Trở lại
Phần mềm giao việc là gì?
Để điều phối và sắp xếp công việc cho nhân viên sao cho hợp lý và đạt hiệu quả cao nhất mà người quản lý nào cũng mong muốn. Tuy vậy, đây không phải là điều dễ dàng, bởi phải giao việc cho ai phù hợp, tận dụng đúng khả năng nhân tài hay giao số lượng bao nhiêu, bằng cách trực tiếp hay thông qua thiết bị từ xa,…luôn là những câu hỏi khiến người lãnh đạo trăn trở. Và đó cũng chính là lý do ra đời của phần mềm giao việc giúp người quản lý nắm rõ tình hình để phân bố công việc dễ dàng hơn.
Phần mềm giao việc là phần mềm hỗ trợ người quản lý bằng cách phân chia và lập danh sách thống kê các công việc cần thực hiện theo như kế hoạch dự án và theo dõi mức độ công việc. Qua đó mỗi nhiệm vụ, người lãnh đạo sẽ cân nhắc và suy xét để có thể giao nó cho một hoặc đội nhóm thực hiện tuỳ ý.
Trong suốt quá trình tiến hành, phần mềm cũng sẽ tự động cập nhật tiến độ hoàn thành công việc xem đã xong đến mức nào, đã đạt chuẩn chưa để người quản lý có thể thuận tiện giám sát và đưa ra điều chỉnh đúng đắn, kịp thời khi cần.
Phần mềm giao việc có thể được thiết kế để sử dụng cho các nhân hoặc nhóm làm việc, doanh nghiệp lớn. Phần mềm thiết kế cho số lượng nhóm quy mô lớn thì sẽ có phần phức tạp hơn so với dành cho cá nhân do bổ sung các tính năng phân quyền tương ứng với quan hệ cấp trên/ cấp dưới trong cơ cấu tổ chức doanh nghiệp.
Mời bạn xem thêm:
Xu hướng việc sử dụng phần mềm giao việc
Ngày nay, sử dụng phần mềm quản lý công việc để điều phối công việc đã và đang trở thành xu hướng chung của hầu hết mọi doanh nghiệp đang dần chuyển dổi số. Công nghệ hoá trong hoạt động giao – nhận việc và quản lý tiến độ công việc giúp hỗ trợ tăng cường năng suất của công ty, đây cũng là cơ sở để suy xét, đánh giá nhân viên đúng với năng lực làm việc thực tế. Do vậy, mà phần mềm giao việc chính là giải pháp hoàn hảo giúp doanh nghiệp giải quyết mọi khó khăn như :
Thực trạng giao việc với hàng tá công cụ, nhiều kênh rời rạc khiến người quản lý khó kiểm soát khi không nắm bắt rõ khả năng làm việc của nhân viên hay dễ xảy ra tình trạng bỏ sót việc cần làm ,giao việc sai người hoặc phân bố công việc không đồng đều cho mỗi nhân viên.
Đặc biệt là khi quy mô công ty ngày càng phát triển mạnh với nhiều nhân viên, phòng ban và dự án. Hay mặt khác, nhân viên không chủ động trong công việc, không biết công việc được giao do không thường xuyên check messenger, emai,…thường xuyên. Tệ hơn là công việc bị đình trệ, không kịp tiến độ và dễ lâm vào cảnh trễ hạn deadline.
Sử dụng phần mềm giao việc không những giúp giao việc cho nhân viên hợp lý mà còn giúp quản lý thời gian kịp thời, đánh giá hiệu quả sử dụng phần mềm quản lý công việc chính xác.
Vai trò của phần mềm giao việc
Đối với người quản lý
Nhận – phân chia – giao nhiệm vụ
Theo thường lệ thì người quản lý dự án cũng sẽ là người nhận “chiếu chỉ” trực tiếp từ cấp trên. Nên khi có dự án mới thì người quản lý phải quan sát, lắng nghe và tiếp nhận thông tin thông qua phần mềm và phổ biến lại cho các nhân viên phòng ban cấp dưới. Khối lượng công việc khi mới tiếp nhận ban đầu sẽ rất nhiều, thế nên phải phân chia thành các nhiệm vụ nhỏ hơn cho từng người/ nhóm bộ phận để dễ thực hiện và mới có thể giao việc được cho nhân viên.
Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc
Tiến độ công việc chính là điều mà người quản lý phải chịu trách nhiệm nên phải thường xuyên theo dõi và cập nhật để kịp thời thúc đẩy tốc độ làm việc của nhân viên. Và với một phần mềm giao việc chuyên nghiệp và chất lượng thì việc giám sát đã trở nên dễ dàng hơn rất nhiều. Phần mềm sẽ có tính năng kiểm tra, tính toán khối lượng công việc đã hoàn thành xong của từng nhân viên rồi đưa ra kết quả kiểm định dưới dạng nhất định ( thường biểu hiện bằng dạng phần trăm ).
Các tính năng khác
Trong vai trò người quản lý, bạn được quyền phê duyệt kết quả công việc của nhân viên cấp dưới mình, huỷ bỏ nhiệm vụ được giao hay giao lại nhiệm vụ đó cho một nhân viên khác phù hợp hơn, kiểm tra xem nhân viên có hoàn thành công việc đúng thời hạn được giao hay không.
Đối với nhân viên
Khi nhận công việc được bàn giao từ cấp trên, nhân viên cũng có thể được phép lập danh sách và phân chia công việc của mình thành những nhiệm vụ nhỏ hơn, và sắp xếp chúng theo đúng thứ tự ưu tiên cần thực hiện. Bên cạnh đó, bản thân người nhân viên cũng cần tự theo dõi, giám sát xem mình đã hoàn thành xong bao nhiêu phần trăm công việc rồi. Phần mềm này cũng cho phép bạn quản lý các công việc mà bạn đã làm.
Bạn có thể nộp kết quả công việc trướ thời hạn hoặc khi phần mềm báo đã đến thời hạn phải nộp. Kết quả công việc cụ thể sẽ được chuyển đến người quản lý cấp trên để chờ phê duyệt thông qua. Nếu có điểm nào cần chỉnh sửa, cấp trên sẽ sử dụng công cụ highlight để làm nổi bật chỉ ra chỗ bạn cần khắc phục.
Top 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp
Muốn hoàn thiện một quá trình giao việc đầy đủ không chỉ đơn thuần là bạn đưa danh sách xuống và nhân viên tick vào ô vuông checklist báo hoàn thành là xong. Mà mỗi đầu việc được giao sẽ đi kèm với những yêu cầu cụ thể, rõ ràng về chất lượng và đánh giá công việc. Có như vậy, mới đảm bảo mục tiêu theo định hướng ban đầu và thiết lập công việc vào đúng quỹ đạo. Theo đó, bạn sẽ cần nhờ vào 4 tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp.
1.Tính năng phân chia công việc cho nhiều người theo từng dự án độc lập
Hãy lựa chọn một phần mềm giao việc cho phép hiển thị công việc của các thành viên theo từng dự án độc lập. Nó sẽ biểu hiện rõ khả năng quản trị ngoài thực tế của bạn hơn là việc theo dõi xem công việc hằng ngày của nhân viên là gì. Dung lượng phần mềm của bạn càng lớn sẽ là lựa chọn tốt hơn để có thể lưu lại lịch sử các dự án trong thời gian dài.
Đó cũng phải cần là một phần mềm linh hoạt và thông minh trong việc chỉ định người thực hiện đầu việc. Nghĩa là, bạn cần tạo một danh sách dài bao gồm các đầu việc rồi mới chuyển giao cho các cá nhân khác nhau, hoặc sẽ giao phân chia lần lượt từng việc một. Sau đó, khi đã chắc chắn toàn bộ công việc đã được giao “đúng người đúng việc”, hãy ưu tiên chọ phần mềm có giao diện hiển thị công việc theo các cá nhân. Kế hoạch dự án của bạn cũng dựa vào đó mà dễ điều chỉnh và thay đổi sao cho phù hợp hơn.
2.Có thể đánh dấu ưu tiên thứ tự đầu việc và gắn deadline vào
Điều mà ai cũng quan tâm đó chính là deadline khi lập ra kế hoạch công việc. Và chắc chắn rằng, việc xác định deadline rõ ràng, cụ thể sẽ giúp ích hơn rất nhiều trong quá trình giao việc và theo dõi tiến độ để đạt thời gian hoàn thành chính xác nhất
Đối với leader, việc giao deadline giới hạn thời gian cho nhân viên giúp bạn triển khai kế hoạch chi tiết hơn, bám sát thời gian thực và dễ dàng theo dõi. Nó sẽ giúp bạn có tầm nhìn tổng quan về cả đội nhóm, toàn thể dự án chứ không phải chỉ trên một vài cá nhân riêng lẻ. Đó là tiền đề để phân bố nguồn lực và sắp xếp thời gian hợp lý cho dự án.
Và về phần các thành viên trong team, xem mỗi deadline chính là lời nhắc nhở nhiệm vụ cần làm một cách nghiêm túc. Họ sẽ tự giác có trách nhiệm hơn trong công việc, biết được mình cần bố trí thời gian và tập trung cao độ như thế nào là phù hợp để không bị sếp nhắc nhở.
Hãy chọn một phần mềm giao việc được tích hợp với Google Calendar hoặc bất kì lịch biểu thời gian thực nào. Với mỗi công việc từ khi bắt đầu, hãy gắn thêm deadline và thời gian bắt đầu vào nếu có thể. Công việc sẽ cực kỳ hiệu quả hơn nếu phần mềm đó sở hữu tính năng đánh dấu khẩn cấp ( được thực hiện bởi người quản lý hoặc nhân viên) để cả team có thể họp bàn để có lộ trình giải quyết công việc hợp lý.
3.Báo cáo kết quả làm việc
Một phần mềm giao việc chuyên dụng sẽ có cài đặt hệ thống kiểm tra kết quả sau khi nhân viên đánh dấu báo cáo hoàn thành công việc. Việc báo cáo không chỉ dừng lại ở việc thao tác tick vào mà phải có đính kèm dữ liệu, bằng chứng cụ thể để người quản lý hoặc người có chuyên môn thẩm quyền đánh giá. Cũng có thể sau này bạn cần dùng, xem lại hoặc chia sẻ nó sang người khác.
Có rất nhiều cách để phần mềm bạn kiểm tra hiệu quả công việc của nhân viên như gom file kết quả các đầu việc vào trong một thư mục, chức năng auto tính số phần trăm công việc đã hoàn thành, xây dựng biểu đồ,…Đừng bỏ quên những tính năng này khi xem xét lựa chọn phần mềm giao việc.
4.Giao diện cho phép hiển thị danh sách công việc
Chắc hản bạn đã khá quen thuộc với Gantt chart – một dạng sơ đồ thể hiện trực quan nhất mật độ công việc được chia theo ngày, bảng Kanban– nơi tổng hợp các công việc đã và chưa thực hiện xong, hay ngoài ra còn có to – do – list , danh sách tập hợp các đầu việc thông thường,…Tuỳ vào nhu cầu và mục đích theo dõi mà mỗi loại giao diện sẽ đem lại mức độ hiệu quả đặc thù khác nhau.
Phần mềm giao việc khi được tích hợp càng nhiều giao diện đa dạng thì càng giúp bạn theo dõi linh hoạt hơn trong việc quản lý công việc của nhân viên. Hãy chọn một phần mềm có thể tự động đồng bộ dữ liệu hoá và sở hữu nhiều giao diện đa dạng khác nhau.
Một vài phần mềm giao việc phổ biến hiện nay
Ứng dụng giao việc Task Manager 20|20
Là phần mềm giao việc được cho ra đời và phát triển bởi Orbisoft.com, Task Manager 20|20 cho phép bạn giao việc “thoải mái” mà không bị giới hạn. Task Manager 20|20 hỗ trợ bạn theo dõi, sắp xếp và xác minh kiểm tra chất lượng công việc hoàn thành.
Ví dụ, bạn có thể giao cho nhân viên các tác vụ nhỏ trong một đầu việc lớn, sau đó phần mềm sẽ tự động báo cáo cập nhật ( cụ thể như đầu việc quá hạn, đầu việc có deadline trong ngày, biểu đồ phân bố thời gian,…) và xuất file Excel hoặc HTML. Hơn nữa phần mềm này còn chứa cả giao diện Gantt chart.
Có lẽ điểm trừ duy nhất của Task Manager 20|20 đó là chỉ tương thích với hệ điều hành Windows. Hiện giá thành của phần mềm này phiên bản bản quyền là $689 ( khoảng 16 triệu VND) cho một máy tính, một có số có thể thấy không hề nhỏ nhưng hoàn toàn lại không có bản free và bạn không chuyển nhượng sang lại cho máy khác.
Phần mềm giao việc IZwork
Izwork là một phần mềm dạng online với công năng phục vụ cho việc giao việc và chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp. Bạn có thể dễ dàng giao việc cho nhân viên chỉ với thao tác đơn giản là nhập địa email của họ. Người nhận sẽ lập tức chỉ nhìn thấy được các việc được giao kèm theo thời gian deadline tương ứng cụ thể thời gian thực.
Phần mềm thể hiện tình trạng công việc ( đã hoàn thnh, chờ xử lý, và thất bại ) luôn được hiển thị rõ ràng để bạn có cái nhìn tổng quan nhất về tiến độ quá trình làm việc. Danh sách công việc của phần mềm được hiển thị dưới dạng bảng với sắp xếp thứ tự theo dự án, trạng thái, deadline và người tạo.
Bây giờ Izwork đã có phiên bản chạy trên ứng dụng Android, và được người dùng đánh giá có nhiều tính năng , và tiện lợi hơn, mặt khác ở phiên bản máy tính thì ngược lại thường xuyên xảy ra lỗi trong quy trình thực hiện giao việc.
Kết luận
Một phần mềm giao việc phù hợp nhất cho doanh nghiệp bạn chính là phần mềm có thể linh hoạt, thấu hiểu với đầy đủ tính năng và đáp ứng mọi nhu cầu của người quản lý từ mảng giao việc, theo dõi tiến trình đến khâu cập nhật nhận kết quả từ nhân viên chuyển lên. Mong rằng với bài viết nhỏ này sẽ cung cấp thêm cho bạn biết những tiêu chí lựa chọn phần mềm giao việc phù hợp với đội nhóm nhất nhé !
