5 Bước quy trình tiếp nhận nhân viên mới cho công ty

Nguồn nhân lực chất lượng, chuyên môn cao là cơ sở để có một doanh nghiệp phát triển. Để có nguồn nhân lực ổn định, mỗi doanh nghiệp cần thiết lập không chỉ kế hoạch công việc hợp lý, mà còn là những quy trình tuyển dụng hiệu quả. Trong đó, quy trình tiếp nhận nhân viên mới là quy trình cần được đầu tư nhất.

Vai trò của việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới?

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới sau mỗi đợt tuyển dụng là quy trình cần có của mỗi doanh nghiệp. Bởi điều này không chỉ tạo thiện cảm cho nhân sự mà còn hiệu quả ở nhiều mặt. Quy trình tiếp nhận nhân sự cần đáp ứng các điều sau:

Giảm bớt căng thẳng cho nhân sự: Việc giới thiệu, chào đón nhân viên mới sẽ giúp nhân viên bớt lo âu, áp lực đối với doanh nghiệp.

Định hướng công việc cho nhân sự: Mỗi nhân sự được tuyển dụng sẽ đảm nhận một vị trí, phần công việc phù hợp với năng lực của mình. Giúp nhân viên làm quen dần với công việc, những nhiệm vụ cần hoàn thành là vai trò của việc định hướng.

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân sự: Nhà tuyển dụng có quy trình tiếp nhận nhân sự ổn định sẽ giúp nhân viên cảm thấy thoải mái, tự chủ với công việc. Phát huy tối ưu năng lực của nhân viên, nâng cao năng suất làm việc. Nhân viên sẽ có động lực, thái độ tích cực trong công việc. Mang đến thành công cho doanh nghiệp hoặc các hạng mục.

Doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian, công sức: Khi có quy trình đầu vào chỉn chu, nhân sự nắm rõ được công việc, kiến thức từ đầu. Người quản lý không cần hướng dẫn cho những công việc sau, chỉ cần cung cấp và bổ trợ thêm kỹ năng.

Quy trình tiếp nhận nhân sự mới hoàn toàn có thể ảnh hưởng đến thiện cảm và năng suất của nhân viên. Một quy trình tiếp nhận được thuận lợi, chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp có thêm lòng tin và sự gắn bó.  Ngược lại, quy trình thất bại vì không thực hiện đầy đủ sẽ gây hoang mang cho nhân sự dẫn đến lúng túng trong công việc được giao.

Lợi ích khi xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới chuyên nghiệp

Đối với nhân viên

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới được chuẩn bị kỹ càng, có đầu tư sẽ mang lại sự ổn định cho nhân sự lẫn doanh nghiệp. Khi được chào đón, hướng dẫn những nhiệm vụ cần hoàn thành sẽ giúp nhân sự:

• Hòa nhập nhanh chóng với nơi làm việc
• Làm quen với công việc cần làm
• Chủ động trong công việc
• Năng lực được phát triển, nâng cao năng suất làm việc

Đối với doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích nhân viên có được, doanh nghiệp sẽ nhận lại được thành công nhờ vào hiệu suất của nhân viên như:

• Tăng sự gắn kết giữa doanh nghiệp và nhân viên
• Tiết kiệm được thời gian, công sức của quản lý nhân sự và doanh nghiệp
• Thành công trong các hạng mục, chất lượng doanh nghiệp tốt
• Có nguồn nhân lực ổn định

Xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới theo từng bước

Onboarding là quá trình nhập môn cho nhân viên mới. Nhằm giúp nhân viên thích nghi với môi trường làm việc và nhiệm vụ của mình. Trong quá trình này, nhân viên được trang bị những kỹ năng, kiến thức chuyên môn nhằm phục vụ cho quá trình làm việc. Giúp nhân viên hòa nhập với công việc nhanh hơn, đem lại hiệu quả trong công việc. Để có được quy trình tiếp nhận thuận lợi, doanh nghiệp cần xây dựng từng bước chu đáo, hiệu quả.

Chuẩn bị trước cho quá trình “onboarding” của nhân viên

Đây là bước khởi đầu cho toàn bộ quy trình tiếp nhận nhân viên mới. Trước khi có sự xuất hiện của nhân sự mới, doanh nghiệp cần đảm bảo thông báo đến các bộ phận liên quan để có sự chuẩn bị chỉn chu, cần thiết. Trang bị đầy đủ không gian làm việc cho nhân viên mới: Các công cụ làm việc như bàn làm việc, vị trí, văn phòng phẩm, thiết bị làm việc (máy in, máy tính, điện thoại bàn…), các giấy tờ liên quan, bản mô tả công việc cụ thể.

Hướng dẫn nhân viên mới ngày đầu

Bên cạnh mục tiêu tạo sự gần gũi, thoải mái cho nhân viên mới, việc hướng dẫn thông tin tổng quan về doanh nghiệp và công việc cũng cần thiết. Điều này giúp nhân viên dễ thích nghi với môi trường và cách thức làm việc. Ở ngày đầu tiên, doanh nghiệp có thể trao đổi, giới thiệu tổng quát về doanh nghiệp và sơ bộ về nhiệm vụ của nhân sự như:

• Lịch sử thành lập, tổng quan hoạt động của doanh nghiệp.
• Mục tiêu hoạt động, các quy định, nguyên tắc, chính sách đối với nhân viên doanh nghiệp.
• Quy trình làm việc: mô hình áp dụng, giờ giấc làm việc, cơ cấu lương thưởng…
• Giới thiệu vị trí làm đảm nhiệm và văn hóa chung của doanh nghiệp.
• Trao đổi các thông tin liên hệ của doanh nghiệp (Địa chỉ mail, Số điện thoại, Trang web…).

Định hướng, bước không thể thiếu trong quy trình tiếp nhận nhân viên mới

Tùy thuộc vào vị trí công việc đảm nhiệm, mỗi nhân viên sẽ được cung cấp, trao đổi các nhiệm vụ cần hoàn thành như:

• KPI (Key Performance: chỉ số đánh giá hiệu quả làm việc của một nhân viên).
• Các yêu cầu đặc thù và tối thiểu của công việc
• Mục tiêu phát triển cụ thể
• Kế hoạch công việc, quy trình quản lý hợp đồng,…

Thông qua việc này, nhân viên sẽ xác định rõ những hạng mục, nội dung công việc mình cần làm, đem lại sự tự chủ, chuẩn bị chu đáo, tăng năng suất làm việc.

Đào tạo chuyên môn và phạm vi công việc

Đối với mỗi phạm trù công việc đặc trưng, nhân viên được cung cấp các kỹ năng, kiến thức chuyên môn cần có để phục vụ công việc, chuyên ngành. Mỗi nhân viên sẽ trải qua giai đoạn đào tạo chuyên môn phù hợp để tiếp nhận tốt công việc tùy thuộc vào vị trí mình đảm nhận. Ngoài đào tạo các kiến thức nghề nghiệp, quá trình đào tạo về kỹ năng chuyên môn còn giúp xây dựng được tác phong làm việc chuyên nghiệp và hình thành sự chủ động, đem lại hiệu quả trong công việc. Bên cạnh những kiến thức, kỹ năng chuyên môn như:

• Kỹ năng thuyết phục và chiến lược chăm sóc khách hàng.
• Kinh nghiệm giải quyết vấn đề, khủng hoảng.
• Các kiến thức trọng điểm liên quan đến vị trí công việc.
• Kiến thức cơ bản về ngành làm việc, sản phẩm…

Doanh nghiệp còn cần cung cấp những kiến thức và kỹ năng cơ bản của các bộ phận khác có liên quan đến công việc của nhân viên để tăng sự bổ trợ giữa các bộ phận với nhau của doanh nghiệp nhằm phát huy hiệu quả trong công việc.

Đánh giá nhân sự sau thời gian nhân viên tiếp quản công việc

Nhờ vào hệ thống quản lý nhân sự HRM, doanh nghiệp sẽ dễ dàng đưa ra đánh giá về những việc nhân viên mới đã hoàn thành hoặc chưa trong suốt quá trình đào tạo. Doanh nghiệp sẽ nhìn nhận chính xác năng lực của nhân viên nhằm đưa ra ý kiến khách quan giúp cải thiện chất lượng nhân viên, định hướng phát triển công việc.

Ngoài việc xây dựng quy trình tiếp nhận nhân viên mới chuyên nghiệp, việc đưa ra ý kiến đóng góp hoặc tán thưởng cho nhân viên mới, doanh nghiệp cũng cần lắng nghe ý kiến và suy nghĩ của nhân viên. Điều này giúp tăng sự gắn kết giữa hai bên, đồng thời giúp phía doanh nghiệp hiểu hơn những đóng góp của nhân viên.

Mục đích của việc đánh giá là để nâng cao năng suất làm việc, đem lại lợi ích cho cả nhân viên và doanh nghiệp. Đối với nhân viên, họ sẽ nhận lại được kinh nghiệm làm việc, đánh giá giúp tăng hiệu suất, động lực để hoàn thành các nhiệm vụ sau tốt hơn. Từ đó giúp doanh nghiệp phát hiện được các nhân tố xuất sắc, từ đó vạch kế hoạch để phát triển nhân lực trong tương lai.

Quy trình tiếp nhận nhân viên mới là nhiệm vụ trọng yếu trong kế hoạch tuyển dụng nhân lực. Quy trình này cần được chuẩn bị kỹ càng, xuyên suốt và đúng kế hoạch để có được nguồn nhân lực ổn định, hỗ trợ phát triển doanh nghiệp trong thời gian dài.