nghiệp luôn được thống nhất với nhau, sắp xếp hợp lý, hạn chế tối đa việc đánh mất hay thất lạc. Vậy làm sao để người quản lý đảm bảo quy trình quản lý hợp đồng hiệu quả. Cùng Mona Media đi tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé !

Quản lý hợp đồng là gì?

Có thể hiểu quản lý hợp đồng là giữ cho hợp đồng không bị thất lạc, hư hỏng. Bên cạnh đó, còn nhằm mục đích đảm bảo quá trình thực hiện hợp đồng diễn ra thống nhất, bảo bảo chúng được thực hiện đúng như đã kí két. Việc đó giúp giảm thiểu các thiệt hại trong những trường hợp phát sinh tranh chấp. Hợp đồng là cơ sở để hai bên thực hiện đúng vai trò và trách nhiệm của mình như đã nêu trong hợp đồng.

Các loại văn bản trong doanh nghiệp được chia ra làm 3 loại chính: Công văn đến (Đối tượng bên ngoài gửi đến doanh nghiệp); Công văn đi (Doanh nghiệp gửi văn bản đến đối tượng bên ngoài); Văn bản nội bộ (sử dụng nội bộ trong doanh nghiệp).

Vai trò của quản lý hợp đồng đối với doanh nghiệp

Việc quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Chúng giúp doanh nghiệp có thể giảm thiểu tối đa những rủi ro gặp phải trong toàn bộ quá trình. Việc quản lý hợp đồng phải được dựa trên nguyên tắc chung của công ty. Doanh nghiệp có thể dựa vào những cam kết trong hợp đồng để đối chiếu xem bên còn lại có đang thực hiện đúng hợp đồng hay không. Ngoài ra, giúp bạn tránh làm mất mát hay quên ở đâu đó. Điều này sẽ gây bất lợi nếu bạn đánh mất hợp đồng.

Để quản lý một cách khoa học bạn còn có thể kiểm tra chúng bất cứ lúc nào. Từ hợp đồng mới đến cũ, tất cả đều được tìm kiếm rất dễ dàng và tiện lợi. Không những vậy, quản lý hợp đồng là những việc cơ bản nhất của một công ty nếu muốn phát triển thuận lợi. Hợp đồng là thứ vô cùng quan trọng đối với bất cứ doanh nghiệp nào. Nếu quản lý đúng cách và thông minh thì công ty sẽ đi vào hoạt động được trơn tru hơn rất nhiều. Cho nên, mọi doanh nghiệp cần tìm ra quy trình quản lý hợp đồng cho công ty sao cho thông minh nhất.

Quy trình quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp chi tiết

Bước 1: Xây dựng và kí kết hợp đồng

Ở bước này các doanh nghiệp cần xác định các yêu tố quan trọng sau: Mã số của hợp đồng; Số thứ tự của file hợp đồng bản mềm; Thời gian kí kết hợp đồng; Giá trị của hợp đồng trước thuế và sau thuế; Phụ lục của hợp đồng… Các công việc trên cần được tiến hành một cách nhanh chóng nhưng phải chính xác. Điều đó yêu cầu sự nhanh nhạy của người quản trị.

Bước 2: Sao chép, lưu trữ các loại hồ sơ, hợp đồng

Bước này là bước quan trọng trong cả tiến trình. Việc lưu trữ thông tin hợp đồng tránh nhiều rủi ro. Dựa vào hợp đồng mà ta có thể đối chiếu được hành động với bên kí kết hợp đồng xem họ có đang thực hiện đúng hợp đồng không.

Bước 3: Thực hiện quản lý, bổ sung các loại thông tin trong hợp đồng

Những bên tham giá kí kết hợp đồng đều phải có trách nhiệm. Nếu có gì thay đổi trong hợp đồng thì sẽ phải báo cho bên còn lại để hai bên cùng thống nhất hoàn chỉnh. Hợp đồng có cả bản gốc và bản sao để giúp cho việc đối chiếu sau này.

Bước 4: Báo cáo thường niên về quá trình thực hiện hợp đồng

Doanh nghiệp cần phải theo dõi tiến độ được ghi trong hợp đồng. Nếu bên nào làm sai thì có thể kiện. Việc báo cáo thường xuyên giúp tiến độ công việc được đẩy nhanh đúng tiến độ. Bạn có thể tiến hành báo cáo hợp đồng theo các cách: Báo cáo đột xuất hoặc Báo cáo theo định kì.

Bước 5: Kiểm tra tình hình thực hiện hợp đồng

Đây là bước quan trọng không thể thiếu của quy trình hợp đồng. Bước này giúp đôi bên kiểm soát hợp đồng hiệu quả hơn. Các bước trên của quá trình quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp xây dựng được một lộ trình hiệu quả nhất.

Xem thêm: Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả

Một số lưu ý khi quản lý hợp đồng cho doanh nghiệp

Về người quản lý

Công ty cần chỉ đích danh và cụ thể về người quản trị. Để một hợp đồng hoàn thành thì cần nhiều công đoạn: kí kết, quản lý, thanh lí hợp đồng. Mỗi phân đoạn này có thể cho từng người quản lý hoặc cũng có thể chỉ cần một người quản lý duy nhất. Lựa chọn người quản lý hợp đồng hợp lí sẽ giúp tiến trình của kí kết hợp đồng được thuận tiện hơn nhiều.

Lựa chọn người thẩm quyền kí kết hợp đồng phù hợp

Có nhiều công ty còn lúng túng trong quá trình lựa chọn người kí kết hợp đồng. Đây là bước quan trọng nên doanh nghiệp không thể chọn bừa được. Công ty cần có cơ cấu cấp bạc rõ ràng để hợp đồng có tính pháp lí. Hơn hết, nó tránh được những rủi ro không mong muốn. Một hợp đồng có thể có nhiều người khác nhau có thẩm quyền kí kết tùy thuộc vào giá trị của hợp đồng.

Tạo mã số tìm kiếm cho hợp đồng

Mã số tìm kiếm hợp đồng giúp bạn tìm kiếm hợp đồng dễ dàng hơn. Đây là một cách thông minh trong quá trình quản lý hợp đồng. Tạo mã số riêng cho từng hợp đồng và cập nhật các mã số này thường xuyên là việc bạn cần phải làm. Mã số này cần kèm theo tên đối tác, loại hợp đồng,… Làm được điều đó bạn sẽ thấy chúng thật hữu ích đó.

Thời gian lưu trữ của hợp đồng

Tùy theo từng loại hợp đồng mà quy định thời gian lưu trữ khác nhau. Thời gian lưu trữ hợp đồng bản gốc và bản sao hợp đồng còn có thể tác động đến các hoạt động kinh doanh khác của công ty. Biện pháp tốt nhất là nên giữ các hợp đồng vĩnh viễn nếu có thể để tránh có trường hợp ngoài mong muốn xảy ra.

Quản lý hợp đồng hiệu quả hơn với phần mềm hỗ trợ

Sử dụng phần mềm Excel

Phần mềm Excel là công cụ giúp các doanh nghiệp thực hiện công việc này một cách hiệu quả. Doanh nghiệp cần thực hiện lộ trình theo các bước sau trên Excel: Xây dựng quy trình, sơ đồ quản lý, xây dựng danh mục, nhóm đối tượng cần quản lý; Mở các cổ quản lý công văn đến, công văn đi, văn bản nội bộ; Xây dựng công thức tính mã văn thư. Đó là những công việc cần thực hiện khi bạn muốn kiểm soát văn bản, hợp đồng, công văn giấy tờ trong Excel.

Quản lý hợp đồng với phần mềm chuyên dụng

Với Công cụ quản lý hợp đồng được tính hợp trong hệ thống quản lý CRM doanh nghiệp chỉ mất 3s để tìm kiếmm, dõi toàn và quản lý thông khách hàng và các hợp đồng. Chính vì vậy, đây là giải pháp tuyệt vời cho các cơ quan, doanh nghiệp. Công việc quản lý, lưu trữ, bảo mật sẽ đơn giản và nhanh chóng hơn rất nhiều. Phần mềm xây dựng một quy trình quản lý hợp đồng thông minh. Bạn có thể dễ dàng đề xuất, sửa đổi và trình duyệt hợp đồng. Phần mềm sử dụng giiao diện dạng Dashboard giúp thống kê hợp đồng theo giá trị hợp đồng, tình trạng hiệu lực… và nhiều thông tin khác nữa. Còn nhiều tiện ích khác nữa khiến bạn nên sở hữu phần mềm này cho doanh nghiệp.

Kết luận

Một công ty sẽ vận hành tốt hơn nếu như có quy trình quản lý hợp đồng cụ thể và thông minh. Hy vọng những thông tin trên chúng tôi đem đến cho các bạn sẽ hữu ích. Chúc bạn có thê tìm ra cách vận hành công ty một cách hiệu quả nhất. Vận hành tốt công ty là cách giúp ổn định mô hình kinh doanh của công ty. Chính vì vậy, chúng tôi mong những cách trên sẽ là gợi ý sáng suốt cho bạn. Chúc các bạn thành công!