Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản hiệu quả

Đối với hoạt động kinh doanh dù mô hình lớn hay nhỏ ở thời điểm hiện tại thì việc quản lý hóa đơn luôn là vấn đề cực kỳ quan trọng và cần thiết. Về cơ bản, hóa đơn là công cụ không thể thiếu giúp chúng ta lưu lại những thông tin trong quá trình giao dịch với khách hàng. Chính vì lý do này, quản lý tốt hóa đơn trong hoạt động kinh doanh luôn là điều mà chủ kinh doanh cần làm tốt. Tất nhiên, để làm được điều này, chúng ta cần có một quy trình khoa học, hợp lý.

Khó khăn khi quản lý hóa đơn theo cách truyền thống

Từ rất lâu, hóa đơn đã được sử dụng trong hầu như tất cả các mô hình kinh doanh lớn nhỏ. Tất nhiên, vào thời điểm đó thì chúng ta chỉ có thể quản lý hóa đơn theo cách truyền thống. Thế nhưng, cách làm này thực sự vô cùng vất vả, tốn thời gian, nhân lực mà lại không đem lại nhiều sự hiệu quả. Việc quản lý hóa đơn này khiến cho chúng ta gặp khá nhiều khó khăn.

Khó khăn đầu tiên mà các quản lý gặp phải đó chính là khi số lượng đơn hàng quá nhiều. Việc quản lý các hóa đơn với số lượng lớn, theo cách truyền thống là điều cực kỳ vất vả, tốn thời gian của chúng ta. Không chỉ có vậy, việc quản lý theo cách truyền thống đơn thuần còn có khả năng cao dẫn tới sai sót bởi số lượng thông tin hóa đơn là quá lớn.

Bên cạnh đó, một nhược điểm lớn khác của cách quản lý truyền thống đó chính là việc lưu trữ. Nếu làm theo cách bình thường, chúng ta rất khó để có thể sắp xếp các loại hóa đơn một cách gọn gàng, khoa học, nhất là trong trường hợp phải quản lý số lượng lớn, đa dạng. Đặc biệt, nếu bạn muốn tìm kiếm lại các hóa đơn cũ để tra cứu thông tin thì sẽ rất vất vả, tốn thời gian.

Quy trình quản lý hóa đơn bán hàng đơn giản mà hiệu quả

Như vậy, chúng ta có thể thấy rằng việc quản lý hóa đơn theo cách truyền thống là điều vô cùng khó khăn. Do vậy, nếu muốn việc quản lý kinh doanh diễn ra dễ dàng, thuận lợi thì chúng ta cần có một quy trình quản lý thật sự khoa học. Các bạn có thể tham khảo quy trình quản lý dưới đây.

Khởi tạo hóa đơn

Tất nhiên, bước đầu tiên chúng ta cần thực hiện đó chính là khởi tạo hóa đơn. Việc này sẽ thực hiện trong quá trình giao dịch với khách hàng. Bạn cần chú ý rằng, để thuận tiện trong khi lưu trữ hóa đơn, chúng ta cần phải tạo lập một hóa đơn với đầy đủ các thông tin về khách hàng, sản phẩm, dịch vụ, thời gian…

Điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn

Bước cơ bản tiếp theo bạn cần làm đó là điều chỉnh thông tin và lập hóa đơn. Tất nhiên, các hóa đơn của bạn cần có sẵn một số mục điền thông tin cơ bản nhưng chúng ta cũng cần căn cứ theo yêu cầu của khách hàng để điều chỉnh các thông tin cho họ một cách phù hợp nhất. Sau đó, chúng ta in hóa đơn cho khách hàng của mình.

Lưu trữ hóa đơn

Tiếp theo chính là bước cần thiết nhất trong quá trình quản lý hóa đơn, đó là lưu trữ thông tin. Ngoài việc in hóa đơn và giao cho khách hàng, các cửa hàng còn cần phải lưu trữ lại những thông tin này trên hệ thống của mình. Điều này giúp cho người quản lý dễ dàng nắm bắt được tình hình hoạt động, kinh doanh của cửa hàng. Mặt khác, bạn cũng có thể tra cứu lại thông tin một cách nhanh chóng, thuận tiện và vô cùng chính xác.

Báo cáo hóa đơn

Nếu bạn là chủ doanh nghiệp hay công ty và bạn muốn quản lý tốt nguồn hóa đơn của mình thì việc báo cáo là hoàn toàn cần thiết. Điều này giống như các chủ doanh nghiệp theo dõi báo cáo kinh doanh mỗi tuần, mỗi tháng. Tuy nhiên, đối với các cửa hàng hay mô hình kinh doanh nhỏ thì việc theo dõi báo các hóa đơn dễ dàng và nhanh chóng hơn rất nhiều. Bạn nên tổng hợp chúng vào mỗi tuần hoặc mỗi tháng để nắm rõ tình hình kinh doanh, doanh thu, lợi nhuận và nguồn hàng.

Xem thêm : Làm thế nào để quản lý thông tin khách hàng tốt nhất

Quản lý hóa đơn bán hàng hiệu quả với phần mềm

Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ quản lý hóa đơn xuất hiện ngày càng nhiều và mang lại lợi ích cực kỳ to lớn đối với các chủ doanh nghiệp, nhà hàng. Điển hình như phần mềm quản lý hóa đơn của Công ty lập trình Mona Media, sử dụng phần mềm không những tiết kiệm thời gian, công sức mà còn giúp tiết kiệm đáng kể chi phí thuê nhân viên quản lý. Ngoài ra bạn có thể nhờ những đơn vị lập trình phần mềm theo yêu cầu để hỗ trợ bạn có được những tính năng tốt nhất khi sử dụng. Việc sử dụng phần mềm để quản lý sẽ mang tới cho chúng ta nhiều lợi ích sau đây.

Khả năng lưu trữ không giới hạn

Hiện nay, các phần mềm đều lưu trữ trên hệ thống đám mây, do vậy, không gian lưu trữ dành cho chúng ta gần như là vô hạn. Bạn có thể lưu trữ số lượng hóa đơn tùy thích trên hệ thống này mà không cần lo lắng về dung lượng. Điều này không đảm bảo thông tin hóa đơn của chúng ta không bị thất thoát.

Dễ dàng nhập, xuất dữ liệu dưới dạng file Excel

Một trong những ưu điểm lớn nhất mà các phần mềm này mang lại cho người dùng đó là khả năng nhập, xuất thông tin. Đối với nguồn thông tin lưu trữ là dạng văn bản, bạn có thể nhập, xuất dữ liệu hàng loạt dưới dạng file Excel một cách dễ dàng, nhanh chóng..

Quản lý hóa đơn dưới nhiều hình thức

Trên thực tế, trong quá trình giao dịch với khách hàng, chúng ta thường xuyên sử dụng nhiều loại hóa đơn khác nhau tùy theo tình hình thực tế. Do vậy, các phần mềm quản lý chuyên dụng cũng cần làm việc dưới nhiều hình thức. Các thông tin trên hóa đơn sẽ được phân loại một cách rất rõ ràng, chẳng hạn như: Thanh toán online, tiền mặt, chuyển khoản hay sử dụng ATM.

Tìm kiếm hóa đơn nhanh chóng

Mục đích chính của việc lưu trữ thông tin, quản lý hóa đơn chính là để sử dụng sau này. Chính vì thế, các phần mềm quản lý đều được thiết kế giúp cho người dùng dễ dàng nhất trong việc tra cứu thông tin về đơn hàng. Bạn có thể tìm kiếm một đơn hàng sử dụng trong quá khứ một cách vô cùng nhanh chóng với vài thao tác đơn giản. Điều này khiến cho các chủ cửa hàng hay mô hình kinh doanh có thể quản lý, nắm bắt được tình hình kinh doanh hiệu quả hơn rất nhiều so với các phương pháp truyền thống.

Quản lý hóa đơn đa kênh

Hiện nay, việc kinh doanh, bán hàng đã được phát triển rất mạnh mẽ và đa dạng trên nhiều kênh khác nhau chẳng hạn như bán hàng trực tiếp hoặc qua các phương tiện như Facebook, Zalo, website… Chính vì thế nên, việc lưu trữ nguồn hóa đơn trên nhiều kênh như vậy là điều vô cùng khó khăn. Với phần mềm quản lý hóa đơn chất lượng, hiệu quả, chúng ta sẽ có thể tổng hợp, thống kê một cách dễ dàng và chính xác hơn rất nhiều. Do vậy, sử dụng phần mềm để quản lý chính là điều kiện quan trọng giúp bạn mở rộng thêm các kênh bán hàng khác hiệu quả, mới mẻ hơn.

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, việc quản lý hóa đơn gần như là yếu tố tiên quyết giúp cho công việc của chúng ta được thuận lợi, minh bạch. Tuy nhiên, quy trình quản lý truyền thống thực sự có rất nhiều nhược điểm, khiến ta tiêu tốn thời gian, công sức và cả tiền bạc. Do vậy, để có hướng đi mới hiệu quả hơn, bạn nên tham khảo các phần mềm hỗ trợ quản lý như: Phần mềm quản lý kinh doanh đa kênh, ứng dụng quản lý quan hệ khách hàng, hệ thống quản lý doanh nghiệp,… Việc áp dụng phần mềm vào các quy trình quản lý sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý hiệu quả, khoa học hơn.