Thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Trong một thế giới không ngừng thay đổi về công nghệ, xu hướng toàn cầu hóa, các chuẩn mực xã hội và đặc biệt sau biến động của dịch bệnh Covid-19… các doanh nghiệp phải đối mặt với vô vàn khó khăn thử thách và phải luôn sẵn sàng thích ứng. Để thích ứng được với những điều đó, điều mà doanh nghiệp cần phải làm đó là tái cơ cấu hay chính là thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Vậy làm sao để thiết kế cơ cấu đạt hiệu quả nhất, cùng Mona Software tìm hiểu ngay trong bài viết này.

Thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp là gì?

Thiết kế tổ chức doanh nghiệp chính là một quá trình nghiên cứu, lựa chọn và triển khai một cơ cấu tổ chức sao cho thật phù hợp với chiến lược cũng như những điều kiện, môi trường của tổ chức doanh nghiệp đó.

Việc thiết kế tổ chức sẽ được bắt đầu từ những vấn đề chung nhất bao gồm: mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền, cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động và vận hành chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ từng vị trí nhân sự, các chính sách làm việc, hệ thống lương thưởng…

Chính vì những điều trên, thiết kế tổ chức doanh nghiệp được đánh giá là vấn đề khá khó khăn và phức tạp. Theo một công trình nghiên cứu của McKinsey & Company, nỗ lực tái thiết kế cơ cấu của các doanh nghiệp thành công chưa tới 25%, có tới 44% sẽ cảm thấy quá sức sau khi tiến hành thực hiện và ⅓ trong số đó sẽ không đạt mục tiêu hay cải thiện được hiệu suất cơ cấu tổ chức sau khi thực hiện.

Các sai lầm thường gặp khi thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Theo Ron Carucci – nhà đồng sáng lập và đối tác quản lý Navalent, người đã có hơn 30 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải quyết những vấn đề thách thức về chiến lược, cơ cấu tổ chức và lãnh đạo doanh nghiệp đã chỉ ra rằng: có 4 sai lầm phổ biến, thường gặp mà doanh nghiệp hay mắc phải khi thiết kế cơ cấu tổ chức.

Đặt ra quá nhiều mục tiêu cần đạt

Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất trong thiết kế tổ chức doanh nghiệp. Khi bắt đầu tiến hành thiết kế, các nhà lãnh đạo sẽ đề ra quá nhiều mục tiêu, nhiệm vụ cần phải ưu tiên và phải đạt được trong doanh nghiệp, các bộ phận. Điều này vô tình đã làm xảy ra nhiều xung đột, khiến nhân viên hoang mang, không thể hoàn thành tốt nhiệm vụ, ảnh hưởng tới tiến độ công việc. Chính bởi vậy, khi tiến hành thiết kế cơ cấu tổ chức, ban lãnh đạo doanh nghiệp cần phải cân nhắc thật kỹ càng về việc đề ra những mục tiêu, nhiệm vụ… ưu tiên trong công việc để đạt được hiệu quả cao nhất.

Xây dựng các vị trí nhân sự không phù hợp

Nhiều nhà lãnh đạo coi việc giữ chân nhân viên chính là hướng giải quyết cho vấn đề khi có quá nhiều nhân viên xin nghỉ việc. Theo chỉ đạo này, bộ phận nhân sự của doanh nghiệp sẽ đề xuất lên các biện pháp khuyến khích cho nhân viên ở lại làm việc như:

• Tăng lương thưởng hay chế độ phúc lợi.
• Đưa ra lựa chọn về cổ phiếu công ty.
• Đưa ra các vị trí mới có tiềm năng hơn, lộ trình thăng tiến cũng rõ ràng hơn.
• …

Nếu như lý do nhân viên nghỉ việc nhiều do áp lực công việc, làm việc quá sức thì những giải pháp trên sẽ trở nên hiệu quả. Tuy nhiên, nếu các biện pháp trên không còn hấp dẫn, cũng không giữ chân được nhân viên thì doanh nghiệp cần xem xét về vấn đề cơ cấu tổ chức.

Các doanh nghiệp đang nỗ lực cắt giảm chi phí, tái cơ cấu tổ chức và hợp nhất một số công việc, bộ phận với nhau – ví dụ như tài chính, kế toán và mua hàng hợp lại thành 1 sẽ trở thành rào cản, khó khăn cho nhân viên bởi những vị trí này có vai trò quá rộng với quá nhiều trách nhiệm phải đảm đương. Trong tình thế này, nhiều nhân viên cho rằng nghỉ việc chính là lựa chọn tốt nhất.

Xem thêm: Kế hoạch nhân sự là gì? Các bước kế hoạch nhân sự trong doanh nghiệp

Không nắm bắt được tình hình kiểm soát

Đây có thể nói là một trong những sai lầm điển hình trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Khi thực hiện các cuộc khảo sát với câu hỏi: “Quản lý có sẵn sàng hỗ trợ khi nhân viên cần hay không?” thì đa phần câu trả lời đều là “Không”.

Điều này cho thấy giữa lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp chưa có sự phối hợp và có một khoảng cách rất lớn. Nhiều nhân viên phàn nàn khi đi làm rất ít khi nhận được phản hồi hay chỉ đạo rõ ràng khi cần sự giúp đỡ từ cấp trên; còn cấp quản lý thì giải thích phải làm việc với nhiều cấp lãnh đạo trên nữa để đưa ra quyết định và không đủ thời gian để phê duyệt quá nhiều báo cáo từ nhân viên. Chính những điều này đã cho thấy việc thiết kế cơ cấu tổ chức là không hiệu quả.

Thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp sai chỉ số đo lường

Hiện nay, rào cản trong thiết kế cơ cấu tổ chức đó chính là sự sai lệch về chỉ số đo lường cũng như biện pháp khuyến khích. Những chỉ số này đóng vai trò định hình về hành vi giữa các nhóm nhân sự trong doanh nghiệp, đồng bộ mục tiêu chung của công ty với mục tiêu công việc của mỗi cá nhân. Nếu các chỉ số đo lường, biện pháp khuyến khích sai lệch sẽ dễ dẫn tới những mâu thuẫn trong tổ chức.

Nguyên tắc vàng cần biết khi thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp

Luôn thiết kế bám sát mục tiêu

Mô hình tổ chức cần phải phù hợp với các mục tiêu, chiến lược hoạt động của doanh nghiệp. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần phải phân bổ chức năng, nhiệm vụ cho các bộ phận để đảm bảo các điều kiện:

• Các chức năng/ sản phẩm dịch vụ trong mục tiêu, chiến lược và chuỗi giá trị hoạt động của doanh nghiệp phải giao cho một bộ phận đảm nhiệm chính.
• Cân đối và phân bổ nhân lực hợp lý theo mục tiêu, chiến lược, ưu tiên cũng như tần suất thực hiện của các chức năng, nhiệm vụ trong doanh nghiệp.

Có sự liên kết giữa các vị trí nhân sự

Khi phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban, từng vị trí chức danh công việc cần đảm bảo các điều kiện sau:

• Có một đầu mối chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện chính và một đầu mối giải trình. Cấp quản lý cao hơn sẽ chỉ đạo và nhận báo cáo từ đầu mối này. Đầu mối sẽ tổ chức, điều phối các thành viên còn lại để tham gia thực hiện công việc.
• Các thành viên chỉ nhận chỉ đạo và chịu trách nhiệm báo cáo tới một đầu mối.

Đảm bảo hoạt động kinh doanh

Các nguyên tắc để vừa thiết kế cơ cấu tổ chức vừa đảm bảo được hoạt động kinh doanh luôn hiệu quả, mức chi phí quản lý được tối ưu ở mức thấp nhất, công việc được thực hiện nhanh chóng.

• Với chuỗi công việc có liên quan với nhau, không phải kiểm tra chéo thì có thể phân công cho 1 bộ phận, vị trí chức danh đảm nhiệm, hạn chế việc lãng phí thời gian cũng như không có ai đứng ra chịu trách nhiệm cuối cùng.

• Bộ phận và vị trí có kinh nghiệm, nắm nhiều thông tin sẽ đảm nhận vai trò chính trong việc tiến hành công việc cũng như điều phối nhân lực.
• Gộp nhóm các công việc có yêu cầu năng lực tương đối giống nhau vào 1 bộ phận hoặc một vị trí chức danh.
• Đơn giản hóa các thủ tục, quy trình kiểm soát đối với các công việc không ảnh hưởng và không bị phụ thuộc tới công việc khác.
• Lựa chọn những người có đủ năng lực, kinh nghiệm để giao việc.

Cân đối nhiệm vụ giữa các phòng ban

Khi phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận, vị trí thì người lãnh đạo cần phải cân đối giữa quyền hạn cũng như trách nhiệm giữa các bộ phận, cá nhân để đảm bảo hoạt động hiệu quả, không chồng chéo.

Trên đây là những chia sẻ của chúng tôi về các thông tin cũng như những kinh nghiệm trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Hy vọng bài viết này sẽ thực sự hữu ích giúp doanh nghiệp bạn có được cái nhìn tổng quan và đưa ra định hướng tốt nhất, hiệu quả trong việc thiết kế cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp mình.