Work from home là gì? Xu hướng làm việc từ xa của doanh nghiệp hiện nay

Kể từ khi đại dịch Covid-19 bùng phát và trở nên diễn biến phức tạp, work from home chính là xu hướng làm việc trong thời đại mới được nhiều công ty áp dụng trong quy trình làm việc. Nhớ sở hữu nhiều ưu điểm và lợi ích mà work form home nhận được nhiều đánh giá tích cực và từ sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp. Hiện nay, nó được dự đoán sẽ ngày càng phổ biến rộng rãi và trở thành xu hướng làm việc hiện đại phục vụ nhu cầu của nền kinh tế trong tương lai.

Work From Home là gì?

Để đi sâu vào tìm hiểu khái niệm work from home là gì, chúng ta sẽ phân tích ý nghĩa từ của nó. “ Work from home” được dịch ra hiểu theo nghĩa tiếng Việt là “Làm việc tại nhà” hay cũng có thể hiểu là “Làm việc từ xa”. Đây là một hình thức làm việc mà nhân viên có thể làm tại nhà hoặc bất kì địa điểm điểm nào ngoài khu vực văn phòng, công ty, doanh nghiệp ra thì đều có thể gọi chung là “Work from home” .

Nhìn chung thì hình thức làm việc này không phải là mới mẻ hoàn toàn, mà nó đã xuất hiện từ rất lâu những năm về trước, được áp dụng trong một số công việc, ngành nghề mà doanh nghiệp, công ty không bắt buộc người lao động phải có mặt làm việc trực tiếp tại văn phòng hay những người theo nghề freelancer. Tuỳ theo mỗi doanh nghiệp sẽ áp dụng hình thức cho toàn bộ công ty hoặc một số vị trí trong trường hợp đặc biệt.

Tuy nhiên, thuật ngữ work from home (WFH) này chỉ thực sự được mọi người chú ý và trở thành xu hướng được khuyến khích áp dụng chung trên toàn thế giới khi đại dịch Covid-19 vào năm 2020 bùng phát trên toàn cầu với tốc độ lây lan nhanh chóng. Điều này khiến cho các doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc tuân thủ theo điều lệnh hạn chế giao tiếp, tiếp xúc trực tiếp, và phải cho nhân viên của mình nghỉ việc hoặc theo hình thức làm việc tại nhà. Đến khoảng giữa năm 2020, hầu hết các doanh nghiệp trên thế giới đều áp dụng chính sách này cho nhân viên làm việc tại nhà.

Lý do Work From Home trở thành xu hướng làm việc của tương lai

Tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu xem lý do gì mà khiến work from home ngày càng được các doanh nghiệp ưa chuộng và có khả năng trở thành xu hướng là việc trong tương lai.

Nhìn về quá khứ, ngày trước làm việc từ xa không được các nhà quản lý khuyến khích áp dụng trong công tác làm việc bởi nó có thể là nguyên nhân khiến nhân viên mất tập trung, sao nhãng trong công việc và hậu quả dẫn đến chậm trễ tiến độ hoặc làm việc không hiệu quả. Hơn nữa nó cũng khiến cho các nhà quản lý khó có thể giám sát và theo dõi quy trình làm việc nhân viên của mình,cũng như không thể có được các báo cáo trực tiếp được.

Nguyên nhân chính khiến làm việc từ xa không thể đạt được hiệu quả tối ưu chính là do sự hạn chế về công nghệ. Tuy nhiên, trong thời đại công nghệ phát triển và đặc biệt với tình hình dịch bệnh từ năm 2020, work from home lại được xem như là một xu thế làm việc mới mà các doanh nghiệp cần phải tuân thủ. Nhờ vậy mà làm việc tại nhà mới có thể phát huy được những mặt ưu điểm và lợi thế của mình. Các công nghệ và phần mềm hiện đại giúp hỗ trợ cho nhà quản lý vẫn có thể giám sát và điều hành nhân sự của mình từ xa thông qua các thiết bị điện tử có kết nối với hệ thống internet.

Những thống kê khi work from home

• Nhân viên khi làm việc tại nhà ( hay nói cách khác là từ xa) có thêm thời gian làm việc gấp 1.4 lần so với thời gian chỉ làm việc tại văn phòng. Nếu tính theo trung bình một năm, work from home giúp tăng năng suất làm việc là 17 ngày.
• Nhân viên sẽ có thời gian để nghỉ giải lao dài hơn nhân viên hành chính tại văn phòng trung bình khoảng 22 phút. Tuy nhiên họ lại có thể làm thêm giờ từ 10 phút hằng ngày trở lên. Điều này cũng giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái và tốt hơn.
• Thời gian hao phí trung bình của nhân viên làm việc tại văn phòng từ khoảng 37 phút/ ngày nhưng của những nhân viên khi làm việc từ xa lại có mức độ tập trung cao hơn , nên chỉ còn khoảng 27 phút/ ngày.
• 15% nhân viên cho rằng cấp trên khiến họ bị áp lực và mất tập trung trong quá trình làm việc. Nhưng đối với nhân viên tại văn phòng con số này lại cao hơn là khoảng 22%. Từ đó có thể thấy nhân viên sẽ thích làm việc theo hình thức work from home hơn.

Các nhân viên làm việc từ xa thông qua internet cho biết họ đôi khi sẽ gặp các vấn đề khó khăn trong việc xử lý công việc và cố gắng cân bằng giữa công việc và đời sống, sinh hoạt cá nhân. Nhìn chung phần đông họ đều cảm thấy hài lòng vì mô hình này mang đến cho họ nhiều lợi ích thiết thực.

Lợi ích của mô hình làm việc work from home là gì?

Việc triển khai theo mô hình work from home sẽ mang đến cho nhân viên cũng như doanh nghiệp nhiều mặt lợi ích có giá trị cao. Có thể kể đến một số ưu điểm rõ ràng nhất như :

Tiết kiệm chi phí

Đối với các doanh nghiệp thì điều lợi ích đầu tiên nhận thấy dễ dàng nhất của việc work from home chính là có thể tiết kiệm chi phí tối đa. Với hình thực làm việc tại nhà, các doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được không gian, trang thiết bị ,điện, nước, phụ cấp và các các chi phí mà doanh nghiệp phải trả khi nhân viên đến công ty làm việc. Trong báo cáo vào năm 2019 của hãng Dell, một doanh nghiệp có thương hiệu nổi tiếng, công ty này đã tiết kiệm được khoảng 12 triệu đô nhờ vào việc áp dụng hình thức làm việc từ xa một cách hiệu quả.

Còn đối với nhân viên, khi làm việc tại nhà có thể tiết kiệm được tối đa phí cá nhân so với việc hằng ngày phải đến văn phòng. Cụ thể như không đến văn phòng làm việc đồng nghĩa với việc tiết kiệm được chi phí xăng, xe di chuyển, đi lại, không cần tốn phí cho các khoản khác như : Tiền cơm trưa, tiền vé gửi xe, vé tàu,chi phí mua trang phục…Ngoài ra, đối với các nhân viê nữ còn có thể tiết kiệm được các khoản tiền cho sản phẩm makeup.

Cải thiện năng suất làm việc và giảm áp lực trong công việc

Những nghiên cứu dưới đây chỉ ra những lý do khiến work from home giúp tối ưu thời gian làm việc hiệu quả và tăng năng suất làm việc của nhân viên, điển hình như :

• Nhân viên làm việc tại nhà sẽ ít gặp áp lực hơn là khi làm việc tại văn phòng. Đầu tiên là họ không cần phải di chuyển một quãng đường dài, ít gặp sự gây áp lực từ cấp trên hay từ các đồng nghiệp. Từ đó mà khiến tâm trạng và củng cố tinh thần họ thoải mái hơn để hoàn thành công việc một cách chính xác, đúng tiến độ
• Work from home cho phép nhân viên được ăn mặc thoải mái và không cần makeup, ít có sự hao tốn về trang phục hay các sản phẩm trang điểm. Điều này đồng thời loại bỏ được những mệt mỏi về thể trạng và tiết kiệm thời gian lựa chọn để giúp nhân viên có nhiều thời gian hơn để tập trung vào công việc chính.
• Nhân viên sẽ không bị làm phiền bởi những âm thanh hay tiếng ồn xung quanh, đồng nghiệp , cấp trên hay tiếng chuông điện thoại,…Vì họ có thể tự sắp xếp không gian tốt nhất cho mình để tập trung làm việc. Điều này khiến họ có thêm tinh thần tốt, trí não tập trung cao độ và khả năng tư duy nhạy bén được phát huy tối đa để xử lý công việc.

Xem thêm: Hướng dẫn giao việc cho nhân viên khoa học hiệu quả

Đa dạng hóa nguồn nhân lực cho công ty

Work from home có thể mang đến nguồn nhân lực đa dạng và tài năng cho doanh nghiệp. Vì trên thực tế, có rất nhiền nhân viên tài năng và chuyên môn cao nhưng họ không thể đến văn phòng làm việc trực tiếp được với nhiều lý do khác nhau. Với hình thức làm việc như thế, doanh nghiệp có thể chọn lựa được nhân lực từ mọi nguồn khác nhau, giảm những mặt hạn chế nhất định và với phạm vi địa lý đa dạng được mở rộng hơn.

Bảo vệ an toàn cho nhân viên

Một điểm cộng của hình thức này nữa đó chính là có thể đảm bảo an toàn cho các nhân viên của doanh nghiệp. Bằng việc cho nhân viên làm việc tại nhà, doanh nghiệp có thể làm giảm những mối nguy có có thể làm hại đến nhân viên của mình xuống mức thấp nhất. Nhất là khi đứng trước diễn biến tình hình dịch bệnh phức tạp như hiện nay, việc ứng dụng hình thức work from home còn tuân thủ nghiêm chỉnh theo quy định của nhà nước, giúp bảo vệ cộng đồng nói chung và bảo vệ nhân viên của công ty mình nói riêng, duy trì hoạt động ổn định mà không bị gián đoạn do thời gian bị buộc cách ly, chung tay hưởng ứng tinh thần chống dịch trên toàn thế giới.

Ứng dụng phần mềm ERP để nâng cao hiệu quả của mô hình WFH

Xây dựng một môi trường làm việc trực tuyến trên hệ thống quản lý doanh nghiệp là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp chuyển đổi số hiệu quả, cải thiện tiến độ làm việc và tiến tới mô hình làm việc trực tuyến từ xa trên nền tảng số.

Chấm công bằng công nghệ hiện đại

Phần mềm quản trị doanh nghiệp của Công ty Mona Media cho phép khởi tạo một cách linh hoạt và không bị hạn chế về địa điểm chấm công. Ngoài vị trí là văn phòng, bạn có thể thiếp lập thêm nhiều vị trí, địa điểm khác nhau để triển khai theo hình thức làm việc từ xa.

Điểm đặc biệt nổi bật của phần mềm là dữ liệu sẽ được cập nhật theo thời gian realtime một cách công khai. Điều này không chỉ giúp cho bộ phận quản trị nhân sự có thể chủ động quản lý ngày công / ngày phép của mình mà bộ phận quản lý làm việc từ xa hay đang ở bất cứ đâu cũng có thể nắm bắt tình hình làm việc của đội ngũ mình dễ dàng hơn, như có thể biết được ai chưa chấm công hay ai chấm công muộn,…

Giúp giảm tải tối đa tổng hợp dữ liệu công của bộ phận hành chính hàng tháng so với cách thức sử dụng video call mà nhiều doanh nghiệp đang áp dụng hiện nay. Cách thức video call đó không chỉ mất thời gian khi mà mỗi trưởng phòng được giao nhiệm vụ call video điểm danh từng nhân sự phòng ban mình và sau đó phải tổng hợp lại gửi bộ phận hành chính, mà còn dễ xảy ra tình trạng gian lận, thiếu tính chính xác do trưởng phòng khai báo sai thông tin, bao che và sửa công cho những nhân sự thân thiết, dẫn đến nhiều nhân viên không đồng tình, gây bất hoà nội bộ.

Xem thêm: Cách quản lý nhân viên hiệu quả từ chuyên gia nhân sự

Tương thích trên mọi nền tảng thiết bị

Với ưu điểm của phần mềm là truy cập trình duyệt ( browser) chứ không phải loại được cài đặt cố định trên một máy tính nào. Nên chính vì vậy bạn có thể truy cập vào hệ thống và làm việc với bất cứ thiết bị nào mà không bị gián đoạn.

Sự tối ưu của phần mềm chính là có khả năng tương thích với bất kì thiết bị nào từ smartphone, laptop, máy tính bàn, máy tính bảng,…Với tính năng Resposive được tích hợp vào phần mềm, bạn có thể truy cập đăng nhập ngay vào để làm việc dễ dàng mà không có bất kì vấn đề khó khắn nào.

Phê duyệt đơn từ, đề xuất trực tuyến ngay trên phần mềm

Các đơn từ, đề xuất,.. Có tính chất liên quan đến công việc thay vì phải gửi email, dùng qua lại đến nhiều bước thì bây giờ nhân viên có thể khởi tạo và chờ sự phê duyệt thực hiện ngay trên hệ thống phần mềm. Không chỉ giải quyết triệt để những vấn đề thiếu sót, tiếp nhận và xử lý đơn chậm. Phần mềm quản lý doanh nghiệp của Mona Media sẽ lưu trữ và tập trung dữ liệu giúp việc tìm kiếm thông tin trở nên nhanh chóng hơn khi cần thiết.

Quản lý tập trung kế hoạch công việc theo cá nhân, phòng ban

Nhờ có công cụ quản lý dự án mà việc quản lý và thiết lập các công việc cụ thể của từng cá nhân, phòng ban bao gồm các bước đầu mục công việc chi tiết, ngày bắt đầu, ngày kết thúc,… Sẽ trở nên dễ dàng hơn . Mặc dù là Work from home, người quản lý vẫn có thể nắm bắt nhanh chóng toàn bộ bản kế hoạch, thời gian công việc một cách tổng quan của từng phòng ban, bộ phận khác nhau mà không cần phải thông qua bất kì trung gian nào.

Kiểm soát tiến độ, chất lượng công việc chặt chẽ

Phần mềm ERP của Mona Media cũng sẽ cung cấp đa dạng dashboard để báo cáo tiến độ quy trình tổng quan giúp nhà quản lý có thể thể kiểm soát, theo dõi chặt chẽ từng hạng mục công việc khi work from home, chẳng hạn như : Công việc nào đã hoàn thành, công việc nào đã quá hạn, deadline của từng công việc, kế hoạch công việc nào chưa triển khai,..

Đối với nhân viên sẽ nắm bắt được chính xác khối lượng công việc hoàn thành ở từng hạng mực, cũng tương tự như vậy với dự án của các phòng ban khác nhau. Phần mềm hỗ trợ nhanh chóng để ra phương án xử lý kịp thời với tình trạng tắc nghẽn trong quá trình làm việc.  Đảm bảo hiệu suất, chất lượng và tiến độ công việc được diễn ra suôn sẻ, thành công ngay cả khi làm việc từ xa.

Kết luận

Thông qua bài viết này, chắc hẳn bạn đã hiểu rõ về khái niệm Work From Home là gì? và sự nâng cao của nó để trở thành xu hướng làm việc từ xa của các doanh nghiệp trong nền kinh tế hiện đại. Với nhiều ưu điểm thuận lợi, tính tại thời điệm hiện tại và trong tương lai WFH sẽ được nhiều doanh nghiệp trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng sẽ áp dụng rộng rãi .