Hướng dẫn cách tối ưu quy trình quản lý khách sạn hiệu quả

Quản lý khách sạn là một hoạt động gồm nhiều công việc, vô cùng phức tạp. Việc nắm được quy trình quản lý khách sạn đúng cách giúp đem lại hiệu quả cao, nâng cao dịch vụ chuyên nghiệp cho mỗi khách sạn. Xác định được quy trình trong hoạt động quản lý khách sạn đạt chuẩn, hiệu quả để duy trì hoạt động ổn định, có được sự phát triển mạnh mẽ và khẳng định sự chuyên nghiệp.

Quy trình quản lý khách sạn tiêu chuẩn

Việc quản lý khách sạn tiến hành theo đúng tiêu chuẩn gồm các bước đầy đủ, cần được thực hiện giúp duy trì hoạt động ổn định. Trong đó những bước cơ bản trong thực hiện quản lý khách sạn cần thực hiện cụ thể là:

• Bước 1: Từ các công cụ booking engine trực tuyến như website, facebook, hay OTA,… hoặc tiếp tại quầy lễ tân. Bộ phận kinh doanh sẽ nhận được những thông báo về khách hàng có yêu cầu dùng dịch vụ, tiến hành đặt phòng tại khách sạn. Lúc này nhân viên kinh doanh, cùng với đó là lễ tân tiến hành kiểm tra tình trạng phòng, tiến hành ghi nhận hoặc từ chối yêu cầu từ phía khách hàng.
• Bước 2: Khi yêu cầu đặt phòng của khách hàng đã được ghi nhận thì lúc này thông tin đặt phòng, đặt dịch vụ sẽ chuyển qua cho bộ phận lễ tân. Các thao tác đặt phòng sẽ được tiến hành bởi nhân viên lễ tân. Thao tác đặt phòng, gán phòng, hay check in, check out cho khách hàng đều dược bộ phận lễ tân hoàn thành.
• Bước 3: Trong quá trình khách hàng lưu trú lại khách sạn thông thường sẽ phát sinh nhiều dịch vụ khác như spa, hàng hóa, nhà hàng,… và lễ tân sẽ chịu trách nhiệm thực hiện. Việc cập nhật tổng chi phí phát sinh một cách rõ ràng và chuẩn xác cần được đảm bảo hoàn thành để việc thanh toán trực tiếp, hay chuyển bill về phòng đều có thể thực hiện chuẩn xác.
• Bước 4: Bộ phận kế toán tài chính sẽ hoàn thành việc rà soát lại tất cả các giao dịch, doanh thu của khách sạn trong một ngày vào thời điểm cuối ngày.
• Bước 5: Những sai sót khi phát hiện ra ở bước 4 thì lúc này bộ phận kế toán sẽ thông báo tới bộ phận thu ngân, tiến hành điều chỉnh.
• Bước 6: Việc thao dõi và cập nhật chính xác, đầy đủ các dịch vụ mà khách hàng sử dụng trong thời gian lưu trú lại khách sạn tiến hành đầy đủ thì bộ phận thu ngân sẽ thanh toán thời gian nhanh chóng.
• Bước 7: Thu ngân sẽ chuyển tổng số các hóa đơn, chứng từ đã thanh toán về bộ phận kế toán.
• Bước 8: Ở bước này các bộ phận khác như nhà hàng, spa,… của khách sạn có nhiệm vụ cung cấp đầy đủ các giấy tờ, chứng từ liên quan cho bộ phận kế toán.
• Bước 9: Bộ phận văn phòng, quản lý vật tư sẽ tổng hợp mọi chi phí, những chứng từ phát sinh có liên quan và gửi trực tiếp về bộ phận kế toán. Lúc này, bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp, ghi chép cũng như theo dõi, lưu trữ các chứng từ đó từ các phòng ban gửi về, hoàn thành các nghiệp vụ còn lại.
• Bước 10: Đây là bước cuối cùng được thực hiện sau khi việc dịch vụ hoàn thành và khách hàng tiến hành trả phòng. Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ lưu trữ thông tin khách hàng, lập kế hoạch chăm sóc khách hàng đã sử dụng dịch vụ tại khách sạn.

Cách tối ưu quy trình quản lý khách sạn

Quản lý khách sạn cần được thực hiện với quy trình cơ bản bao gồm có 10 bước vô cùng phức tạp với nhiều bộ phận cần tham gia. Nó yêu cầu chúng ta cần tốn nhiều thời gian, công sức và thậm chí nguy cơ sai sót xảy ra bất kì khi nào. Nó ảnh hưởng trực tiếp tới công việc, tới quá trình vận hành kinh doanh khách sạn. Bởi thế, có cách để tối ưu quá trình quản lý vô cùng quan trọng và cần thiết.

Sử dụng phần mềm hỗ trợ

Hiện nay, các khu nghỉ dưỡng, các khách sạn thông thường sẽ ứng dụng phần mềm để hỗ trợ cho hoạt động quản lý. Khả năng tối ưu hóa tới mức tối đa quy trình quản lý, tiết kiệm khoản chi phí lớn cho thuê nhân viên, giảm thiểu thời gian làm việc song nâng cao hiệu suất công việc, có được độ chính xác cao được đảm bảo tốt.

Thay vì quản lý theo nhiều bước bằng phương pháp truyền thống thì phần mềm được tích hợp và đưa vào sử dụng. Quản lý mọi hoạt động của khách sạn một cách thống nhất chỉ thông qua một phần mềm duy nhất được đánh giá cao bởi những giá trị và lợi ích mà nó mang lại.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý khách sạn

Việc sử dụng phần mềm trong quản lý khách sạn được đánh giá cao, trở thành cách tối ưu hóa quy trình quản lý hiệu quả. Việc ứng dụng phần mềm trong việc quản lý, duy trì hoạt động của khách sạn trở thành lựa chọn hoàn hảo với những lợi ích thiết thực như:

• Giảm thiểu tới mức tối đa thời gian làm việc của mọi phòng ban chức năng nhằm duy trì được hoạt động của khách sạn chuyên nghiệp, hiệu quả. Nâng cao được hiệu quả hoạt động, cung cấp dịch vụ với sự chuyên nghiệp và đẳng cấp, giảm thiểu tối đa những sai sót.
• Giúp việc xây dựng mối quan hệ với khách hàng bền chặt gắn bó và nhận được những đánh giá cao. Việc khai thác tốt hơn thị trường mục tiêu, có được khả năng giữ chân khách hàng hiệu quả.
• Sử dụng phần mềm trong quản lý khách sạn giúp tăng hiện diện trực tuyến, chủ động cập nhật tình hình phòng tiện lợi hỗ trợ cho hoạt động cung cấp dịch vụ tới khách hàng.
• Hỗ trợ trong việc giúp triển khai hệ thống quản lý doanh thu tốt. Có chiến lược giá phòng hiệu quả, từ đó giúp việc tối đa hóa được doanh thu cho khách sạn.
• Hỗ trợ tiếp cận toàn ngành, cũng như việc quản lý chức năng phân phối một cách hiệu quả.
• Cung cấp thông tin, báo cáo hàng ngày chi tiết, rõ ràng và cụ thể giúp người quản lý chủ động nắm bắt tình hình hoạt động, kinh doanh của khách sạn.
• Phân loại các hóa đơn dưới nhiêu hình thư như: thanh toán online, tiền mặt hay sử dụng ATM
• Khả năng giúp ngăn chặn được tình trạng các mục trùng lặp trong quá trình quản lý. Không chỉ vậy, nguy cơ nhập sai dữ liệu cũng được loại bỏ để duy trì hoạt động quản lý chuyên nghiệp.
• Dễ dàng thực hiện theo dõi, phân loại khách hàng sẵn có. Đó là dữ liệu hữu ích giúp triển khai chiến dịch marketing để phát triển hoạt động kinh doanh của khách sạn theo mục tiêu, mong muốn thực tế.

Lưu ý khi chọn phần mềm quản lý khách sạn

Với nhiều lợi ích thiết thực mà chúng ta nhận được thì sử dụng phần mềm quản lý khách sạn trở thành lựa chọn hoàn hảo, lý tưởng có thể cân nhắc. Tìm hiểu thông tin để chọn được một phần mềm thực sự thích hợp sẽ đem lại hiệu quả ứng dụng cao, lý tưởng như mỗi người yêu cầu. Trong đó, tiêu chí quan trọng cần được quan tâm khi chọn phần mềm hỗ trợ cho quản lý hoạt động kinh doanh khách sạn cần:

• Có khả năng đáp ứng tốt cho đặc trù kinh doanh khách sạn với khả năng đảm bảo các nghiệp vụ cơ bản như dành cho bộ phận lễ tân, dành cho bộ phận kế toán buồng phòng, hay dành cho chủ khách sạn,…
• Bạn nên lựa chọn phần mềm có tích hợp hệ thống quản lý nhà hàng, quản lý kinh doanh spa, quản lý thông tin bán hàng,… để không phải sử dụng thêm phần mềm chuyên biệt khác.
• Lựa chọn một phần mềm được phát triển với giao diện thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng giúp tiếp cận, làm quen và sử dụng thành thạo có thể thực hiện với bất kì người dùng nào.
• Đảm bảo có tốc độ xử lý nhanh chóng đem lại kết quả hoạt động tốt, tránh những gián đoạn hay sai sót nào có thể xảy ra.
• Có đầy đủ các tiện ích cần thiết, đồng thời có thể mở rộng, cải tiến hay lập trình phần mềm theo yêu cầu để có thể tùy biến và đáp ứng tốt cho nhu cầu sử dụng thực tế, đáp ứng tốt cho công việc của từng khách sạn.
• Một vấn đề khác cần được lưu ý xem xét chính là chi phí của phần mềm khi được đưa vào sử dụng. Một sản phẩm lý tưởng khi lựa chọn cần đáp ứng tốt cho nhu cầu sử dụng, đồng thời cần đảm bảo chi phí là hợp lý nhất.

Quản lý khách sạn khi thực hiện theo quy trình thủ công có nhiều công việc cần hoàn thành, qua nhiều bước với những yêu cầu phức tạp, nguy cơ sai sót xuất hiện. Ứng dụng phần mềm hỗ trợ việc quản lý, duy trì hoạt động kinh doanh của khách sạn hiệu quả đem lại giá trị ứng dụng cao, lý tưởng như mỗi người yêu cầu. Chọn được phần mềm thích hợp với đòi hỏi thực tế để việc phát triển phần mềm đưa vào sử dụng đem lại hiệu quả ứng dụng cao như mong muốn.