Bí Quyết Tối Ưu Chi Phí Vận Hành Nhà Hàng Hiệu Quả Nhất

Một trong những điều cần đáng quan tâm nhiều nhất khi kinh doanh nhà hàng đó chính cách làm sao để tối ưu chi phí vận hành, sẽ có rất nhiều khoản mà bạn buộc phải chi trả hằng ngày. Nhất là trong giai đoạn khi đại dịch Covid-19 bùng nổ với diễn biến phức tạp, ảnh hưởng trực tiếp đến nền kinh tế toàn cầu, hoạt động kinh doanh chắc chắn sẽ đối mặt với không ít khó khăn. Vậy bí quyết nào để có thể tối ưu chi phí vận hành nhà hàng một cách tối ưu hiệu quả nhất ? Để giải đáp cho vấn đề này, chúng ta hãy cùng tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé !

Chi phí vận hành là gì?

Chí phí vận hành (overhead cost ) hay còn gọi là “chi phí chung”, “chi phí ẩn”, “chi phí gián tiếp”, đó là những khoản chi tiêu hằng ngày liên quan đến việc vận hành và duy trì hoạt động ổn định của nhà hàng. Chi phí này không bao gồm chi phí nhân viên và phí nguyên vật liệu trực tiếp.

Tại sao phải tối ưu chi phí vận hành nhà hàng ?

Đứng trước tình hình kinh doanh hiện nay cộng với việc cuộc sống bị chững lại do dịch bệnh, đồng nghĩa đặt ra nhiều thách thức từ cuộc khủng hoảng kinh tế nên buộc các doanh nghiệp đều phải xem xét lại và cân nhắc tối ưu tất cả các hoạt động của doanh nghiệp. Vì thế việc kinh doanh nhà hàng cũng không ngoại lệ. Một trong những điều cần tối ưu mạnh mẽ nhất trong thời điểm khó khăn này chính là tối ưu chi phí – cắt giảm đi mọi chi phí không cần thiết tồn tại trong doanh nghiệp.

Phương pháp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng hiệu quả

Tối ưu các chi phí cố định

Những khoản chi phí cố định mà buộc bạn phải chi trả mỗi tháng dù cho lượng khách hàng có tăng hay giảm, thì điều này cũng sẽ không làm ảnh hưởng đến hạng mục của chi phí này. Một vài ví dụ liên quan đến loại chi phí này điển hình như : chi phí thuê mặt bằng, chi phí trang trí – thiết kế nội, ngoại thất, chi phí dùng để mua trang thiết bị, chi phí mua phần mềm quản lý nhà hàng , chi phí nguyên vật liệu, chi phi cho chiến dịch marketing nhà hàng,…

Các loại chi phí nên cắt giảm

Trong các cách tối ưu chi phí thì việc cắt giảm chi tiêu cũng được xem như là một giải pháp hợp lý. Khi chi phí vận hành bị đẩy lên cao thì cũng đồng nghĩa lợi nhuận của bạn cũng sẽ bị giảm nhưng nếu bạn có thể tìm rõ được nguyên nhân giúp chi phí tài chính chi tiêu giảm mạnh thì nó sẽ giúp nguồn lợi nhuận của bạn tăng lên đáng kể

Bạn cần phải lập ra một kế hoạch tối ưu nhất định để cắt giảm phí một cách cụ thể và hợp lý nhất. Sau đó gửi thông báo đến toàn thể nhân viên trong nhà hàng, đặc biệt là người quản lý nhà hàng để nhằm sắp xếp công việc đảm bảo được thuận lợi, giảm bớt được những mặt hạn chết, lo lắng, bất an.

Những loại chi phí cần nên cắt giảm mà sẽ không làm ảnh hưởng nhiều đến nhà hàng như : cắt giảm bớt nhân lực, tìm nhà cung ứng nguyên vật liệu có giá thành và chất lượng phù hợp, kiểm soát số lượng văn phòng phẩm hợp lý ( khuyến khích nên sử dụng thanh toán điện tử thay vì phải sử dụng hoá đơn giất rất tốn kém ), hạn chế tối thiểu việc sử dụng điện khi không cần thiết.

Kiểm soát lại hàng tồn kho 

Giải pháp tiếp theo để giúp tối ưu chi phí vận hành nhà hàng đó là phải quản lý lượng hàng tồn kho một cách chi tiết. Bạn hãy theo dõi lượng hàng tiêu thụ mỗi ngày để thay đổi định lương sao cho tiết kiệm phù hợp nhất.

Bạn cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý hàng tồn kho để mang lại hiệu quả tốt nhất. Chúng hoạt động chính xác và nhanh chóng, giúp tiết kiệm được nhiều thời gian hơn so với cách thức thực hiện thủ công.

Theo dõi chi tiết về báo cáo chi phí

Một bí quyết khác mà bạn cần phải làm đó là theo dõi thường xuyên về tổng thể hoạt động kinh doanh nhà hàng một cách bao quát. Tiện dụng nhất là khi thực hiện báo cáo theo thời gian. Thường xuyên theo dõi các con số và thông qua các báo cáo tài chính, bạn có thể kiểm soát chặt chẽ được doanh nghiệp của mình và xác định được các bộ phận nào gây thất thoát doanh thu, đồng thời cũng thiết lập các bảng báo cáo chi tiết về chi phí mua hàng và nguyên vật liệu.

Sử dụng các thiết bị công nghệ

Việc đầu tư vào những thiết bị công nghệ tuy ban đầu có vẻ rất tốn kém nhưng kì thực lại mang đến nhiện hiệu quả vô cùng hữu ích, bạn có thể giúp tối ưu được chi phí về nhân lực, quản lý sát sao các rủi ro có thể xảy đến.

Ngay từ khi nhận được đơn hàng của nhân viên order trên máy tính bảng, máy tính cầm tay hoặc tablet, thì ngay lập tứ, máy in trong nhà bếp sẽ tự động in ra phiếu chết biến. Nhờ vậy mà bạn sẽ tránh được các sai sót và tiết kiệm tối đa thời gian so với cách thức thủ công thông thường.

Tránh thất thoát chi phí

Nếu muốn tối ưu chi phí vận hàng hiệu quả thì tốt nhất bạn cần phải chắc chắn rằng mình đã có một quy trình làm việc cụ thể. Mỗi nhân viên sẽ có những nhiệm vụ và chức năng riêng và sẽ chịu phạt nếu có xảy ra thất thoát đồ vật, tiền bạc hay nguyên liệu trong nhà hàng . Đây sẽ là cách tối ưu nhất để hạn chế tình trạng gian lận hoặc có kẻ lợi dụng thời cơ mà ăn cắp vặt.

Tối ưu chi phí mua nguyên liệu

Bạn sẽ kiểm soát được toàn bộ chi phí trong nhà hàng mình bằng cách kiểm tra và tối ưu dòng tiền. Bạn có thể giãn thời gian trả tiền ra bằng cách như mua nguyên vật liệu và trả theo từng đợt cố định của tháng thay vì phải trả ngay tiền liền cho nhà cung cấp khi vừa nhận hàng. Ngoài ra, việc mua hàng hoá với số lượng lớn cũng sẽ giúp cho chi phí mua hàng rẻ hơn nhiếu so với việc mua lẻ từng đợt.

Tuy nhiên đối với những nhà hàng có quy mô nhỏ thì thường sẽ mua ít hơn nên khó có khả năng để nhận những ưu đãi này. Lúc này, bạn hãy thử nhờ đến sự hỗ trợ từ cộng đồng như tham gia vào các group trên Facebook để tìm kiếm các nhà hàng hay quán ăn, quán coffee trong cùng khu vực để có thể thảo luận với nhau về việc đặt hàng chung để nhận được mức giá ưu đãi.

Kiểm soát lượng thực phẩm 

Thức ăn thừa, lãng phí thức ăn là nguyên nhân chính dẫn đến khoản chi phí cho thực phẩm “leo thang”. Bạn sẽ thường gặp trường hợp khách hàng không ăn hết hoặc chừa lại một phần nhỏ trong thức ăn ( ví dụ như cà chua, dưa leo, rau,… ). Vì thế, lời khuyên tốt nhất là bạn nên tạo cho mình một biểu đồ theo dõi dựa trên các tham số sau :

• Thực phẩm được khách hàng trả lại
• Thực phẩm bị cháy, khét do khâu bếp
• Lượng thức ăn bị đổ trong nhà bếp hoặc sàn nhà

Khi bạn bắt đầu thực hiện việc đo lường dựa theo tham số này, bạn có thể đồng thời đưa ra các giải pháp khắc phục dựa trên kết quả. Chẳng hạn như nếu thực phẩm bị trả lại bởi chính khách hàng, bạn nên lưu ý lại về chất lượng thực phẩm, có thể cải thiện hương vị của món ăn hoặc bắt đầu giảm bớt lượng phần được phục vụ.

Nếu thực phẩm bị khét, cháy thường xuyên do khâu nấu nướng thì bạn cần đào tạo đầu bếp lại tốt hơn hoặc xem xét để cân nhắc mua thiết bị nhà bếp đảm bảo chất lượng tốt hơn. Trường hợp phần ăn thêm bị thừa ( ví dụ đó là giá, rau sống,…), nếu bạn thấy nó bị dư quá nhiều thì bạn nên bỏ nó ra bớt khỏi phần ăn thêm.

Giảm chi phí dành cho nhân sự

Để thuê một nhân viên nhà hàng sẽ phải cần rất nhiều nguồn lựa trước đó, như bắt đầu từ quản lý nhân sự phỏng vấn đến tuyển dụng và đào tạo. Nhưng nếu một nhân viên chỉ trong tuần đầu làm việc đã nhanh chóng rời khỏi nhà hàng của bạn thì tất cả tài nguyên mà bạn đưa vào trước đó sẽ vô cùng lãng phí.

Vì vậy, trong quá trình tuyển dụng nhân viên mới, bạn cần tập trung vào trọng tâm tuyển dụng là chính để đảm bảo chất lượng và tạo các điều kiện thuận lợi để họ thích thú và có tinh thần làm việc, có mong muốn gắn bó lâu dài với bạn hơn. Bạn nên dành thời gian tập trung vào việc tuyển dụng và đánh giá kỹ càng về hồ sơ đầy đủ của ứng viên khi muốn tuyển dụng họ.

Bên cạnh đó, bạn cũng cần tâm lý là cung cấp một cơ chế lương thưởng rõ ràng, có chế độ đãi ngộ tốt, có phần thưởng công nhận cho nhân viên của nhà hàng bạn như giải “ nhân viên xuất sắc của tháng”, “nhân viên xuất sắc của năm “ để thúc đẩy họ có động lực tiếp tục làm việc tại nhà hàng của bạn, Điều này cũng giúp bạn giảm tải được chi phí lao động.

Kết luận 

Trên đây là bài viết được chúng tôi tổng hợp các “bí quyết” giúp bạn tối ưu chi phí vận hành nhà hàng mang lại hiệu quả tốt nhất . Hy vọng rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn thu thập thêm nhiều thông tin hữu ích cũng như có thêm kinh nghiệm cho việc kinh doanh nhà hàng của mình. Chúc các bạn thành công !